La dématérialisation pour les avocats ; à quoi ça peut bien servir ?

On nous parle sous le nom de dématérialisation de nombreux services en réalité, et c’est bien ce qui rend les choses un peu floues...

“Dématérialiser”, c’est d’abord transformer des supports d’informations matériels (souvent des documents “papier”) en fichiers informatiques. Comme par exemple ce courrier que vous envoyiez auparavant sur papier et par la Poste à votre confrère, et que vous envoyez maintenant par email. “Bon, et alors ? C’est tout ?” direz-vous...

Non, ce n’est pas tout, car l’on parle de bien plus : On “dématérialise” tout désormais : Les documents, les échanges d’informations, les procédures :

 Les procédures judiciaires sont de plus en plus dématérialisées (avec une obligation depuis le 1er janvier 2011 pour les avocats) : La postulation devant la Cour d’appel est ainsi assurée par les avocats uniquement par voie électronique. Dans un second temps (au plus tard le 1er janvier 2013), cette communication électronique sera étendue à tous les autres actes de procédure. Conséquence : L’avocat se déplace moins, agit plus vite, gère plus facilement l’information (les tribunaux aussi !), les parties ont toutes la même information au même moment.

 La visioconférence (échanges de voix et d’images à distance, une sorte de “super-téléphone”) est une forme importante de dématérialisation également, qui permet non seulement de travailler à plusieurs et à distance, mais aussi lors de procès d’entendre des témoins ou experts à distance.

 Les marchés publics sont de plus en plus dématérialisés (bien plus que le seul appel d’offres diffusé sur internet ou par email, on rend aussi numérique la procédure de réponse, en donnant une valeur juridique à la procédure en ligne, par internet).

 Tous les documents du cabinet d’avocat sont de plus en plus dématérialisés : courriers entrants (qui deviennent de plus en plus des emails entrants ou documents issus de traitements de textes par exemple), factures, suivis clients, documentation juridique des éditeurs...

Nous allons donc de plus en plus vers une “justice électronique” (par ses flux de communication, et non par son organisation !).

Le cabinet de demain matin aura bien moins de documents papiers, ce qui en plus de lui faire économiser mètres carrés de bureau et fastidieux temps de recherche et de copie, lui permettra d’accéder à l’information très rapidement, par le jeu de la recherche numérique.

Sera-t-il “sans papier” (le cabinet, pas l’avocat ;-) ?

De plus en plus. Placer 100 000 copies sur un ordinateur plutôt que sur 10 m2 est intéressant, plus aisé à utiliser en pratique au quotidien.

Ce lendemain est-il tout rose ?

Peut-être pas totalement, car l’avocat, sa secrétaire, son documentaliste, devront se former à la bonne recherche de l’information, à savoir utiliser à bon escient les signatures électroniques et droits d’accès aux documents (bien plus facilement copiable qu’avant)... mais aussi aux bonnes sauvegardes des données, car pour l’instant il faut encore conserver 30 ans certains documents, numériques ou non !

Or un disque dur n’a pas cette durée de vie, loin s’en faut. Adopter dès maintenant de bonnes habitudes est donc vital.

Mais c’est tout à fait réalisable et source de progrès ; des résultats tangibles le prouvent :

Le greffe du tribunal de commerce de Paris dématérialise ainsi avec succès les procédures et propose des certificats destinés aux entreprises parisiennes et aux avocats.

La chambre nationale des huissiers de justice a elle mis en place un service de numérisation et d’archivage électronique des actes authentiques à destination des huissiers. Au niveau européen, les huissiers ont aussi pour projet l’ E-justice Signification (EJS), plateforme électronique de transmission transfrontalière des actes entre huissiers de justice européens.

... Bien d’autres exemples existent.

Voici quelques outils parmi d’autres pour vous, avocats :

- L’ “e-barreau” (RPVA à Paris et ailleurs, sous un autre nom dans certains barreaux selon la technique choisie) en matière civile permet de consulter en temps réel les dossiers dans lesquels le cabinet intervient, mais aussi d’échanger avec la juridiction et avec les autres avocats inscrits en toute sécurité et confidentialité et de signifier tous les actes de procédure.
“Comment a-t-on pu faire sans avant ?” direz-vous dans quelques mois... Surtout à l’heure de la refonte de la carte judiciaire, où certains palais sont assez loin des cabinets...
Depuis le 31 mars 2011, l’ensemble des auxiliaires de justice et des cours d’appel ont la faculté de communiquer par voie électronique dans les procédures avec représentation obligatoire via la plateforme « e-barreau ». A partir du 1er septembre 2011, seuls les appels formalisés via la plateforme « e-barreau » seront recevables, mettant ainsi un terme définitif à la voie papier…

 La Gestion électronique de documents consiste à rendre numérique tous les documents et à fournir des fonctions de sauvegarde et d’utilisation (organisation des documents, recherche, partage...).
De nombreux logiciels de “GED” existent, et c’est heureux car les besoins sont assez différents d’un cabinet à l’autre. Certains logiciels sont couplés à des photocopieurs ou scanners.

 Outil de communication encore incontournable, le courrier “papier” et son incontournable recommandé avec AR sont aussi dématérialisés. La Poste, et bientôt d’autres prestataires, vous proposent d’envoyer pour vous, avec les certifications nécessaires, un document que vous leur ferez parvenir par email (à toute heure donc et sans bouger de... votre ordinateur).

 La sauvegarde en ligne : Sauvegarder, sauvegarder, ce devrait être une obsession... Ça ne l’est pas ? Alors en plus de vous doter d’un outil de sauvegarde locale (dans votre cabinet) songez à souscrire à un service de sauvegarde automatisée par internet, qui surveille votre disque dur et met en sécurité tout ce que vous y mettez.
Vous découvrirez le plaisir de pouvoir “remonter dans le temps” et de retrouver toutes les versions de vos documents, pour traquer l’erreur ou la modification ; vous connaîtrez le soulagement de pouvoir récupérer ce fichier que vous avez par erreur supprimé ; vous apprécierez de pouvoir accéder aux mêmes documents de partout avec vos mots de passe (“ah si j’avais emporté le fichier du client qui m’appelle pendant mes vacances...”).

On peut citer à ce sujet les logiciels de gestion de cabinet “en ligne”, qui peuvent être une solution à étudier, car toutes les données sont stockées sur des serveurs. Ce qui permet donc de s’assurer de sauvegardes et d’accès distants.

 Vous cherchez à répondre à des appels d’offres de consultations juridiques ? Deux ou trois prestataires sérieux vous informent chaque jour des avis publiés, des sites nationaux à la presse locale, et vous proposent même de gérer les réponses en ligne.

 La visioconférence : en vous évitant de vous déplacer (dématérialisation du déplacement !), vous pouvez échanger avec vos interlocuteurs mieux qu’avec un téléphone, car vous voyez vos interlocuteurs. De plus en plus incontournable car de plus en plus simple et fiable.

 “Au fait, et le cloud computing ?” Ah oui, très à la mode... Plutôt un danger potentiel pour les documents confidentiels : les documents sont répartis sur de nombreux serveurs, ce qui n’est pas une garantie de sécurité (ou de confidentialité), des exemples récents l’ont montré. Préférez avant tout des données placées sur un serveur et un prestataire bien identifiés, qui prendra ses responsabilités notamment légales en matière de sécurité et de pérennité.
Ou bien assurez-vous que votre prestataire qui propose du cloud-computing tirera pleinement avantage de ce principe (notamment la convergence des services et les passerelles entre emails, dossiers et documents, sauvegardes...) en toute sécurité.

Rédaction Village de la justice.