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Avantages en nature et frais professionnels : distinction et modalités de calcul.
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(note pondérée en fonction du nombre de votes : 3.36 - 3 votes)1/ La nécessaire distinction des avantages en nature et des frais professionnels
1.1 Les avantages en nature
Ces sommes ont le caractère de salaire et peuvent constituer, en partie ou en totalité, la rémunération du salarié (article L.140-2 du Code du travail).
Le principe général est que les avantages en nature sont pris en compte pour leur cožt réel. Toutefois, les avantages représentés par la fourniture de repas ou d’un logement peuvent donner lieu, au choix de l’entreprise, à une évaluation soit au forfait, soit au cožt réel.
1.2 Les frais professionnels
Les frais professionnels sont constitués par l’ensemble des sommes perçues par les salariés pour couvrir des frais exposés pour les besoins de leur activité professionnelle.
* frais de déplacement, frais liés aux conditions de travail, dépenses exposées par le salarié en lieu et place de l’entreprise et dont il obtient le remboursement.
Leurs remboursements n’ont pas le caractère de salaire, sauf dans deux cas :
- lorsqu’ils ne correspondent pas à un remboursement de dépenses exposées par le salarié mais visent à ouvrir une sujétion particulière liée à l’emploi occupé,
- lorsque les sommes perçues par le salarié excèdent les dépenses exposées.
2/ Les modalités de calcul des avantages en nature et des frais professionnels
Deux arrêtés du 10 et 20 décembre 2002 relatifs à l’évaluation des avantages en nature et à la déduction des frais professionnels annulent les arrêtés du 9 janvier et 26 mai 1975. Ils sont applicables depuis le 1er janvier 2003 et fixent de nouvelles modalités de calcul visant à simplifier et moderniser ce dispositif (notamment en précisant le domaine des frais générés par l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication).
2.1 L’évaluation des avantages en nature
L’arrêté fixe un principe général de prise en compte des avantages en nature d’après leur valeur réelle. Mais des évaluations forfaitaires sont prévues en cas de fourniture gratuite de nourriture, logement, véhicule, outils de communication.
Les principaux avantages en nature :
* Nourriture
Lorsque l’employeur fournit la nourriture, quel que soit le montant de la rémunération du salarié, cet avantage est évalué forfaitairement.
1 repas=4 euros
Attention : en cas de déplacement professionnel, le repas du salarié ne constitue pas un avantage en nature.
* Logement
Principe : lorsque l’employeur fournit le logement à son salarié, cet avantage est fixé sur la base d’une évaluation forfaitaire mensuelle selon un barème intégrant les avantages accessoires (eau, gaz, électricité, chauffage, garage).
Option : l’employeur peut également estimer l’avantage d’après la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation ou à défaut, d’après la valeur locative réelle. Les avantages accessoires sont évalués d’après leur valeur réelle.
* Véhicule
L’utilisation privée d’un véhicule mis à disposition du salarié de façon permanente constitue un avantage en nature.
L’employeur peut opter pour l’un des deux modes d’évaluation : le forfait annuel ou les dépenses réelles.
* Outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication
L’usage privé de ces outils (téléphonie mobile, progiciels, Internet, ...), mis à disposition du salarié de façon permanente par l’employeur, constitue un avantage en nature.
Cet avantage est évalué sur option de l’employeur :
- soit sur la base d’un forfait annuel correspondant à 10 % du prix d’achat ou, le cas échéant, de l’abonnement toutes taxes comprises ;
- soit sur la base des dépenses réelles.
*Autres avantages
Les avantages autres que ceux mentionnés précédemment sont déterminés dans tous les cas d’après leur valeur réelle.
L’évaluation forfaitaire vise tous les travailleurs salariés et assimilés et ne tient plus compte, à l’exception du logement, du montant de la rémunération à l’exclusion :
- des gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de Société d’exercice libéral à responsabilité limitée,
- des PDG de SA et de sociétés d’exercice libéral à forme anonyme,
- des présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiées.
2.2 La déduction des frais professionnels
Les frais professionnels pris en charge par l’entreprise sont exclus de l’assiette des cotisations.
L’indemnisation des frais professionnels est effectuée :
- soit sous forme de dépenses réellement engagées,
- soit sous forme d’allocations forfaitaires à condition qu’elles n’excèdent pas certains montants fixés par l’arrêté.
Les principales dispositions :
*Frais de nourriture
Les frais de nourriture indemnisés sur la base d’allocations forfaitaires ne sont pas soumis à cotisations dans certaines limites, sous réserve de la non-application d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.
*Frais de véhicule
Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’indemnité forfaitaire kilométrique est exonérée de cotisations dans les limites fixées par les barèmes kilométriques publiés annuellement par l’administration fiscale.
*Indemnités de grand déplacement
Ces indemnités sont destinées à compenser les dépenses supplémentaires de nourriture, logement et petit-déjeuner engagées par le salarié empêché de regagner chaque jour sa résidence habituelle, en raison d’un déplacement professionnel lorsque :
- la distance qui sépare son lieu de travail de sa résidence est au moins égale à 50 km (trajet aller) ;
- et les transports en commun ne lui permettent pas de parcourir cette distance en moins d’une heure trente minutes.
- Les indemnités de grand déplacement, en métropole, ne sont pas soumises à cotisations dans certaines limites.
*Frais liés au télétravail et à l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication
L’indemnisation de ces frais n’est pas soumise à cotisations lorsque l’employeur justifie de la réalité des dépenses professionnelles engagées par le salarié.
*Mobilité professionnelle
Les frais de déménagement engagés par le salarié dans ce cadre ne peuvent être indemnisés que sur la base réelle d’engagement de frais.
De plus, l’ensemble des indemnités destinées à compenser des frais exposés par le salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle à l’étranger et dans les territoires français situés outre-mer sont déductibles lorsque l’employeur justifie de la réalité des dépenses engagées.
Pour les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ou SELARL, les présidents ou directeurs généraux de SA ou de SELAFA, les présidents ou dirigeants de SAS :
L’indemnisation de leurs frais professionnels ne peut être effectuée que sur la base des dépenses réellement engagées. Toutefois, est exonérée l’indemnisation forfaitaire kilométrique lorsque leur véhicule personnel est utilisé à titre professionnel.
Enfin, les taux d’abattement pour les professions visées à l’article 5 de l’annexe IV du Code général des impôts, dans sa rédaction du 31 décembre 2000, sont maintenus. La déduction forfaitaire autorisée pour ces professions est limitée à 7600 euros par année civile.
Pour tout complément d’information sur les avantages en nature et les frais professionnels, ainsi que sur les limites d’exonération, consultez le site portail des Urssaf : http://www.urssaf.fr.
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