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Management :

Cas pratique : Le Cabinet Salans choisit une solution flexible de numérisation sur copieur pour maîtriser son flux croissant de documents papier.

Comme tout cabinet, surtout en phase de croissance, Salans faisait face en 2006 à un accroissement du volume des documents papier à stocker, et à gérer, avec les conséquences que l’on sait (coût de la gestion des dossiers, temps important parfois pour retrouver une information, coût du stockage à Paris qui devait être proche des collaborateurs...).

Le cabinet devait donc mettre en place de nouveaux équipements afin de faciliter la gestion des flux documentaires, pour le transfert, le partage et le stockage des documents, le tout s’intégrant au mieux dans les habitudes des utilisateurs, avocats et paralegal.

“L’intégration des solutions eCopy a été notre premier pas vers une gestion électronique de documents. Elle nous a permis de rationaliser nos méthodes de travail. Nous gérons désormais sans délai les documents générés ou reçus par nos différents collaborateurs, et le stockage des documents en a été simplifié.” (Marcel Henri, Global IT Director - Salans).

Le cabinet numérique est en effet une voie à explorer et une source de gains d’efficacité et de réduction de coûts...

La solution apportée :

Durant une période d’essai de 3 mois, les collaborateurs du service Fusions-Acquisitions ont pu tester la solution et la faire évoluer en fonction de leurs remarques.

Les solutions eCopy ShareScan (numérisation des documents et gestion numérique) et eCopy Desktop (OCR) ont ensuite été installées en réseau sur les 25 copieurs Canon afin de proposer aux utilisateurs les choix suivants :
 scanner les documents et les envoyer par fax
 scanner les documents et les envoyer par email à l’un des collaborateurs du réseau parisien
 transformer les documents électroniques en texte modifiable au moyen du logiciel de reconnaissance de caractères (OCR).

Pour le seul service facturation du cabinet, c’est plus de 200 documents qui sont ainsi scannés par jour, ceci sur des copieurs numériques, ne bousculant pas les habitudes des utilisateurs (environ 300), avc les écrans tactiles des copieurs qui offrent une interface accessible.

Des séances de formation ont été organisées par le service informatique afin d’optimiser l’utilisation de ces solutions par chacun.

Les différents avantages que l’on peut trouver à cette pratique :

 Transfert rapide de l’information, notamment entre les deux bâtiments du cabinet Salans, permettant une distribution efficace des documents entre les différents collaborateurs ;
 On ne déroute pas les utilisateurs, le copieur fait partir de leur quotidien ;
 Sécurité : Contrôle des accès avec une authentification par badge et un système de mots clefs ;
 Economie substantielle de temps et de ressources par le passage au format électronique de la totalité des échanges internes comme externes ;
 Traçabilité des documents émis et reçus.

Et ensuite ?

eCopy permet aussi à Salans de mettre en place une nouvelle génération de système de gestion des documents. En effet grâce à l’intégration entre Interwoven (solutions de GED) et eCopy, les documents numérisés pourront être directement stockés dans la base de gestion documentaire, générant donc d’autres utilisations de l’information.