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Assistant(e) de direction polyvalent(e)

  • Recruteur : Archipel
  • Publié : 15/09/2020
  • Région : Paris (Ile de France)
  • Type de contrat : C.D.I.
ASSISTANT(E) DE DIRECTION POLYVALENT(E)
 
Minimum cinq ans d’expérience en cabinet d’avocats
 
Poste à pourvoir immédiatement
 
Descriptif du poste :
 
  • Organisation, mise à jour et tenue des dossiers administratifs ;
  • Gestion des approvisionnements en fournitures et consommables ; suivi des commandes de cartes de visite, cartes de vœux (papier/électronique), papier à entête etc. ;
  • Assistance à la tenue de la comptabilité courante (livre de banque et de caisse, règlements fournisseurs, tenue de la comptabilité courante) ;
  • Gestion des notes de frais ;
  • Élaboration des factures, suivi et relances ; tenue du tableau de facturation ;
  • Classement des dossiers administratifs (papier et informatique) ; archivage des dossiers clients (papier et informatique) ;
  • Assistance au secrétariat juridique ; assistance à la préparation des dossiers de plaidoirie ; mise en forme des documents et courriers ; suivi et utilisation du RPVA (e-barreau, e-carpa) ;
  • Gestion du parc informatique et téléphonie ; suivi des incidents informatiques, téléphonie et photocopieur et lien avec les prestataires extérieurs concernés ; suivi des logiciels installés et de leur renouvellement ;
  • Organisation et planification des rendez-vous, des déplacements en France et à l’étranger, des réunions, des séminaires, des formations professionnelles ; des événements entreprise ;
  • Gestion de l’agenda de la Direction ;
  • Gestion du courrier entrant et sortant ; réception et distribution, affranchissement et dépôt à la poste ; suivi des courriers recommandés, DHL, Chronopost, coursiers ;
  • Recherches ponctuelles de fournisseurs, préparation d’un budget, demandes et comparaisons de devis ;
  • Gestion du Standard téléphonique (renseignement, transmission/redirection des appels) ;
  • Réception et accueil physique des clients ; préparation de la salle de réunion ;
  • Assistance à l’entretien des locaux et des plantes.
 
Ces tâches sont réalisées sous l’autorité de notre Office manager.
 
Compétences requises :
 
  • Excellente expression orale et rédactionnelle
  • Maîtrise de la communication en anglais obligatoire
  • Maîtrise des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique)
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique
  • Parfaite maîtrise du pack Office (notamment les fonctions avancées de Word et d’Excel)
  • Maîtrise des logiciels de facturation
  • Notions en comptabilité courante d’une entreprise
  • Connaissance du langage juridique propre au cabinet d’avocats
 
Qualités requises :
 
  • Rigueur et méthode
  • Forte capacité d’organisation
  • Capacité à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte de son travail
  • Polyvalence
  • Bonne présentation

Formation souhaitée :
BAC+2 Droit, ou assistance de direction, ou issu(e) du cycle ESAS/ENADEP
 
Type de contrat :
CDI temps plein, 39h/semaine ; 
Lundi au jeudi : 9h45/13h et 14h/18h45, vendredi : 9h45/13h et 14h/17h45 (horaires indicatifs)
 
Classification et rémunération :
Classification selon la convention collective nationale des avocats et de leur personnel (IDCC 1000) : Niveau 3, 3e échelon, coefficient 300
 
Rémunération correspondant au minimum conventionnel pour un CDI de 39h00 : 30 423 € brute annuelle (prime de 13e mois inclus) (négociable selon profil et expérience)
Description de l'annonce :

ASSISTANT(E) DE DIRECTION POLYVALENT(E)
 
Minimum cinq ans d’expérience en cabinet d’avocats
 
Poste à pourvoir immédiatement
 
Descriptif du poste :
 
  • Organisation, mise à jour et tenue des dossiers administratifs ;
  • Gestion des approvisionnements en fournitures et consommables ; suivi des commandes de cartes de visite, cartes de vœux (papier/électronique), papier à entête etc. ;
  • Assistance à la tenue de la comptabilité courante (livre de banque et de caisse, règlements fournisseurs, tenue de la comptabilité courante) ;
  • Gestion des notes de frais ;
  • Élaboration des factures, suivi et relances ; tenue du tableau de facturation ;
  • Classement des dossiers administratifs (papier et informatique) ; archivage des dossiers clients (papier et informatique) ;
  • Assistance au secrétariat juridique ; assistance à la préparation des dossiers de plaidoirie ; mise en forme des documents et courriers ; suivi et utilisation du RPVA (e-barreau, e-carpa) ;
  • Gestion du parc informatique et téléphonie ; suivi des incidents informatiques, téléphonie et photocopieur et lien avec les prestataires extérieurs concernés ; suivi des logiciels installés et de leur renouvellement ;
  • Organisation et planification des rendez-vous, des déplacements en France et à l’étranger, des réunions, des séminaires, des formations professionnelles ; des événements entreprise ;
  • Gestion de l’agenda de la Direction ;
  • Gestion du courrier entrant et sortant ; réception et distribution, affranchissement et dépôt à la poste ; suivi des courriers recommandés, DHL, Chronopost, coursiers ;
  • Recherches ponctuelles de fournisseurs, préparation d’un budget, demandes et comparaisons de devis ;
  • Gestion du Standard téléphonique (renseignement, transmission/redirection des appels) ;
  • Réception et accueil physique des clients ; préparation de la salle de réunion ;
  • Assistance à l’entretien des locaux et des plantes.
 
Ces tâches sont réalisées sous l’autorité de notre Office manager.
 
Compétences requises :
 
  • Excellente expression orale et rédactionnelle
  • Maîtrise de la communication en anglais obligatoire
  • Maîtrise des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique)
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique
  • Parfaite maîtrise du pack Office (notamment les fonctions avancées de Word et d’Excel)
  • Maîtrise des logiciels de facturation
  • Notions en comptabilité courante d’une entreprise
  • Connaissance du langage juridique propre au cabinet d’avocats
 
Qualités requises :
 
  • Rigueur et méthode
  • Forte capacité d’organisation
  • Capacité à travailler en autonomie tout en sachant rendre compte de son travail
  • Polyvalence
  • Bonne présentation

Formation souhaitée :
BAC+2 Droit, ou assistance de direction, ou issu(e) du cycle ESAS/ENADEP
 
Type de contrat :
CDI temps plein, 39h/semaine ; 
Lundi au jeudi : 9h45/13h et 14h/18h45, vendredi : 9h45/13h et 14h/17h45 (horaires indicatifs)
 
Classification et rémunération :
Classification selon la convention collective nationale des avocats et de leur personnel (IDCC 1000) : Niveau 3, 3e échelon, coefficient 300
 
Rémunération correspondant au minimum conventionnel pour un CDI de 39h00 : 30 423 € brute annuelle (prime de 13e mois inclus) (négociable selon profil et expérience)

Informations complémentaires :

LES HABITANTS

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