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Management :

Un intranet juridique : des méthodes de classement avant tout, par Didier Frochot , Défidoc.

I. L’INTRANET, BONNE A TOUT FAIRE DE L’ENTREPRISE...

Depuis plus de dix ans, les entreprises ont acclimaté la technologie d’Internet en interne. Aux classiques réseaux locaux d’ordinateurs, se sont substitués les intranets, sites web privés et internes à l’organisme, utilisant des techniques et des normes simples et peu coûteuses. Divers degrés d’intranets existent, depuis le simple accès à des pages d’information, jusqu’à des fonctions de groupware (travail collectif) ou de workflow (gestion automatisée de procédures administratives), en passant par des accès à des documents tels que textes officiels, formulaires, clausiers, voire actes archivés. Un intranet juridique constitue ainsi le réceptacle de tous les documents pouvant être partagés par les collaborateurs d’une même structure, ou restitués à la demande des seules personnes habilitées à consulter tel ou tel dossier confidentiel, moyennant des niveaux d’accès sécurisés définis.

Mais à force de stocker, il peut devenir difficile de s’y retrouver dans le dédale des dossiers, documents et autres données d’information engrangés. La fonction de « retrouvage » est le principal enjeu d’un système d’information, quel qu’il soit, papier ou numérique. À défaut, il est vain de vouloir stocker.

Il est souvent répondu à cet enjeu par des solutions techniques censées régler tous les problèmes. Mais les bonnes méthodes intellectuelles ne sauraient être perdues de vue ; même une solution technique doit être pensée pour être intégrée à l’ensemble auquel elle doit servir.

II. DES SOLUTIONS TECHNIQUES MIRACLE

Aujourd’hui presque tous les documents sont numériques ; il est possible de rechercher directement dans le corps d’un texte. Apparente facilité, illusoire pour deux raisons. :
 Pauvreté du vocabulaire juridique, usant de mots du langage courant, mais avec un sens particulier ;
 Difficulté de rechercher avec doigté en langage naturel : cela ne s’improvise pas et demande un minimum de formation.

Des éditeurs de moteurs de recherche en texte intégral proposent cependant leurs produits à des structures professionnelles, avec plus ou moins de bonheur dans les résultats ; le rapport investissement/efficacité laisse parfois à désirer. Bien des solutions techniques miracle de ce style se révèlent à long terme très partiellement satisfaisantes. Avant de sacrifier à cette mode du tout technique, d’autres méthodes bien plus économiques mais moins high tech continuent de faire leurs preuves.

Il s’agit simplement de bien classer les documents et informations afin de bien les retrouver.

III. LE SECOURS DES LOGIQUES CLASSIFICATOIRES

Le droit se prête admirablement à la hiérarchisation des concepts utilisés. Et tout bon juriste a dans sa tête les logiques classificatoires des domaines qu’il maîtrise. Il est donc aisé de structurer les données juridiques stockées dans un intranet. Le système du thésaurus permet précisément de représenter hiérarchiquement les concepts d’un domaine de la connaissance.
Il s’agira de l’utiliser comme base de classement. En prenant un minimum de temps à l’origine, il sera donc utile de repérer l’ensemble des domaines du droit couverts par les activités de la structure et d’en décrire les contenus intellectuels par une hiérarchie de concepts aussi simples que :
Sociétés
- Sociétés commerciales
o SARL
o EURL
o Etc.

On détaillera ainsi chaque concept en sous concepts utiles, correspondant à autant de dossiers et sous-dossiers de classement nécessaires.

Une section de ce système de classement pourra être consacrée aux clients, classés par catégories de clients ou d’affaires.

Les documents seront ensuite classés dans les dossiers ou sous-dossiers selon leur rattachement intellectuel ou de client. On comprendra que des choix de classement doivent être faits. On aura égard à adopter des règles de classement respectées par tous, tout au long de la vie du système. Par exemple les courriers clients, iront dans les dossiers clients, et les modèles de contrats développés pour eux, dans les dossiers afférents aux domaines de droit mis en œuvre.

La force du système sera d’adopter partout et pour tous, le même mode de classement : sur son ordinateur personnel, sur l’intranet, et aussi dans les dossiers papiers. De sorte que tout le monde se retrouve au sein de ce langage commun de repérage. Le système est tellement efficace qu’une grande société d’organisation en entreprise en a fait son mode opératoire de base pour réorganiser le fonctionnement des entreprises de ses clients, sous le nom de Langage commun d’information et aujourd’hui de Langage métier (Société Newpartner International).

Nous avons souvenir d’avoir ainsi rencontré une entreprise ayant conservé son plan de classement uniforme depuis 1927 (avec des évolutions, certes) : on retrouvait tout de la vie de cette entreprise, immédiatement...

Moyennant l’analyse rationnelle de ses activités et une période de mise au point de la hiérarchie conceptuelle de classement, on parvient à peu de frais à un système dans lequel tout peut rapidement être retrouvé sans qu’il soit besoin de recourir aux systèmes d’analyse sémantiques, certes plus prestigieux techniquement mais plus coûteux et parfois limités.

© Didier Frochot - janvier 2006 - www.defidoc.com.