Suite à la publication au Journal Officiel de l’ordonnance n°2914-699 en date 26 juin 2014, certaines formalités obligatoires dans le cadre de l’organisation des élections des représentants du personnel ont modifiées. Ces modifications visent à prendre en compte les moyens, notamment d’information et de communication, offerts par les nouvelles technologies.

A notre sens, cette réforme est la bienvenue car elle allège les obligations formelles à la charge de l’employeur, ce dernier étant responsable du bon déroulement du scrutin.

Ces nouvelles dispositions sont applicables à toutes les élections liées la mise en place des représentants du personnel (ou le renouvellement des mandats) devant survenir à compter du 29 juin 2014. Néanmoins, il est préférable de prendre en considération ces nouvelles dispositions concernant les élections en cours.

L’ordonnance a ainsi modifié certaines dispositions concernant l’information des salariés et des organisations syndicales en amont du vote (I). De même, les obligations de transmission du protocole d’accord préélectoral (II) et de l’éventuel procès-verbal de carence (III) ont été modifiées.

I – Une information « par tout moyen » des salariés et des organisations syndicales.

a) L’information des salariés sur l’organisation de l’élection.

Lorsqu’un employeur prend l’initiative d’organiser des élections de représentants du personnel, il est tenu d’en informer ses salariés [1] et, notamment, de la date envisagée pour le premier tour du scrutin.

Jusqu’à présent, cette information devait être effectuée par affichage [2]. Dorénavant, l’information par affichage est remplacée par une information « par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information » [3].

Si la notion de « tout moyen » n’est pas précisément définie, elle regroupe en réalité un large éventail de moyens, notamment électroniques, comme la transmission par mail, l’affichage sur l’intranet de l’entreprise, etc. L’objectif est de s’assurer de la preuve que les salariés ont été correctement informés de l’organisation du scrutin. A ce titre, il sera important de conserver toutes les éléments permettant de prouver cette transmission : mails envoyés, accusés de réception, capture d’écran de l’intranet de l’entreprise, etc…, ceci afin de se prémunir contre un éventuel litige. L’affichage paraît désormais être un moyen d’information risqué, si ce n’est obsolète, en ce qu’il ne permet pas de conférer date certaine à l’information.

b) L’information des organisations syndicales sur la négociation du protocole d’accord préélectoral et sur leur possibilité d’établir une liste de candidature.

L’organisation des élections des représentants du personnel doit donner lieu, en amont du scrutin, à la négociation d’un protocole d’accord préélectoral, puis à l’établissement des listes de candidats.

Seules les organisations syndicales dites représentatives sont invitées à cette négociation et à établir, par courrier, des listes de candidats.

Les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement concernés, étaient, quant à elle, invitées par un affichage au sein de l’entreprise. L’absence de cet affichage affectait par nature la validité des élections, le tribunal d’instance étant alors susceptible de prononcer la nullité des élections [4].

Cette obligation d’affichage a disparu. Les dispositions des articles L.2314-3 et L.2324-4 du Code du travail prévoient désormais que cette seconde catégorie d’organisations syndicales, dont certaines pourront devenir représentatives en cas de bons résultats au scrutin, sera informée par « tout moyen ».

En pratique, il est probable que l’employeur ne dispose pas de l’adresse e-mail précise de la ou des organisations syndicales concernées. Toutefois, l’envoi d’un e-mail à l’ensemble des salariés de l’entreprise pourrait satisfaire à cette obligation d’invitation. A défaut de tout élément de preuve de cette information, le risque de nullité des élections existe.

II – La transmission du protocole d’accord préélectoral modifiant le nombre et la composition des collèges électoraux

Un doute existait concernant l’obligation de transmettre le protocole d’accord préélectoral à l’inspecteur du travail à défaut de modification du nombre et de la composition des collèges électoraux.

Ce doute est désormais dissipé. Les articles L.2314-10 et L.2324-12 du Code du travail prévoient désormais que c’est seulement à la demande de l’inspecteur du travail que le protocole d’accord préélectoral doit être transmis.

III – L’information des salariés et de la DIRECCTE en cas de carence de candidats.

L’organisation d’élections peut donner lieu à une absence de candidat aux mandats de représentants du personnel à pourvoir. Il s’agit ici d’une situation de carence de candidature.
En pareil cas, l’employeur doit établir un procès-verbal [5] qu’il doit porter à la connaissance des salariés et de l’inspection du travail. Le défaut d’établissement d’un procès-verbal de carence est constitutif, pour l’employeur, d’une faute qui cause nécessairement un préjudice aux salariés [6].

a) L’information des salariés

Jusqu’à présent, l’employeur informait les salariés par l’affichage de ce procès-verbal « dans l’entreprise ». Dorénavant, il est prévu que l’employeur porte ce procès-verbal « à la connaissance des salariés par tout moyen permettant de donner date certaine à cette information » [7].

Une nouvelle fois, une utilisation d’e-mails avec accusé de réception pourrait être préconisée.

b) L’information de l’inspection du travail.

L’inspection du travail doit également être informée de la situation de carence. A cette fin, le procès-verbal de carence doit lui être transmis.

Aucune règle ne définissait les modalités de cette transmission. En conséquence et à titre préventif, c’est par courrier que les employeurs procédaient à la communication du procès-verbal de carence.

Aujourd’hui, les articles L.2314-5 et L.2324-8 du code du travail disposent que la transmission peut se faire « par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette transmission » [8]. On peut donc envisager une transmission électronique de ce procès-verbal.

Guillaume DEDIEU - Ellipse Avocats et Hadrien DURIF