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Open Office pour les avocats : Mise en pratique et cas pratique avec Rédactes (gestion de cabinet).
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Question : Pourquoi avoir choisi d’étendre les performances de Rédactes à Open Office en plus de l’option « Microsoft Office » pour traitement de textes et tableur ?
HJ : Pour offrir à nos utilisateurs un choix supplémentaire dans leurs stratégie d’informatisation, et pour réduire les budgets qu’ils y consacrent.
Q : Selon vous, la suite bureautique Open Office est une solution pérenne ?
HJ : Oui, depuis de nombreuses années déjà, et aujourd’hui, à qualité logicielle égale, beaucoup de parcs informatiques migrent vers Open Office. Nous citions sur www.agoracom.fr les exemples de la gendarmerie nationale et du ministère des finances, pionniers en la matière : c’est aujourd’hui l’ensemble de l’administration française, soit 400 000 postes qui basculent sous Open Office.
Q : Pour le cabinet de l’Avocat, quelles sont les contraintes techniques pour adopter Open Office comme suite bureautique ?
HJ : Aucune. L’interfaçage de Rédactes avec le traitement de texte Writer est absolument transparent. Le rendu des documents est identique et il est impossible de distinguer s’il ont été produit par l’un ou par l’autre.
Q : Concrètement, on désinstalle Word et on met Open Office à la place ?
HJ : Non, l’interfaçage de Rédactes est mixte. On peut continuer à exploiter son parc existant et rajouter de nouveaux postes équipés de Open Office sur son système. Tous les documents produits par Rédactes sous Open Office sont au format Word. On produit une assignation sur un poste, on la corrige sur un autre pour l’imprimer sur le premier poste de manière complètement transparente.
Q : Les secrétaires ne seront-elles pas déroutées par Open Office ?
HJ : Non, et ce à la première utilisation : même menu général (Fichier, Edition, Affichage ....), mêmes barres d’outils (Police, Style), mêmes dessins des boutons (Disquette pour sauvegarder, mêmes graphiques pour centrer les paragraphes, gauche, droite, mais également d’autres fonctions natives comme l’enregistrement au format PDF, proposé en standard par Open Office.
Q : En terme de simplicité des factures qui sont produites sur Rédactes et surtout calculées automatiquement sous le traitement de texte, Open Office est-il équivalent à votre offre avec Word ?
HJ : Oui : tous les aménagements du traitement de texte ont été reproduits sous Writer : boîte d’entêtes pour créer/modifier les entêtes et tampons, insertion des parties au dossier dans le document en cours de frappe, insertion de clauses et paragraphes type en un clic, et bien sûr, calcul et recalcule des factures sur simple clic.
Q : Pour conclure, pouvez-vous nous donner trois raisons majeures pour adopter Open Office avec Rédactes, plutôt que Word ?
HJ : Le premier avantage est technique : la fusion des documents est quatre fois plus rapide sous Writer avec l’interface que nous avons développée, et offre un gain de temps très appréciable.
Second point fort : Open Office est stable, d’autant plus stable qu’il échappe aux contraintes liées à un système d’exploitation particulier, et qu’il fonctionne aussi bien sous Windows, Linux, Unix ou Sun System.
Troisième raison : il est gratuit ! Je rappelle que la suite Open Office comprend le traitement de texte Writer dont nous venons de parler, mais également le tableur Calc, un logiciel de présentation (rapports dynamiques, diapos etc.), une base de données particulièrement puissante et un logiciel de dessin pour élargir encore les possibilités de présentation et de personnalisation des documents.
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