Assistant(e) Juridique Bilingue Senior

Assistant(e) Juridique Bilingue Senior - Corporate

Posted by : Progressis
Posted date : 06/12/2023
Location : Paris (Ile de France region)
Job Type : Undated contract

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Description de l'annonce :

L’ENTREPRISE :

Vous souhaitez contribuer au développement d’un cabinet international ? Vous impliquer dans le soutien de clients dans un environnement commercial en pleine évolution ? Notre client est un cabinet d'avocats d'affaires international présent dans de nombreux pays. Leur bureau parisien étant l'un des plus importants de la Firme, ils sont spécialisés dans de nombreux domaines d’expertise tels que la finance, le capital-risque, le droit des affaires ou encore le droit du commerce.

Leur objectif est d'aider les organisations à évoluer grâce à la technologie et au monde numérique. Avec plus de 1000 avocats répartis dans une trentaine de bureaux tous répartis entre l'Europe, le Moyen-Orient et l'Asie-Pacifique, ce grand groupe opère à l'échelle mondiale. A la pointe de l’innovation, ce cabinet international cherche à faire la différence et joue un rôle actif dans les sujets d’actualité : la diversité et l’inclusion des profils, le développement durable et le respect de l’environnement, la responsabilité sociale et les actions bénévoles.

VOTRE POSTE :

En relation étroite avec les avocats auxquels il/elle est rattaché(e), l’assistant(e) juridique bilingue, outre ses missions classiques de secrétariat, assiste les équipes dans les missions de secrétariat juridique des dossiers de son département et gère l’ensemble des tâches administratives liées à l’activité des avocats. L’assistant(e) juridique est un vrai pilier et ses tâches sont variées.

Vous assisterez 2 associés dont le Managing Partner de la division Corporate. Ce poste vous permettra de mettre à profit vos compétences dans une structure internationale et d’apporter votre pierre à l’édifice, aux côtés de collègues investis, passionnés et impliqués.

Il s'agit d'un poste à pourvoir dès que possible.

- Localisation : Paris - 9e

- Contrat : CDI de 37h hebdomadaires

- Rémunération : entre 45.000 et 55.000 euros/an selon le profil

VOS MISSIONS :

(Liste non exhaustive)

• GESTION ADMINISTRATIVE

Outlook

Tenue de l’agenda -> prise de rendez-vous, organisation de réunions…

Gestion des mails -> lecture, réponse si possible en accord avec les avocats si l’assistante a accès à la boîte mails

Création de listes de publipostage (vœux, mailings…)

Démarches juridiques

Gestion et vérification de la procédure des dossiers

Recherche de documents juridiques

Gestion des documents et assistance dans la préparation des closings,

Elaboration des e-Bibles post closing

Base Contact

Mise à jour de la liste de contacts des avocats et, le cas échéant, de données de contacts communs du groupe

Accueil téléphonique/prise et communication des messages au sein de l’équipe

Gestion du courrier -> récupération & distribution du courrier, envoi recommandé A/R et DHL

Bureautique

Production, mise en page, modifications & impression de documents

Relecture syntaxique et orthographique des documents & mise en page conforme aux standards du Cabinet

Comparaison de documents (Delta view, marques de révision…)

Traduction + rédaction en anglais de documents/mails

Préparation des présentations PowerPoint

Photocopies, scan & impression de documents

Création de dossiers physiques, classement & archivage

Gestion des audits (impressions des documents)

Elaboration des pitchs

Elaboration de documents relatifs à des présentations / événements clients

• ORGANISATION

Organisation des déplacements (hôtel, transports, repas) avec le Service Voyages

Organisation logistique -> visioconférences – réunions (taxis) – séminaires (invitations, réservations des salles et commandes des repas si nécessaire) – déjeuners & dîners (réservation de restaurant)

Organisation des conférences téléphoniques

Préparation de présentations pour conférences

Organisation et suivi du recrutement des futurs stagiaires

• OUVERTURE DE DOSSIERS/RELATION CLIENTS & FACTURATION/COMPTABILITE

Ouverture de dossiers

Ouverture d’un nouveau Client/Matter number -> demande de création de numéro & transmission aux personnes concernées au sein de l’équipe d’avocats

Conflict check

Facturation

Saisie des temps

Suivi du WIP : Préparation des narratifs et lettres de couverture

Comptabilité

Gestion des notes de frais

Gestion des débours

Préparation lettres aux CAC (liaison avec compta)

Suivi des dossiers (relances correspondantes et suivi des notes d'honoraires)

• EQUIPE

Entraide au sein de l’équipe

Coordination avec les autres secrétaires du Cabinet et des bureaux étrangers

• GESTION DES DEMANDES DIVERSES (SERVICES GENERAUX, COMMANDES DE FOURNITURES, RESOLUTION DES PROBLEMES INFORMATIQUES, CHANGEMENT DE CARTOUCHES IMPRIMANTES AVOCATS…)

LES AVANTAGES :

- 1h15 de pause déjeuner + Titres Restaurant de 9.00€ dont 3.63€ de part salariale
- 11 RTT / an
- 13e mois peut être mensualisé, ou versé en 2 fois ou à Noël, comme le souhaitez
- Mutuelle individuelle ou famille au choix (participation salarié 40%)
- Programme de formation afin d'assurer votre intégration et votre développement sur votre poste
- Bonus selon performance
- Les locaux disposent de cuisines équipées, boissons à volonté, petits déjeuners et pots régulièrement organisés
- Vous bénéficiez d’un bon CE : après 1 an chèque vacances d'été, des cadeaux à Noël, un chèque culture, une soirée de Noël et une summer party.
- Bonne ambiance et un vrai esprit d’équipe. Il y a un tournoi de foot suivi par tous les membres du cabinet !

VOTRE PROFIL :

• Secrétaire ayant au moins 10 ans d’expérience dans le même domaine

• Très bonne maîtrise des langues française et anglaise à l'oral et à l'écrit, excellente orthographe

• Bon niveau de culture générale

• Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PPT, Outlook)

• Extrême discrétion et respect total de la confidentialité

• Excellente organisation, rigueur & méthode

• Intérêt & bonne connaissance du métier

• Bonne connaissance des mécanismes de fonctionnement d’un cabinet international

Ce poste vous intéresse ?

Contactez-moi : Sylvana en précisant la référence l’annonce ASJUBIS/SB/09/2023 dans l’objet à l'adresse suivante : s.beslic@progressis.com ou au 01 88 33 46 07, je serai ravie d’échanger avec vous !

Depuis 1999, Progressis recrute en permanence des candidat(e)s débutant(e)s ou expérimenté(e)s, avec ou sans compétences linguistiques afin de proposer des solutions en intérim-CDD-CDI dans 3 familles de métiers :

•Les métiers des fonctions support

•Les métiers des ressources humaines

•Les métiers du juridique

Nous établissons avec nos clients et nos candidat(e)s un véritable partenariat triangulaire, fondé sur l’écoute et l’expertise, afin de réussir ensemble un recrutement optimal.

http://www.progressis.com

La sécurité de vos données:

Nous avons pour objectif de toujours conserver vos données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie par le traitement. Dans cette perspective, nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher dans toute la mesure du possible toute altération ou perte de vos données ou tout accès non autorisé à celles-ci.

Other informations :

Internal reference (optional) : ASJUBIS/SB/09/2023
Years of professional experience : More than 10 years
English level : Bilingual
Classification : Secretary

Voir en ligne :
https://www.village-justice.com/annonces/index.php?post_id=361162

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