Cette procédure comporte les étapes suivantes : (i)Prise de contact, (ii) Accord de confidentialité, (iii) Lettre d’intention, (iv) rapport de Due Diligence, et (v) contrat transmission/cession (ainsi qu’un pacte d’associés, en particulier dans le domaine du capital-risque).

En Espagne, la taille du marché et la prédominance des PME, font que la procédure commerciale habituelle n’est parfois pas respectée. Bien que ce phénomène est souvent dû à un manque de connaissances des principaux intervenants, dans la plupart des cas, ces lacunes sont dues à la volonté de réduire les coûts, que ce soit en termes de conseillers juridiques, des conseillers financiers ou des prestataires de services.

Ce type d’opérations, souvent effectuées par des PME, par des sociétés de gestion de patrimoine ou encore par des entreprises dont l’activité principale est centrée sur le marché immobilier, qui, dans le cadre du capital-risque sont réalisées par des investisseurs privés (business angels) ou par des petites entreprises de capital-risque, souffrent d’un défaut en matière de contrôle des informations confidentielles, notamment pendant la phase préliminaire (seed and growth).

Les principales défaillances que nous observons dans la pratique sont :

1. Ne pas suivre la procédure ordinaire susmentionnée en omettant des étapes cruciales telles que la signature l’accord de confidentialité ou la rédaction de la lettre d’intention, ou en rédigeant ces documents à l’aide de simples modèles. Ce problème survient lorsque l’on pense gagner du temps en entamant directement les négociations avec le contrat transmission/cession d’entreprise, alors que dans la pratique cela provoque généralement plus de pression. Il faut prendre en compte que la lettre d’intention doit être formalisée avant le rapport de due diligence, de sorte que si les principaux points à négocier ne sont pas clôturés lors de cette étape, la société ne fournira plus d’informations confidentielles que celles strictement nécessaires en vue d’une étude préliminaire.

2. Ne pas filtrer ou contrôler les informations confidentielles. Cela devient particulièrement grave du fait de l’utilisation d’espaces partagés sur internet ou lorsque l’information est envoyée par courriel, car la partie qui fournit l’information n’a plus aucun contrôle sur sa destination. Il est vrai qu’engager des fournisseurs fiables a parfois un coût important, cependant, les conséquences de l’utilisation des systèmes gratuits ou peu coûteux sont bien plus graves pour l’entreprise dont les informations sont partagées. C’est indubitablement à ce niveau-là que sont commises la plupart des erreurs, en effet, cela entraine un défaut de contrôle sur l’information partagé sur Internet, en particulier, lorsqu’elle est partagée avec des tiers dont le contrat de vente ou d’investissement pourrait ne pas aboutir.

3. L’absence de contrôle de la documentation partagée par les parties, tant pendant la transaction qu’à la clôture de celle-ci. Cela génère des problèmes lors la formalisation des accords et dans la gestion de l’entreprise après la clôture de l’opération.

4. Ne pas contrôler l’inquiétude du personnel, générée par le projet de transmission de l’entreprise à un tiers. Dans un tel cas, il est préférable de ne pas dévoiler le projet à quiconque qui ne soit directement partie au projet, et ce, afin de mener à bien l’opération. De plus, en Espagne, le poids des entreprises familiales et le caractère fermé des sociétés font que les problèmes avec le personnel soient aggravés.

5. La perte de contrats avec les clients et les fournisseurs, générée à la fois par l’inquiétude du personnel que par leur perte de concentration sur l’activité. Cela se produit, en particulier, lorsque l’on n’engage pas des tiers chargé de mener à bien l’opération. Ce phénomène a tendance à avoir plus d’impact sur les startups spécialisées en levée des fonds d’investissements, en raison du manque de personnel qui se charge à la fois, de l’activité de l’entreprise et de l’opération en cours.