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Secretaire de direction Anglais Courant H/F

Offre d'emploi : Secretaire de direction Anglais Courant H/F

  • Recruteur : Neithwork
  • Publié : 25/11/2022
  • Région : 75008 (Ile de France)
  • Type de contrat : C.D.I.
NeithWork, cabinet de conseil en recrutement, est présent auprès des plus grands acteurs du droit en France.

Notre client est un cabinet d’avocats anglo-saxon, composé de 4 bureaux à l'international. Le bureau de Paris est composé de 30 personnes, 4 associés et 16 collaborateurs.
Le cabinet est situé dans le 8ème arrondissement de Paris et nous a mandaté pour l’accompagner sur le recrutement d'un Secrétaire de direction H/F.

Le secrétaire de direction sera rattaché(e) à l’Office Manager, les principales missions seront les suivantes :

• Reprographie – préparation d’index, impression, reliure des documents, que ce soit pour des réunions, des audiences ou autre. Gestion des niveaux de stock dans la salle de production et ailleurs dans le bureau.
• Accueil des clients et des autres visiteurs de manière professionnelle. Aide à la gestion des livraisons.
• Soutien aux associés, aux collaborateurs et à toute l’équipe administrative pour une variété de tâches facturables et non facturables.
• Relecture et édition de la correspondance, des plaidoiries etc. en français et en anglais pour corriger la grammaire, l'orthographe et la ponctuation. Mise en forme des documents.
• Organisation logistique des réunions et des événements des clients (y compris la réservation de salles de conférences et l'installation, les chambres d’hôtel, les repas etc.).
• Création, rangement et suivi des fichiers papier et électroniques (l’expérience de l'utilisation d'iManage est souhaitée) et aide à l’archivage.
• Gestion efficace des courriels entrants et des demandes diverses.
• Répondre, filtrer et passer des appels téléphoniques de manière professionnelle. Prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires. Si besoin, gestion du courrier et des colis entrants et sortants.
• Aide à signaler et à faire remonter les problèmes informatiques au service d'assistance IT du cabinet et veiller à ce que les problèmes soient suivis et résolus rapidement.
• Aide dans divers projets (par exemple, événements clients et soirées d’entreprise).


Les tâches supplémentaires peuvent inclure :

• Aide à la saisie des temps (time entries) et à la gestion des notes de frais.
• Gestion des calendriers et organisation des déplacements (y compris le transport et l'hébergement) et préparation des itinéraires.
• Préparation des factures clients et budgets, en collaboration avec l’équipe financière.

Compétences et connaissances
• Une première expérience dans un poste équivalent, dans un environnement de services professionnels.
• Une expérience acquise dans un cabinet d'avocats international, en particulier avec une équipe d'arbitrage/contentieux, serait bénéfique.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
• Excellentes compétences de communication verbale et écrite, en français et en anglais.
• Être en mesure d’offrir un soutien aux clients et aux visiteurs.
• Faire preuve d'une grande énergie et d'un grand dynamisme, être capable de travailler sous une supervision minimale lorsque cela est nécessaire et fournir un soutien proactif aux, aux collaborateurs et à toute l’équipe administrative.
• Professionnalisme et confiance dans les relations avec les associés et les clients.
• Intégrité et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Flexibilité pour soutenir des collègues dans d'autres tâches liées au bureau.
• La capacité à travailler dans des délais stricts et à hiérarchiser les priorités concurrentes en conséquence.
• Une excellente attention aux détails et la capacité de produire un travail répondant aux normes de précision les plus élevées.
• Aptitude à travailler de manière indépendante et à collaborer au sein d'une équipe.
• Compétence technique dans l'utilisation des logiciels du cabinet (Microsoft365) et des équipements de bureau (tels que les imprimantes, les scanners et les photocopieurs).
Description de l'annonce :

NeithWork, cabinet de conseil en recrutement, est présent auprès des plus grands acteurs du droit en France.

Notre client est un cabinet d’avocats anglo-saxon, composé de 4 bureaux à l'international. Le bureau de Paris est composé de 30 personnes, 4 associés et 16 collaborateurs.
Le cabinet est situé dans le 8ème arrondissement de Paris et nous a mandaté pour l’accompagner sur le recrutement d'un Secrétaire de direction H/F.

Le secrétaire de direction sera rattaché(e) à l’Office Manager, les principales missions seront les suivantes :

• Reprographie – préparation d’index, impression, reliure des documents, que ce soit pour des réunions, des audiences ou autre. Gestion des niveaux de stock dans la salle de production et ailleurs dans le bureau.
• Accueil des clients et des autres visiteurs de manière professionnelle. Aide à la gestion des livraisons.
• Soutien aux associés, aux collaborateurs et à toute l’équipe administrative pour une variété de tâches facturables et non facturables.
• Relecture et édition de la correspondance, des plaidoiries etc. en français et en anglais pour corriger la grammaire, l'orthographe et la ponctuation. Mise en forme des documents.
• Organisation logistique des réunions et des événements des clients (y compris la réservation de salles de conférences et l'installation, les chambres d’hôtel, les repas etc.).
• Création, rangement et suivi des fichiers papier et électroniques (l’expérience de l'utilisation d'iManage est souhaitée) et aide à l’archivage.
• Gestion efficace des courriels entrants et des demandes diverses.
• Répondre, filtrer et passer des appels téléphoniques de manière professionnelle. Prendre des messages précis et les transmettre aux destinataires. Si besoin, gestion du courrier et des colis entrants et sortants.
• Aide à signaler et à faire remonter les problèmes informatiques au service d'assistance IT du cabinet et veiller à ce que les problèmes soient suivis et résolus rapidement.
• Aide dans divers projets (par exemple, événements clients et soirées d’entreprise).


Les tâches supplémentaires peuvent inclure :

• Aide à la saisie des temps (time entries) et à la gestion des notes de frais.
• Gestion des calendriers et organisation des déplacements (y compris le transport et l'hébergement) et préparation des itinéraires.
• Préparation des factures clients et budgets, en collaboration avec l’équipe financière.

Compétences et connaissances
• Une première expérience dans un poste équivalent, dans un environnement de services professionnels.
• Une expérience acquise dans un cabinet d'avocats international, en particulier avec une équipe d'arbitrage/contentieux, serait bénéfique.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
• Excellentes compétences de communication verbale et écrite, en français et en anglais.
• Être en mesure d’offrir un soutien aux clients et aux visiteurs.
• Faire preuve d'une grande énergie et d'un grand dynamisme, être capable de travailler sous une supervision minimale lorsque cela est nécessaire et fournir un soutien proactif aux, aux collaborateurs et à toute l’équipe administrative.
• Professionnalisme et confiance dans les relations avec les associés et les clients.
• Intégrité et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Flexibilité pour soutenir des collègues dans d'autres tâches liées au bureau.
• La capacité à travailler dans des délais stricts et à hiérarchiser les priorités concurrentes en conséquence.
• Une excellente attention aux détails et la capacité de produire un travail répondant aux normes de précision les plus élevées.
• Aptitude à travailler de manière indépendante et à collaborer au sein d'une équipe.
• Compétence technique dans l'utilisation des logiciels du cabinet (Microsoft365) et des équipements de bureau (tels que les imprimantes, les scanners et les photocopieurs).

Informations complémentaires :

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