Le Prix de l’innovation en management juridique 2017 organisé par le Village de la justice en est à sa 5ème édition. Découvrez les innovations des finalistes par le biais d’interview. Place à celle de la direction juridique d’Innothera qui a mis en place un outil informatique interactif d’optimisation du processus de contractualisation des projets et de communication transverse entre les différentes directions de l’entreprise.
Elle est représentée par Faina GALAI, Responsable Juridique Groupe et Bouchra BOULAL, Chargée des Affaires Juridiques [1].

Pourquoi avez-vous décidé d’innover ?

Notre solution innovante a été créée pour permettre de cibler les différents risques afin de les lever et de façon générale d’associer le Département Juridique au développement du business en amont. Nous avons décidé d’innover car il fallait automatiser le processus du contract/project management à notre époque du tout numérique. Le support papier est devenu obsolète, les échanges par mail concernant un projet étaient trop nombreux. Il fallait oser l’innovation afin de résoudre la problématique d’optimisation du temps pour faire face aux exigences du business mondialisé dans le monde digital actuel.

Cette innovation numérique a donc été développée pour optimiser le travail de chaque département et dans l’objectif d’efficacité et de gain de temps. Nous avons décidé d’innover notamment pour permettre de structurer chaque demande en amont du projet et d’éviter de nombreux échanges d’emails.

En quoi votre innovation répond aux enjeux du contract management de votre entreprise ?

Notre innovation est un outil informatique développé par notre équipe juridique en collaboration avec le département informatique permettant aux opérationnels de structurer toute demande contractuelle en renseignant les informations nécessaires concernant tout projet (commercial, scientifique, corporate…) avec la possibilité de joindre tout document (justificatifs, devis, certificats, déclarations…). Elle permet la contractualisation du Projet et ensuite de le faire valider/adapter par plusieurs départements de l’entreprise.

Ce système permet d’accélérer le processus de contractualisation des différents projets du groupe en faisant interagir les différents départements de l’entreprise. Ce système offre la traçabilité avec l’archivage numérique des projets après leur contractualisation.

Notre innovation permet donc de manager la contractualisation des projets de la phase initiale de la demande jusqu’à sa phase finale de la validation du projet, de la signature du contrat et de l’archivage.

Facilite-t-elle la communication entre les départements de l’entreprise ?

Ce système permet l’interaction et la communication transverse entre tous les départements de l’entreprise en amont pour mener à bien les projets et la rédaction contractuelle finale.
Tous les départements concernés par le projet sont donc invités à émettre leurs avis compétents sur les points importants issus des différents domaines avant validation par chacun des départements concernés : Juridique, Médical, Contrôle de Gestion, DAF, Règlementaire, Direction Générale. Chaque intervenant dispose de la possibilité d’émettre des commentaires, de poser des questions, de bloquer le projet ou de demander tout complément d’information/de documentation aux opérationnels.
Tous les échanges concernant un projet peuvent être suivis facilement à tout moment et sont stockés dans un seul fichier informatique accessible à tout moment pour tout le monde, même après son archivage.
Cet outil favorise donc la communication transversale et permet d’éviter pour l’entreprise les risques potentiels.

Les retours sur l’utilisation de l’outil sont-ils positifs ?

Absolument, nous avons des remontées positives des opérationnels concernant notre outil informatique unique de « Contract Management » qui a remplacé de nombreux emails (papier, réunions…) et a permis d’améliorer considérablement la réactivité des services supports. En effet les départements commerciaux sont satisfaits de la rapidité des échanges et du suivi électronique des dossiers offerts par l’outil.
De l’autre côté les départements « supports » ont souligné le fait que cet outil offre la possibilité de partager facilement les informations, de préciser leurs exigences, d’intervenir sur les projets avant la contractualisation en tenant compte des commentaires et des avis des autres départements. Par ailleurs chaque direction peut prendre ses responsabilités dans la validation des projets et des contrats et c’est un autre point apprécié de cet outil.
Enfin la Direction n’a pas manqué de souligner le gain de temps précieux qui permet à notre société de faire face aux exigences du business mondialisé à l’ère du digital en optimisant les flux contractuels.

Découvrez l’innovation en vidéo...

www.innovation-juridique.eu

Découvrez les directions juridiques primées en 2017.

Propos recueillis par Laurine Tavitian Rédaction du Village de la Justice