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Assistant - Assistante personnel(le) bilingue

Offre d'emploi : Assistant - Assistante personnel(le) bilingue

  • Recruteur : Progressis
  • Publié : 06/09/2021
  • Région : Paris (Ile de France)
  • Type de contrat : C.D.I.
Rejoignez un grand cabinet d'avocats anglo-saxon dans le cadre d’un CDI à pourvoir dès que possible.

L'assistant(e) personnel sera rattaché(e) à l’Office Manager, les principales missions seront les suivantes :

- Fournir un soutien aux collaborateurs (et aux associés si nécessaire) pour la préparation du travail des clients et d'autres activités non facturables
- Rédiger une correspondance grammaticalement correcte (lettres, mémos, rapports, courriels, télécopies, etc., y compris à partir d’une dictée et des annotations) en français et en anglais
- Relecture et édition de la correspondance pour corriger la grammaire, l'orthographe et la ponctuation
- Préparation de documents et relier les dossiers sur demande
- Gestion d'événements juridiques, aide à la préparation de pitch et d'autres documents reliés au marketing/business développement.
- Créer, organiser et maintenir des fichiers papier et électroniques et aider à effectuer archivage
- Gestion des courriels entrants et y répondre de manière appropriée
- Répondre, filtrer et passer des appels téléphoniques de manière professionnelle. Prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires. Gestion du courrier et les colis entrants et sortants.
- Aider à signaler et à faire remonter les problèmes informatiques au service d'assistance IT du cabinet et veiller à ce que les problèmes soient suivis et résolus rapidement.
- Participer aux tâches de réception. Rencontrer et accueillir les clients et les autres visiteurs de manière professionnelle.
- Aider avec de divers projets (par exemple, événements clients et fonctions sociales du personnel)
- Planifier et coordonner les arrangements pour les réunions et les événements des clients (y compris la réservation de salles de conférences et l'installation).
À l'occasion, les tâches supplémentaires peuvent inclure :
- l’aide à la saisie des temps (time entries) et à la gestion des notes de frais.
- gestion des suivies des calendriers et organiser les déplacements (y compris le transport et l'hébergement) et préparer les itinéraires.
 
- Préparer les factures clients, les budgets et traiter les factures finales (en collaboration avec l'équipe financière du cabinet).
 
- Collaborer avec l'équipe Risk & Compliance pour effectuer des recherches sur les conflits d'intérêts dans le cadre de la prise de nouvelles affaires et de l'ouverture de nouveaux dossiers.

Vous disposez de deux années d’expérience au minimum de deux ans d'expérience dans un poste équivalent, dans un environnement de services professionnels et de solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

Vous faites preuve d'une grande énergie et d'un grand dynamisme, être capable de travailler sous une supervision minimale lorsque cela est nécessaire et fournir un soutien proactif aux prestataires d'honoraires. Vous vous distinguez par votre de la confidentialité et votre flexibilité.
Vous êtes à l’aise avec Microsoft365 et les outils de bureau.

39h00 / salaire selon profil et expérience

Depuis 1999, Progressis recrute en permanence des candidat(e)s débutant(e)s ou expérimenté(e)s, avec ou sans compétences linguistiques afin de proposer des solutions en intérim-CDD-CDI dans 3 familles de métiers :

• Les fonctions supports
• Les métiers des ressources humaines
• Les métiers du juridique 
Nous établissons avec nos clients et nos candidat(e)s un véritable partenariat triangulaire, fondé sur l’écoute et l’expertise, afin de réussir ensemble un recrutement optimal.
http://www.progressis.com/

Progressis est membre d’A Compétence Egale

La sécurité de vos données

Nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie par le traitement. Dans cette perspective, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher dans toute la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.
Description de l'annonce :

Rejoignez un grand cabinet d'avocats anglo-saxon dans le cadre d’un CDI à pourvoir dès que possible.

L'assistant(e) personnel sera rattaché(e) à l’Office Manager, les principales missions seront les suivantes :

- Fournir un soutien aux collaborateurs (et aux associés si nécessaire) pour la préparation du travail des clients et d'autres activités non facturables
- Rédiger une correspondance grammaticalement correcte (lettres, mémos, rapports, courriels, télécopies, etc., y compris à partir d’une dictée et des annotations) en français et en anglais
- Relecture et édition de la correspondance pour corriger la grammaire, l'orthographe et la ponctuation
- Préparation de documents et relier les dossiers sur demande
- Gestion d'événements juridiques, aide à la préparation de pitch et d'autres documents reliés au marketing/business développement.
- Créer, organiser et maintenir des fichiers papier et électroniques et aider à effectuer archivage
- Gestion des courriels entrants et y répondre de manière appropriée
- Répondre, filtrer et passer des appels téléphoniques de manière professionnelle. Prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires. Gestion du courrier et les colis entrants et sortants.
- Aider à signaler et à faire remonter les problèmes informatiques au service d'assistance IT du cabinet et veiller à ce que les problèmes soient suivis et résolus rapidement.
- Participer aux tâches de réception. Rencontrer et accueillir les clients et les autres visiteurs de manière professionnelle.
- Aider avec de divers projets (par exemple, événements clients et fonctions sociales du personnel)
- Planifier et coordonner les arrangements pour les réunions et les événements des clients (y compris la réservation de salles de conférences et l'installation).
À l'occasion, les tâches supplémentaires peuvent inclure :
- l’aide à la saisie des temps (time entries) et à la gestion des notes de frais.
- gestion des suivies des calendriers et organiser les déplacements (y compris le transport et l'hébergement) et préparer les itinéraires.
 
- Préparer les factures clients, les budgets et traiter les factures finales (en collaboration avec l'équipe financière du cabinet).
 
- Collaborer avec l'équipe Risk & Compliance pour effectuer des recherches sur les conflits d'intérêts dans le cadre de la prise de nouvelles affaires et de l'ouverture de nouveaux dossiers.

Vous disposez de deux années d’expérience au minimum de deux ans d'expérience dans un poste équivalent, dans un environnement de services professionnels et de solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

Vous faites preuve d'une grande énergie et d'un grand dynamisme, être capable de travailler sous une supervision minimale lorsque cela est nécessaire et fournir un soutien proactif aux prestataires d'honoraires. Vous vous distinguez par votre de la confidentialité et votre flexibilité.
Vous êtes à l’aise avec Microsoft365 et les outils de bureau.

39h00 / salaire selon profil et expérience

Depuis 1999, Progressis recrute en permanence des candidat(e)s débutant(e)s ou expérimenté(e)s, avec ou sans compétences linguistiques afin de proposer des solutions en intérim-CDD-CDI dans 3 familles de métiers :

• Les fonctions supports
• Les métiers des ressources humaines
• Les métiers du juridique 
Nous établissons avec nos clients et nos candidat(e)s un véritable partenariat triangulaire, fondé sur l’écoute et l’expertise, afin de réussir ensemble un recrutement optimal.

http://www.progressis.com/

Progressis est membre d’A Compétence Egale

La sécurité de vos données

Nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie par le traitement. Dans cette perspective, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher dans toute la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.

Informations complémentaires :

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