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Management :

Mettez un agenda électronique dans votre veille juridique, par Didier Frochot , Défidoc.

Parmi les outils bureautiques qui facilitent la vie d’un praticien du droit - spécialement lorsqu’il y a des échéances à respecter - figure l’agenda électronique. Cet assistant peut rappeler les rendez-vous, mais aussi les tâches que l’utilisateur aura inscrites. C’est à ce gestionnaire de tâches que nous consacrons les lignes qui suivent.

I. UN AIDE-MEMOIRE INFATIGABLE

Souvent sous-utilisé, le gestionnaire de tâches - le plus souvent inclus dans les agendas électroniques, mais il existe des outils autonomes pour qui ne possèderait pas d’agenda - peut se révéler un précieux assistant de veille juridique. Le mot sacré de veille ne nécessite pas forcément de se doter d’un arsenal d’outils complexes et coûteux.

Quelques méthodes simples et astucieuses peuvent déjà rendre de grands services, même si nous ne nions pas l’apport d’outils spécifiques.

Rappelons qu’un gestionnaire de tâches permet d’inscrire des tâches à accomplir à des échéances définies. Il se chargera de relancer l’utilisateur aux dates prévues. Les gestionnaires de tâches les plus connus sont celui de Microsoft Outlook (ne pas confondre avec le logiciel de messagerie Outlook Express, associé à Internet Explorer) et celui intégré dans l’agenda de Lotus Notes.

Le gestionnaire peut donc s’intégrer dans un dispositif de veille juridique. Cela suppose déjà d’avoir bien défini les sujets à surveiller et d’avoir repéré les sites ou les recherches à réaliser sur Internet. Il faut aussi définir une périodicité pour suivre le sujet. Ensuite, il n’y a qu’à coupler les bons sites ou requêtes à une périodicité en exploitant les tâches répétitives du gestionnaire.

II. LA METHODE

La mise en place d’une tâche se concrétise par l’ouverture d’un formulaire à renseigner. Il lui faut au minimum un intitulé et une date d’échéance. La tâche se rappellera au bon souvenir de l’utilisateur sous forme d’une alerte sonore et visuelle à la date prévue. À partir de là, il convient habituellement d’exécuter cette tâche « à la main ». Mais il est possible d’automatiser ce dispositif de veille juridique consistant à rechercher des informations sur Internet sur le sujet.

Plusieurs tactiques sont possibles pour automatiser la recherche.

A. SUIVRE LES BONNES ADRESSES SUR INTERNET

Il faut avoir repéré sur Internet le ou les bons sites, ceux sur lesquels les informations qu’on souhaite surveiller sont régulièrement mises à jour. Ce sera par exemple le dossier législatif d’un projet de loi sur le site de l’Assemblée nationale, puis sur celui du Sénat, en fonction de la navette parlementaire. Il suffit dans ce cas d’avoir repéré la bonne page et d’en copier l’adresse Internet dans le formulaire de tâche, dans la zone de commentaires qui accepte tout type de donnée, y compris des liens hypertexte. Ce ou ces sites étant ainsi dûment enregistrés dans le formulaire de tâches, dès que celle-ci se relance, il suffit d’ouvrir ce formulaire et de cliquer sur le lien collecté pour qu’automatiquement le navigateur se lance et affiche la page en question. Gain de temps assuré...

B. MARIER UNE TACHE ET UN PROFIL DE RECHERCHE

Mais ce suivi « fermé » de quelques sites peut ne pas suffire pour cerner un sujet, surtout lorsqu’il génère des débats publics ou qu’on cherche aussi des commentaires. Il convient alors d’ajouter une autre astuce de navigation.

Une recherche sur un moteur quel qu’il soit (moteur public ou moteur interne à un site), génère une ligne de langage de requête abscons dans le fenêtre d’adresse du navigateur : la requête. Une ruse consiste à poser un favori sur cette adresse. Elle peut alors se réexécuter indéfiniment : toutes les fois où le favori est appelé, la recherche est lancée à nouveau et le moteur renvoie des résultats mis à jour. Ceci correspond à ce qu’on nommait profil de recherche sur les serveurs de bases de données professionnelles.

Plutôt que de poser un favori, il suffit de copier cette ligne d’adresse portant le profil de recherche dans le formulaire de tâche. À l’échéance, l’utilisateur ouvre le formulaire de tâche et lance automatiquement sa recherche.

C. SUIVRE L’ACTUALITE GRACE AUX TACHES

Les outils de recherche sur l’actualité tels que Google Actualités obéissent au même système : une recherche par sujet génère une ligne de requête dans la fenêtre d’adresse. Il suffit donc de réaliser la même opération que précédemment pour enrichir son dispositif de veille d’une recherche dans l’actualité.

Pour un même sujet de recherche, il est bien sûr possible de consigner dans la même tâche plusieurs adresses de sites et profils de recherche. Le suivi s’en trouve simplifié.

D. RENDRE LES TACHES REPETITIVES

Un bon gestionnaire permet de préciser la périodicité d’une tâche : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, le x de chaque mois, le 1er jeudi du mois, tous les vendredi... Lorsque la tâche de suivi de veille devient répétitive, selon le rythme choisi, c’est elle qui relance régulièrement l’utilisateur qui n’aura que le mal d’ouvrir le formulaire et de cliquer sur le ou les liens qu’il y a déposés. Une fois son exploration des sites et ses recherches faites, il déclare la tâche terminée et celle-ci se reprogramme automatiquement à l’échéance suivante. Il devient donc impossible d’oublier sa veille...

© Didier Frochot - mars 2006 - www.defidoc.com