Accueil / Standard puis Formaliste (évolution progressive)(H/F) à Villard de Lans

Accueil / Standard puis Formaliste (évolution progressive)(H/F)

Recruteur : Office notarial de Villard de Lans (Isère)
Publié : 15/01/2026
Région : Villard de Lans (Auvergne-Rhône-Alpes)
Type de contrat : C.D.D.

OFFRE D’EMPLOI – Accueil / Standard puis Formaliste (évolution progressive)

Contrat :

CDD à temps plein puis mi-temps, évolutif en CDI à temps plein

Lieu : Office notarial de VILLARD-DE-LANS (Isère) 158 avenue Général de Gaulle.

Prise de poste : 30 mars 2026

Organisation du poste et perspectives d’évolution

Notre office notarial recrute une personne dans le cadre d’un parcours évolutif en deux étapes, offrant une intégration progressive au sein de l’étude et une véritable perspective de poste pérenne.

1ère phase : remplacement congé maternité – Accueil / Standard

Du 15 mars 2026 au 1er janvier 2027 – Temps pleinVous assurerez le remplacement d’une standardiste / agent d’accueil pendant un congé maternité, avec une période de passation et d’adaptation de deux semaines avec la personne remplacée.

2ème phase : formation au poste de formaliste

A compter du 1er janvier 2027 – Mi-temps

À l’issue du remplacement, le contrat évoluera vers un CDD à mi-temps (d’une durée maximum de 18 mois), dédié à une formation complète au poste de formaliste, en vue du départ à la retraite de la formaliste actuelle.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec elle afin d’assurer une transmission progressive des compétences et des procédures.

Évolution finale

MISSIONS

Phase 1 – Accueil & Standard (mars 2026 → décembre 2026)

Accueil téléphonique et physique des clients
Réception et orientation des appels vers les notaires et collaborateurs
Prise de messages et gestion des urgences
Gestion des agendas et fixation des rendez-vous des notaires
Gestion de la boîte mail générale de l’étude
Ouvertures de dossiers informatiques
Réalisation des copies d’actes (anciens actes et actes nouvellement signés)

Phase 2 – Formaliste aux formalités postérieures

Vous interviendrez sur l’ensemble des formalités postérieures à la signature des actes notariés.

Traitement et suivi des formalités

Préparation et dépôt des formalités auprès des organismes compétents :
- Service de la publicité foncière
- Services fiscaux
- Greffe du tribunal
- Mairies et autres administrations
Vérification de la conformité des actes et des pièces avant transmission
Suivi des retours administratifs, gestion des rejets et corrections
Respect et contrôle des délais légaux

Organisation et suivi administratif

Tenue des tableaux de suivi des formalités en cours
Classement, archivage et gestion documentaire des dossiers
Édition et conservation des copies exécutoires et authentiques
Gestion du courrier et des échanges liés aux formalités

Communication et coordination

Échanges réguliers avec les notaires et collaborateurs pour le suivi des dossiers
Relations avec les administrations, organismes publics et partenaires
Appui ponctuel sur d’autres missions administratives de l’étude

Évolution du poste (à partir de 2028)

Gestion autonome du service formalités
Organisation et planification des formalités postérieures
Suivi complet des actes jusqu’à leur finalisation
Interlocuteur(trice) direct(e) des organismes institutionnels

Profil recherché

Nous recherchons une personne rigoureuse, méthodique et organisée, appréciant le travail administratif précis et structuré.

Formation juridique ou notariale appréciée (BTS Notariat, DUT Carrières juridiques, Licence professionnelle…), non indispensable
Ou expérience significative dans un poste nécessitant :
Aisance avec les outils informatiques (Word, Excel, logiciels métiers)
Capacité d’apprentissage et d’adaptation
Sens de la confidentialité, du travail en équipe et de la communication interne

Conditions

CDD évolutif selon les phases décrites
Formation complète assurée en interne
Évolution en CDI à temps plein
Rémunération selon profil et expérience
Environnement de travail stable, bienveillant et formateur.

Je vous laisse le soin d’adresser votre CV et lettre de motivation par email en postulant ci-dessus.

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Description de l'annonce :