Professions du droit,
trouvez vos prestataires !
Annuaire
Dossiers
Meilleures pratiques
Forum, entraide
Donnez
votre avis !
Guides "papier"
Promotions du mois !
Prestataires,
inscrivez-vous !
Contactez-nous
Mentions légales
... un site ...
Bienvenue sur JURISHOP.FR,
le seul Annuaire des Prestataires de Services des Avocats, Juristes, Notaires, Huissiers...
Vous cherchez un prestataire ? Vous voulez témoigner ou échanger ? Ne cherchez plus, c'est ici !
Cas pratique « Dictée des avocats » : Exemple de solution réussie conjuguant dictées dans le cabinet et externalisation.
2 septembre 2008
Le cabinet d’avocats Abeille et Associés (Marseille et Nîmes) compte 15 avocats et 10 personnes en secrétariat et administratif. Le cabinet intervient dans plusieurs domaines dont le droit public, droit des assurances, droit du travail, droit des TIC, de la santé, etc.
Nous avons interrogé Maître Sylvain Pontier, un des associés, afin d’étudier l’organisation du cabinet en termes de gestion des dictées et de leurs flux et délais de réalisation, dans un cabinet très structuré du point de vue de l’installation informatique.
Détails avec Sylvain Pontier…
Les avocats dictent sur des dictaphones numériques professionnels (Olympus en l’occurrence). Leurs dictées sont toutes centralisées sur un serveur informatique interne du cabinet. Chaque avocat voit en permanence le flux général de dictées du cabinet et ses propres dictées en attente, fait le choix d’affecter les dictées à sa secrétaire ou à la société Ecostaff, en fonction du volume, de l’urgence, de la charge de travail, ou d’autres contraintes du moment.
Le choix du recours à la dictée externalisée date de 2003 et s’est fait à l’occasion d’un manque de personnel pendant les vacances d’été, période de moindre activité mais nécessitant quand même des dictées quotidiennes. « Nous avions besoin d’une solution flexible, que nous avons finalement ensuite organisée et conservée : le recours aux dictées externalisées s’est greffé sur notre organisation au quotidien. La majeure partie des actes et longues dictées est sous-traitée, et les courriers sont saisis au cabinet ».
« La plupart des collaborateurs n’ont pas de secrétaire attitrée. Avec le système de gestion des dictées numériques, chacun voit la masse de travail de chaque secrétaire. Ecostaff vient en débordement si besoin ou en cas de long travail fastidieux, qui bloquerait et « épuiserait » une secrétaire du cabinet ».
« On externalise aussi parfois lorsque l’on a besoin de documents très vite, mais sans vouloir désorganiser l’équipe en interne ». Ecostaff propose en effet des prestations garanties sous 4 ou 8 heures pour les urgences, sous 2 ou 3 jours autrement. L’équipe Ecostaff est depuis juillet 2008 également disponible le week-end, permettant ainsi d’avoir ses documents urgents dictés le vendredi ou samedi dès le lundi matin, voire durant le week-end lui –même.
Au cabinet d’avocats Abeille et Associés, 20% environ des dictées sont ainsi sous-traitées, puis rapidement relues à réception. « Mais honnêtement la qualité est exceptionnelle, et en cas de doute ou d’erreur possible lors de la dictée, c’est signalé en marge du document par le personnel Ecostaff ».
Autre point important selon Sylvain Pontier : « Cela a permis non seulement au cabinet de grossir sans augmenter trop ses charges salariales, mais cela a aussi amélioré la qualité du travail de dictée en interne : En évitant de « déborder » en permanence les secrétaires, on augmente notre qualité en sortie. Et pour ce qui concerne les dictées sous-traitées à Ecostaff, ils ont une réelle expertise et organisation leur permettant de nous rendre de très bons documents.
Par exemple, pour de gros mémoires en marchés publics que je dicte, pénibles à saisir, ma secrétaire seule peut s’épuiser en y passant beaucoup de temps, alors que Ecostaff le gèrera différemment, en divisant la dictée du document : Ce sera plus rapide et avec un bon rendu, puisqu’occasionnant moins de lassitude… ».
Utilisant des machines à dicter numériques de petite taille, « je me déplace avec en permanence, en expertise, en attendant un train, etc. Je dicte et à distance j’ envoie mes dictées sur le serveur du cabinet par internet, bien avant de rentrer au cabinet ».
Pour tous les contentieux nationaux, qui nécessitent de nombreux déplacements, il y a beaucoup de "temps morts" qui n’en sont plus avec cette solution, et l’avocat trouve à son retour ses documents prêts si nécessaire.
En terme de sécurité des flux pour l’externalisation, Ecostaff confirme la réception et le suivi des dictées en permanence.
Au final, l’externalisation des dictées fonctionne comme une secrétaire dans le cabinet, sans contraintes supplémentaires, puisqu’elle se greffe sur la gestion de toutes les dictées sur le serveur, « avec une flexibilité en plus : d’un mois à l’autre le volume de dictées externalisées peut varier considérablement. Le recours à la sous-traitance permet de lisser le volume de travail de nos secrétaires ».
L’adoption du système de dictée centralisé a rendu transparente l’externalisation, aucun collaborateur n’a donc rencontré de frein à l’utilisation de la solution.
Sur la confidentialité, il y a évidemment des garanties contractuelles avec Ecostaff, jugées tout à fait suffisantes. Il y a en plus toujours la possibilité de remplacer à la dictée les noms par d’autres.
Le cabinet est donc très satisfait de son organisation, et la nouvelle offre de dictée le week-end vient combler la dernière attente des collaborateurs…
***
Sylvain PONTIER a prêté serment en 2000, après avoir obtenu un DESS de droit international des affaires (Institut de Droit des Affaires), un Diplôme de Juriste Conseil d’Entreprise en droit des affaires internationales puis un DEA de droit public.
Il se consacre aujourd’hui principalement au droit public ainsi qu’au droit des nouvelles technologies de l’information et de la communication.
www.abeille-associes.com
***
La société Ecostaff a assuré la fourniture, l’installation, la formation et l’assistance sur l’ensemble de l’équipement en outils de dictée numérique du Cabinet. Son équipe assure le fonctionnement en parfaite compatibilité des dictaphones professionnels Olympus de modèles ds660, ds3000, ds3300, ds4000 et ds5000 et des kits de transcriptions as3000 et as4000 pour leurs secrétaires. Différentes générations de matériels coexistent parfaitement dans le cabinet, du fait de l’ancienneté du partenariat entre le cabinet Abeille et Associés et Ecostaff, et des phases successives de déploiement qui ont correspondu à l’évolution du Cabinet de 2003 à ce jour.
www.ecostaff.fr
RSS 2.0