Numérisation : Un atout certain

Par Jordan Belgrave, pour le magazine Réseaux du Droit, Octobre 2009.

Ne pas perdre de temps dans leur activité quotidienne est un impératif catégorique pour les professions juridiques. Une mauvaise gestion du temps, c’est risquer de surfacturer ses clients ou de ne pas parvenir à gérer autant de dossiers qu’on en serait capable. Or, alors que l’on pouvait attendre de l’ère numérique une réduction de la production de documents papier, c’est l’inverse qui se produit ; le traitement des dossiers et les échanges d’informations induisent toujours plus d’impressions et d’accumulation de papier.

Faisons le point sur les éléments principaux de cette question pour vous aider dans votre décision.

La conservation des documents originaux a un avantage, elle représente une garantie d’authenticité et de validité juridique, mais elle présente plusieurs limites : elle occupe de l’espace (ce qui augmente le loyer des m2 supplémentaires) et représente une perte de temps pour les collaborateurs et leurs assistant(e)s (en raison de la durée de recherche d’un document voulu).

Pourtant, depuis 2000, la loi permet aux professions juridiques d’envisager leurs tâches quotidiennes sous un nouvel angle puisque le document dématérialisé est officiellement reconnu comme pouvant avoir la même valeur qu’un document papier. L’article L1316-1 du Code civil stipule en effet que « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ». Le législateur a également facilité l’authentification des documents en autorisant l’apposition d’une signature électronique. La question pour les professions juridiques est donc celle-ci : comment optimiser l’usage de l’espace de travail et l’efficacité tout en garantissant aux documents leur pérennité, leur valeur juridique et leur confidentialité ?

La numérisation des documents représente la réponse la plus adaptée à cette problématique. Au cours des deux dernières années, l’offre en scanners s’est considérablement améliorée, tant du point de vue des capacités techniques que du prix. Le scanner cesse d’être un investissement immobilier et devient une dépense. On peut alors profiter des avantages d’un outil de travail qui, comme le dit Marc Wolff de Fujitsu France, « permet, même en entrée de gamme, de fabriquer un pdf texte fidèle en quelques secondes d’une simple pression ». Il faut toutefois bien comprendre quelles sont les étapes du processus de numérisation et comment il convient de procéder pour l’étape qui nous intéresse ici.

QU’EST-CE QUE LA SCANNERISATION ?

La numérisation est la porte d’entrée pour l’archivage numérique. C’est d’elle que dépendent la réussite et l’efficacité de l’ensemble du processus. Techniquement, la scannerisation consiste à transformer des données analogiques (des éléments typographiques ou photographiques) en données numériques (exprimées en langage binaire où 0 et 1 représentent du blanc et du noir). Un scanner peut donc aussi bien transférer en données immatérielles du texte, des images, mais également des tableaux.

Mais une numérisation produit un fichier graphique qui, pour les textes, n’est pas un outil suffisant en tant que tel. Dématérialiser un fichier texte n’a d’intérêt que s’il est possible de le retravailler.

C’est alors qu’interviennent les logiciels de reconnaissance graphique des caractères (OCR) qui sont en mesure d’identifier et de retranscrire les éléments d’un fichier texte. Tous les logiciels OCR ne sont pas équivalents, certains ne savent pas reconnaître les colonnes et les tableaux, certains sont spécialisés en écriture dactylographiée ou manuscrite. Aujourd’hui, la plupart des offres de scanners « de production » (uniquement scanner), même les entrées de gamme, comprennent la licence pour un logiciel OCR. Il est donc impératif de se renseigner auprès de votre fournisseur de scanner pour savoir quelles sont les caractéristiques du logiciel qui vous est proposé. Ils se distinguent les uns des autres par leur taux de reconnaissance (qui n’a de sens que pour une vitesse standard), leur vitesse d’exécution (pour une qualité standard), et les langues qu’ils reconnaissent.

Une fois le document scanné, il faut choisir :
 Le mode de conservation, il est possible de conserver l’image graphique et/où le document texte
 Le format de conversion, qui correspond au logiciel que vous souhaitez utiliser (Word, Excel, Acrobat,...)
 La destination du document (poste de travail, réseau, clef USB, CD-Rom, imprimante,...)

LES STRATEGIES DE NUMERISATION

Le choix du type de scanner est décisif car ses caractéristiques ainsi que l’usage qui en est fait déterminent son apport à l’efficacité du cabinet dans son ensemble. Un scanner à la vitesse insuffisante ou aux bourrages papier fréquents feront perdre leur temps et leur patience à tous vos collaborateurs. De la même manière, un scanner multifonctions à usage collectif peut générer de la congestion. Les scanners multifonctions ne sauraient donc complètement se substituer aux scanners mono-fonction de qualité, qui ont l’avantage de permettre aux principaux collaborateurs d’effectuer rapidement des tâches courantes, scanner et impression, sans perdre leur temps ni celui de leurs assistant(e)s. En effet, comme nous l’a dit Michel Nahon de Plustek-Store.com (distributeur officiel des scanners Plustek), « un scanner individuel peut également servir de photocopieur en numérisant jusqu’à 45 feuilles recto/verso en une opération et en envoyant le fichier scanné vers l’imprimante  ».

Si vous ne désirez pas faire l’acquisition d’un scanner, la possibilité vous est offerte de recourir à une entreprise spécialisée dans la numérisation de vos données. Celles-ci enverront des professionnels équipés de matériel de numérisation et d’archivage afin de procéder à la mise en ordre numérique des fichiers que vous mettrez à leur disposition, ceci en toute sécurité et confidentialité.

LES CRITÈRES ADAPTÉS À VOTRE PROFESSION POUR CHOISIR VOTRE MATÉRIEL

Nous avons effectué une enquête auprès de fournisseurs scanners pour déterminer les 12 critères essentiels sur lesquels vous pourrez appuyer votre choix de matériel :

 L’ergonomie et la facilité d’utilisation sont des critères déterminants, particulièrement lorsque la dynamique de la numérisation est nouvelle dans votre équipe de travail et que les habitudes ne sont pas prises. Les fournisseurs de scanners ont fait des grands progrès dans leurs politiques de communication autour de l’utilisation du produit, depuis les notices écrites en langage courant et accessibles à tous jusqu’aux films sur Youtube et Dailymotion.
 L’indépendance des clients pour la maintenance de 1er degré. L’entretien régulier du matériel est indispensable (nettoyage des glaces, remplacement des rouleaux usés) mais doit être facilité par la conception du produit.
 La résolution doit se situer entre 200 et 300 dpi pour une vitesse de 20 pages/minute, et doit être de 600 dpi pour les photographies. ?
 La numérisation de documents de tailles diverses, depuis la carte de visite jusqu’au A3, et même au-delà pour certains scanner spéciaux.
 La numérisation d’épaisseurs diverses, de la chemise cartonnée au papier pelure.
 Le nombre de pages qu’il est possible de scanner au moyen du chariot.
 Une prise papier sans bourrage.
 La numérisation en recto/verso en une seule passe (de plus en plus répandue). - La numérisation en noir et blanc, niveau de gris, et/où couleur (pour les photos).
 La netteté graphique doit être assurée par des logiciels adaptés (comme la retouche algorithmique des images, ...).
 Le fichier scanné doit pouvoir être envoyé sur l’ensemble des destinations dont vous pourriez avoir besoin (poste de travail, mail, réseau,...) sous le plus grand nombre de formats différents ( .jpeg, .doc, .ppt,...).
 Le scanner doit être compatible avec les logiciels OCR ou de GED que vous utilisez déjà.

Jordan Belgrave, pour le magazine Réseaux du Droit, Octobre 2009