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Maître Dieterling s’est équipée d’un scanner pour numériser les documents papier qu’elle utilise au quotidien. Cela lui permet, d’une part, de les archiver sous format numérique et, d’autre part, d’optimiser le traitement des données qu’ils contiennent.
D’où une sécurité accrue et un gain de temps significatif.
Des documents facilement accessibles...
Jusque là uniquement conservés au format papier, les documents reçus par le cabinet - courriers, conclusions, arrêts - sont désormais également archivés sur le serveur informatique.
« La double sauvegarde me semble un élément essentiel » précise Claire Dieterling. « Un document papier peut vite être égaré, il sera retrouvé en quelques secondes sur le serveur. »
Cette sauvegarde électronique a un autre avantage : un accès bien plus rapide aux informations. « Lorsqu’un confrère appelle à propos d’un dossier, il est rare que le document papier soit à proximité. Le fait de pouvoir accéder à l’ensemble des documents en quelques clics, pendant la communication téléphonique, facilite les échanges instantanés et fait gagner un temps précieux. »
Un gain de temps dans la saisie des informations.
Le scanner Plustek intègre un logiciel de reconnaissance de caractères : cela permet de récupérer directement les données dans un traitement de texte, et d’éviter ainsi de les retaper.
« L’avantage le plus notable réside dans la reconnaissance quasi parfaite des caractères et la retranscription de documents papier sous format Word » précise l’avocate. « La performance de cette fonction est incroyable : même une photocopie mal faite, pas droite, sera « lue » et le texte reconnu et retranscrit par le scanner. Ainsi, le moindre article paru dans une revue papier ou issu d’un livre est scanné en quelques secondes et se retrouve sous format word, avec une mise en page identique à celle du document scanné, jusqu’aux en-têtes et notes de bas de page ! Il est ainsi prêt à être utilisé. »
« Nous recevons souvent les conclusions des confrères adverses en format PDF, ce qui oblige à recopier des passages pour les citer dans nos écritures. Avec le scanner, je les transforme automatiquement en fichier texte, et je peux les utiliser sans avoir à tout retaper. »
Autre exemple de l’utilité de la reconnaissance de caractères : « Nous utilisons fréquemment les jurisprudences figurant sous les articles des différents codes : les recopier est un travail très fastidieux ! Avec le scanner, nous pouvons les récupérer en quelques minutes et les utiliser très facilement. »
De plus, les tableaux de chiffres ou de données, reconnus par le scanner, peuvent être directement intégrés dans un tableur.
« La capacité à transcrire des tableaux dans Excel en conservant la mise en page permet un traitement des données extrêmement efficace » précise l’avocate. « Même si parfois, lorsque j’ai scanné des factures, le scanner a eu du mal à reconnaître certains dessins et a improvisé quelque peu ! »
Le scanner PS286 Plus est doté d’une touche personnalisable permettant d’automatiser le traitement du document. En plus du choix du format souhaité - PDF, Word ou Excel par exemple -, il est possible d’envoyer directement le document sur une adresse mail, sur un serveur interne ou vers une imprimante. « Le gain de temps grâce aux e-mails, fax et aux possibilités de modifications dans les documents Word est inestimable. Ce scanner me fait gagner plusieurs heures par semaine. Et l’ensemble de l’équipe en bénéficie : depuis que j’ai ce produit, mes collègues viennent sans arrêt scanner leurs propres documents ! Les assistantes gagnent un temps fou lorsque les clients ou même certains avocats envoient des documents pdf dans lesquels il nous faut insérer des modifications ou des commentaires et qu’il fallait, avant, intégralement recopier. »
La numérisation, élément essentiel de la dématérialisation...
La transformation des documents papier en fichiers numériques est un outil essentiel à la bonne gestion d’un cabinet. « La numérisation et l’archivage électronique ne sont plus un simple Plus aujourd’hui, ils sont indispensables », ajoute Claire Dieterling. « D’une manière générale, il me semble essentiel aujourd’hui de numériser la quasi-totalité des documents qui parviennent au cabinet. »
Les caractéristiques principales du PS286 Plus testé :
Le PS 286 Plus offre une vitesse de numérisation de 50 images par minute en mode recto/verso (25 pages/minute). Ce scanner reconnaît et numérise automatiquement tous types de documents : la carte de visite comme la feuille A4, une carte de crédit… Une simple manipulation lui permet de numériser les documents A3.
Son chargeur automatique de documents (ADF) permet de numériser jusqu’à 50 pages en une seule fois.
Selon ses besoins, l’utilisateur peut choisir le format d’enregistrement du document : Word, Excel, JPG ou PDF indexable ultra-léger. Il devient alors facile d’archiver et de retrouver rapidement ses documents, de les traiter et de les transmettre.
La suite logicielle complète fournie avec le scanner permet de travailler sur les documents sans logiciel supplémentaire.
Sa petite taille (263 x 127.5 x 148 mm) – il prend l’équivalent d’une feuille A4 sur le bureau- lui permet de s’intégrer partout sans encombrer l’espace.
Plus d’infos sur http://www.village-justice.com/arti... .
Prix public conseillé : 459 euros TTC
Disponibilité : Immédiate
Distribué par : www.plustek-store.com, monvendeur.com, www.pixmania.com .
