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Assistant personnel H/F - Anglais courant

Offre d'emploi : Assistant personnel H/F - Anglais courant

  • Recruteur : Neithwork
  • Publié : 30/11/2021
  • Région : Paris 8 (Ile de France)
  • Type de contrat : C.D.I.

NeithWork, cabinet de conseil en recrutement, est présent auprès des plus grands acteurs du droit en France.
Notre client, un cabinet d’avocats international basé à Paris 8 nous a mandaté pour l’accompagner sur le recrutement d'un(e)  : 

Assistant personnel H/F en CDI.

DESCRIPTION DU POSTE

Rattaché(e) à l’Office Manager, les principales missions seront les suivantes :

 

- Fournir un soutien aux collaborateurs (et aux associés si nécessaire) pour la préparation du travail des clients et d'autres activités non facturables.

- Rédiger une correspondance grammaticalement correcte (lettres, mémos, rapports, courriels, télécopies, etc., y compris à partir d’une dictée et des annotations) en français et en anglais.

- Relecture et édition de la correspondance pour corriger la grammaire, l'orthographe et la ponctuation.

- Préparation de documents et relier les dossiers sur demande.

- Gestion d'événements juridiques, aide à la préparation de pitch et d'autres documents reliés au marketing/business développement.

- Créer, organiser et maintenir des fichiers papier et électroniques (l’expérience de l'utilisation d'iManage est souhaitée) et aider à effectuer archivage.

- Gestion des courriels entrants et y répondre de manière appropriée.

- Répondre, filtrer et passer des appels téléphoniques de manière professionnelle. Prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires. Gestion du courrier et les colis entrants et sortants.

- Aider à signaler et à faire remonter les problèmes informatiques au service d'assistance IT du cabinet et veiller à ce que les problèmes soient suivis et résolus rapidement.

- Participer aux tâches de réception. Rencontrer et accueillir les clients et les autres visiteurs de manière professionnelle.

- Aider avec de divers projets (par exemple, événements clients et fonctions sociales du personnel).

 

À l'occasion, les tâches supplémentaires peuvent inclure :

- l’aide à la saisie des temps (time entries) et à la gestion des notes de frais.

- gestion des suivies des calendriers et organiser les déplacements (y compris le transport et l'hébergement) et préparer les itinéraires.

- Préparer les factures clients, les budgets et traiter les factures finales (en collaboration avec l'équipe financière du cabinet).

- Collaborer avec une équipe confidentielle pour effectuer des recherches sur les conflits d'intérêts dans le cadre de la prise de nouvelles affaires et de l'ouverture de nouveaux dossiers

PROFIL RECHERCHÉ

- Un minimum de deux ans d'expérience dans un poste équivalent, dans un environnement de services professionnels.

- Une expérience acquise dans un cabinet d'avocats international, en particulier avec une équipe d'arbitrage/contentieux, serait bénéfique.

- Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

- Excellentes compétences de communication verbale et écrite.

- Être en mesure d’offrir un soutien aux clients et aux visiteurs.

- Faire preuve d'une grande énergie et d'un grand dynamisme, être capable de travailler sous une supervision minimale lorsque cela est nécessaire et fournir un soutien proactif aux prestataires d'honoraires.

- Professionnalisme et confiance dans les relations avec les associés et les clients.

- Intégrité et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.

- Flexibilité pour soutenir des collègues dans d'autres tâches liées au bureau, si nécessaire

Description de l'annonce :

NeithWork, cabinet de conseil en recrutement, est présent auprès des plus grands acteurs du droit en France.
Notre client, un cabinet d’avocats international basé à Paris 8 nous a mandaté pour l’accompagner sur le recrutement d'un(e)  : 

Assistant personnel H/F en CDI.

DESCRIPTION DU POSTE

Rattaché(e) à l’Office Manager, les principales missions seront les suivantes :

 

- Fournir un soutien aux collaborateurs (et aux associés si nécessaire) pour la préparation du travail des clients et d'autres activités non facturables.

- Rédiger une correspondance grammaticalement correcte (lettres, mémos, rapports, courriels, télécopies, etc., y compris à partir d’une dictée et des annotations) en français et en anglais.

- Relecture et édition de la correspondance pour corriger la grammaire, l'orthographe et la ponctuation.

- Préparation de documents et relier les dossiers sur demande.

- Gestion d'événements juridiques, aide à la préparation de pitch et d'autres documents reliés au marketing/business développement.

- Créer, organiser et maintenir des fichiers papier et électroniques (l’expérience de l'utilisation d'iManage est souhaitée) et aider à effectuer archivage.

- Gestion des courriels entrants et y répondre de manière appropriée.

- Répondre, filtrer et passer des appels téléphoniques de manière professionnelle. Prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires. Gestion du courrier et les colis entrants et sortants.

- Aider à signaler et à faire remonter les problèmes informatiques au service d'assistance IT du cabinet et veiller à ce que les problèmes soient suivis et résolus rapidement.

- Participer aux tâches de réception. Rencontrer et accueillir les clients et les autres visiteurs de manière professionnelle.

- Aider avec de divers projets (par exemple, événements clients et fonctions sociales du personnel).

 

À l'occasion, les tâches supplémentaires peuvent inclure :

- l’aide à la saisie des temps (time entries) et à la gestion des notes de frais.

- gestion des suivies des calendriers et organiser les déplacements (y compris le transport et l'hébergement) et préparer les itinéraires.

- Préparer les factures clients, les budgets et traiter les factures finales (en collaboration avec l'équipe financière du cabinet).

- Collaborer avec une équipe confidentielle pour effectuer des recherches sur les conflits d'intérêts dans le cadre de la prise de nouvelles affaires et de l'ouverture de nouveaux dossiers

PROFIL RECHERCHÉ

- Un minimum de deux ans d'expérience dans un poste équivalent, dans un environnement de services professionnels.

- Une expérience acquise dans un cabinet d'avocats international, en particulier avec une équipe d'arbitrage/contentieux, serait bénéfique.

- Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.

- Excellentes compétences de communication verbale et écrite.

- Être en mesure d’offrir un soutien aux clients et aux visiteurs.

- Faire preuve d'une grande énergie et d'un grand dynamisme, être capable de travailler sous une supervision minimale lorsque cela est nécessaire et fournir un soutien proactif aux prestataires d'honoraires.

- Professionnalisme et confiance dans les relations avec les associés et les clients.

- Intégrité et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.

- Flexibilité pour soutenir des collègues dans d'autres tâches liées au bureau, si nécessaire

Informations complémentaires :
  • Années d'expérience professionnelle : 3 à moins de 5 ans
  • Date d'entrée en poste : Asap ou selon préavis
  • Revenu proposé : Selon profil
  • Niveau d'anglais demandé : Courant
  • Fonction : Secrétaires, Assistants

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