Maîtriser l’information et les risques en droit social : Des solutions informatiques au services des directions juridiques et ressources humaines

De la gestion des contrats à la gestion des contentieux

Depuis 2000, LEGAL SUITE, éditeur de progiciels de gestion juridique intégrés a développé différentes solutions progicielles permettant aux juristes de Droit Social de gérer les contrats de droit du travail, mais également la partie contentieuse. Ainsi, le progiciel de gestion de contrats assure l’homogénéisation des contrats de travail au sein des groupes, avec notamment une bibliothèque de contrats mise à jour et adaptée à la relation de travail. Cette solution garantit également l’automatisation du suivi de la vie du contrat de travail. « Notre solution Legal Business Act®, permet de mettre à jour toutes les clauses du contrat de travail en fonction des évolutions, mais également d’automatiser le suivi des échéances. Dans le cadre de la période d’essai, par exemple, le manager est alerté automatiquement en temps pour se positionner sur une éventuelle reconduction. » nous explique Monsieur Patrick Deleau, Président de LEGAL SUITE.

Si le sujet n’est pas très médiatique, de nombreuses entreprises se sont, par ailleurs, dotées d’un progiciel pour gérer les conflits sociaux individuels et collectifs de la phase disciplinaire au contentieux social. «  La gestion informatisée des conflits permet à une entreprise globale d’identifier très rapidement les contentieux dont elle fait l’objet et de pouvoir réagir ou analyser les causes telles que l’hygiène et la sécurité dans une unité particulière et de tirer rapidement des conséquences sur les causes des litiges. » précise Patrick Deleau.

Piloter la Responsabilité Sociale et assurer la performance sociale de l’entreprise

D’autres solutions se sont également développées pour répondre aux exigences de la RSE (Responsabilité Sociale de l’Entreprise).

«  Si en 2002 les logiciels de RSE n’étaient pas prioritaires pour les entreprises, depuis 2004, ils connaissent un fort développement » relève Philippe Tesler, co-fondateur d’Enablon, un des premiers éditeurs mondiaux de solutions logicielles de maîtrise des risques.
Cette solution RSE permet ainsi d’assurer la conformité avec tous les cadres réglementaires auxquels est assujettie l’entreprise. «  L’outil part des réglementations et des textes normatifs pour les traduire en indicateurs de mesure de performance. La performance étant à minima la conformité avec les textes, et à maxima la mise en place d’une démarche d’amélioration continue avec des critères de progrès et de performance propres à l’entreprise. » précise Philippe Tesler.

Une fois les réglementations traduites en indicateurs, l’outil informatique collecte l’information pertinente à tous niveaux, géographiques et métier, pour générer automatiquement des rapports et des alertes. Les rapports peuvent répondre à des obligations de communication comme la génération des rapports et bilans sociaux, mais ils sont également exploités pour la réalisation de benchmarking de risques avec des tableaux de bord sur des indicateurs précis.
« Malgré toute la bonne volonté des entreprises, les risques juridiques et sociaux sont de plus en plus importants, du fait notamment de la masse d’informations à maîtriser. Les outils permettent non seulement de disposer d’une vision globale de la situation sociale et environnementale de l’entreprise mais aussi d’être alerté des problèmes potentiels en temps réel et de mettre en place des plans d’action dans les unités exposées.  » explique Philippe Tesler.

« Au-delà de garantir la conformité de l’entreprise avec les nouvelles réglementations, les entreprises utilisent ces solutions pour mieux piloter et améliorer leur performance au quotidien, pas seulement une fois par an à l’occasion de la rédaction des rapports. » précise-t-il.

La notion d’automatisation devient en effet indispensable compte tenu de la masse d’information à analyser, mais également de la charge de travail des Directions fonctionnelles et opérationnelles et du besoin en réactivité des entreprises. LEGAL SUITE a également développé un logiciel LS Impact® dédié au pilotage du reporting « RSE » qui s’alimente des modules de gestion sociale pour automatiser la gestion des rapports et des bilans sociaux, afin d’établir un baromètre social de l’entreprise sur chaque filiale et établissement. «  Les logiciels permettent aux juristes en droit social, comme aux responsables ressources humaines, de faire parler les chiffres » note Patrick Deleau.

Favoriser les liens entre la Direction juridique et la Direction Ressources Humaines

La mise en place de projets informatiques a également l’avantage de remettre à plat l’ensemble des approches, des définitions et des modes collaboratifs de chaque département. « La gestion de projet favorise les passerelles en interne entre les Directions juridiques et les Directions ressources humaines, en les amenant à partager davantage l’information » précise Philippe Tesler.

Toujours dans ce souci de favoriser les liens et le partage d’informations entre les directions, mais également de soulager les Directions RH, LEGAL SUITE a développé un module de conseil interne en droit social. « L’objectif n’est pas de réinventer la roue à chaque sollicitation, mais au contraire, pour les Directions Juridiques, de mettre à disposition des notes de synthèse sur les questions les plus fréquemment posées » ajoute Patrick Deleau.

Assurer le dialogue social

La loi sur la démocratie sociale est venue renforcer le rôle de l’entreprise dans la création et le maintien du dialogue social. LEGAL SUITE a développé une solution qui gère également toute la partie administrative et juridique des relations avec les partenaires sociaux. Un algorithme calcule, par exemple, automatiquement les niveaux de seuils en fonction de l’évolution des effectifs afin de respecter le nombre de représentants sociaux dans l’entreprise.

Charlotte Karila-Vaillant pour Lawinfirm