Un contrôle administratif relevant par nature de l’imprévisible, il est important de se préparer à l’avance afin d’adopter les bons comportements le moment venu.
L’objectif de cette note est d’informer sur le contexte et la pratique des contrôles administratifs en Chine, ainsi que sur les bons réflexes à adopter au sein des entreprises françaises implantées dans ce pays.

Quels sont les contrôles administratifs les plus fréquents en Chine ?

A partir du moment où une société est implantée en Chine, les administrations suivantes sont susceptibles de la prendre pour cible :
 L’administration fiscale ;
 Les douanes ;
 Le bureau du travail ;
 L’administration de l’industrie et du commerce ;
 Le bureau de la propriété intellectuelle ;
 Le bureau de l’information et des nouvelles technologies ;
 Le bureau de la sécurité publique (police).

Bien souvent, un contrôle administratif en Chine ne fera l’objet d’aucun écrit jusqu’à l’obtention de la décision administrative définitive et sauf saisie sur place.

Quels sont les comportements à adopter en amont du contrôle administratif ?

L’information étant le moyen le plus efficace pour éviter les erreurs, il convient :

1. d’informer les employés de l’existence de ces contrôles administratifs, des risques propres à chacun, ainsi que des comportements à adopter le moment venu ;
2. de veiller à disposer d’un système de "backup" de toutes les données informatiques en prévision d’une saisie des ordinateurs et des serveurs, afin de pouvoir identifier avec certitudes les informations saisies lors du contrôle ;
3. de disposer d’un système de vidéosurveillance, au moins à l’entrée, pour pouvoir identifier les enquêteurs et prouver l’existence du contrôle ;
4. de nommer et former des responsables pour assister et encadrer les enquêteurs. Dans la culture chinoise, il est très difficile de s’opposer aux fonctionnaires, même si la loi est du côté de l’entreprise ;
5. de garder une veille juridique constante, car le droit chinois et les réglementations locales sont en perpétuelles évolutions. La Chine légifère beaucoup et très rapidement avec de forts particularismes locaux. Il est bien souvent difficile pour une entreprise étrangère de suivre ces changements, car les salariés chinois sont peu sensibilisés au droit et n’anticipent pas.

Quels sont les bons comportements à adopter lors du contrôle administratif ?

Il s’agit là de gérer une « situation de crise » et comme toute situation de ce genre, l’important est de garder son calme et sa lucidité. Il convient notamment :

1. de vérifier l’identité exacte des enquêteurs et leur administration de rattachement avant de leur donner accès aux locaux de la société. De faire une copie de leur carte professionnelle et de noter le numéro de leur badge ;
2. fournir aux enquêteurs une salle qui leur est réservée, éloignée des salariés et limiter autant que faire se peut leur « vagabondage » dans les locaux de la société ;
3. rappeler aux salariés de ne rien détruire, car la destruction de preuve est une infraction pénale en droit chinois ;
4. demander aux salariés étrangers ou chinois de ne pas tenter de sortir du territoire chinois même en cas de déplacement déjà prévu, car il existe dans ce cas un fort risque de blocage à la douane et de placement en détention préventive ;
5. prévenir le conseil de la société et lui demander de venir afin qu’il puisse fournir une assistance immédiate sans pour autant être l’interlocuteur des enquêteurs. La présence d’un avocat est toujours négative pour les administrations chinoises en période de contrôle ;
6. informer les employés et le siège à l’étranger du contrôle, de la manière la plus claire possible, en communiquant les instructions établit sur la bonne conservation des preuves, leur manière de communiquer avec les enquêteurs, etc. ;
7. après chaque interrogatoire par les enquêteurs, demander aux salariés concernés de mettre par écrit les questions qui leur ont été posées et les réponses qu’ils ont données. Le but est de pouvoir identifier le but du contrôle et commencer à préparer une stratégie de défense ;
8. avant chaque saisie, tamponner les documents avec le tampon confidentiel écrit en chinois, en faire une copie et notifier par écrit aux enquêteurs la nature confidentielle des documents et informations saisies ;
9. ne pas communiquer de manière volontaire, des documents qui ne sont pas sollicités.

Tous ces conseils sont donnés à titre indicatif et sont bien évidemment à adapter en fonction de la situation.

Nicolas Coster Avocat au barreau de Paris - Arbitre Avocat conseil du Consulat Général de France à Shanghai