Une newsletter, ou lettre d’information est un document d’information envoyé de manière périodique par courrier électronique ou postal (beaucoup plus rare désormais) à une liste de diffusion regroupant l’ensemble des personnes qui y sont inscrites.
Elle concerne l’actualité d’un journal en ligne ou d’une entreprise, le sommaire de certaines publications, les nouveaux produits ou les promotions d’une entreprise commerciale ou les activités d’une association.
Ces modes d’utilisation sont très variés et touchent aujourd’hui de plus en plus les cabinets d’avocats soucieux de fidéliser leur clientèle.

Pourquoi concevoir une newsletter ?

La newsletter permet de renforcer sa visibilité auprès de ses clients, ainsi qu’auprès de ses prescripteurs et partenaires. Evidemment l’idée principale revient à fidéliser en montrant son dynamisme face à l’actualité mais aussi à acquérir une nouvelle clientèle car un client satisfait des services du cabinet n’hésitera pas à transmettre cette newsletter à ses propres contacts professionnels ou personnels.

Newsletter et déontologie

La déontologie est la pierre angulaire de la profession d’avocat. L’article 10 du RIN est consacré à la publicité. Le 10.1 énonce les Principes généraux : «  La publicité fonctionnelle destinée à faire connaître la profession d’avocat et les Ordres relève de la compétence des institutions représentatives de la profession. La publicité est permise à l’avocat si elle procure une information au public et si sa mise en oeuvre respecte les principes essentiels de la profession. La publicité inclut la diffusion d’informations sur la nature des prestations de services proposées, dès lors qu’elle est exclusive de toute forme de démarchage. »

Le 10.2 énonce les Interdictions : « La publicité personnelle de l’avocat ne peut être faite par voie de tracts, affiches, films cinématographiques, émissions radiophoniques ou télévisées.  »

La newsletter doit donc respecter certaines formes pour rester déontologique :

  Elle doit être uniquement informative (pour ne pas être considérée comme une offre de service personnalisée, aussi bien pour les clients fidélisés que pour les prospects).
  Le cabinet est tenu d’informer son Ordre de la mise en place d’une newsletter (une simple information sans pour autant attendre une réponse avant de la mettre en place, le tout étant de montrer patte blanche).
  Se cantonner à une veille juridique, des articles de fond (éviter les formules laudatives sur le cabinet, les coordonnées complètes du cabinet suffisant amplement pour se promouvoir efficacement tout en respectant la déontologie)

De l’analyse en amont à la stratégie à adopter...

 Choisir son format : il est essentiel de bien choisir son format en fonction des objectifs, des cibles, de la périodicité, du budget etc. En France, l’usage est essentiellement basé sur la newsletter régulièrement envoyée par mail (rédigée dans le corps du mail ou téléchargeable après un clic sur le lien). On peut s’interroger sur cette méthode, car souvent nous sommes envahis par les mails. Par conséquent, pourquoi ne pas revenir au papier comme par exemple en Angleterre où la newsletter papier reste sur la table, un peu comme une carte de vœux. Le choix du support papier est donc une question à se poser, car certes il génère un coup indéniable mais la souscription à de nombreuses lettres d’information peut polluer la boîte de messagerie du destinataire, générant des pourriels. La cause principale étant que certains sites revendent les adresses de messagerie des abonnés à la lettre d’information à des entreprises qui s’en servent pour envoyer des messages non sollicités.

 Définir sa Charte éditoriale : éviter les articles longs et ennuyeux, privilégier un style journalistique et pédagogique. Essayer d’écrire des articles utiles qui donneront envie aux lecteurs de lire voire même relire. Inviter à la réflexion en ouvrant le débat car le lecteur se sentira mis en valeur. Enfin et surtout, conserver une régularité (il vaut mieux commencer humblement et n’en faire que deux par an plutôt que de sortir une newsletter par mois et ne plus s’y tenir dès le 6e mois).

Les points techniques essentiels.

Si la newsletter est électronique il faut au préalable créer le modèle, un gabarit (Template), soit avec l’aide d’un graphiste, soit grâce à des logiciels performants. Ensuite il est important de définir si on souhaite que la lettre soit rédigée dans le corps du mail ou si au contraire on préfère un court texte dans le corps du mail avec un lien PDF pour télécharger la newsletter. Enfin, si le cabinet possède déjà un Blog pourquoi ne pas choisir le parti de n’envoyer qu’un lien renvoyant sur le blog où l’on trouvera la newsletter.

L’importance de se faire entourer et conseiller par des professionnels !

Selon Charlotte Karila Vaillant, consultante en marketing et management pour les professions juridiques, il est fondamental de s’entourer de professionnels de la communication avant de se lancer, aussi bien pour la création de l’architecture de la newsletter que pour sa diffusion. L’effet produit doit être immédiatement bon, et ça se réfléchit... sinon cela peut être contre-prroductif !

Pour la création de la lettre d’information en PAO (publication assistée par ordinateur), il est essentiel de faire appel à un professionnel graphiste ou d’utiliser un logiciel adapté facilitant le travail et « pensant » à votre place à des éléments indispensables de mise en page et de clarté auxquels vous n’auriez pas forcément pensés. En effet, votre cabinet n’est pas celui du voisin et copier la newsletter d’un grand cabinet ne peut s’avérer à long terme être une bonne stratégie. Non seulement le contenu ou la structure de la newsletter ne vous ressemblera pas mais aussi vous n’arrivez pas à vous y tenir, car on ne peut jouer longtemps un rôle qui n’est pas conforme à sa propre identité.

En ce qui concerne sa diffusion, on peut penser qu’il suffit d’avoir une boîte mail et de diffuser soi-même la newsletter par envoi de mailings successifs, mais on sera vite confronté à deux problèmes majeurs : tout d’abord un fournisseur d’accès gratuit (utiliser par la grande majorité des internautes) permet rarement d’envoyer plus de 100 mails à la fois, si ce n’est pas beaucoup moins, ensuite il paraît essentiel, en gage de sérieux, de créer une adresse mail type « Newsletter@....com ou actualites@....com pour diffuser le document, ce service n’étant le plus souvent pas offert chez un fournisseur d’accès gratuit.

Enfin, des opérateurs proposant des forfaits de mailings vous faciliteront la vie, en faisant ce travail de diffusion à votre place. Les avocats étant toujours débordés et n’ayant pas forcément le temps de gérer avec régularité ces tâches administratives.

En conclusion, cette tendance des newsletters pour les cabinets d’avocat est un parti intéressant permettant de fidéliser intelligemment la clientèle.
Il est donc temps de vous lancer, mais prenez le temps de concevoir cette newsletter qui sera vraiment un plus, plutôt qu’une mode qui ne durera qu’une saison !

Rédaction du village