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1er octobre 2018 : la dématérialisation des marchés publics approche, êtes-vous prêts ?

1ere Publication

A partir du 1er octobre 2018, les marchés publics dont la valeur du besoin est estimée égale ou supérieure à 25.000 euros HT devront obligatoirement être passés sous forme numérique. Les offres « papier » ne seront alors plus recevables.

Le plan de Transformation Numérique de la Commande Publique, adopté en décembre 2017, prévoit la dématérialisation complète de la commande publique sur une période de 5 ans, de 2017 à 2022.

Ce plan a été initié par la nécessité de transposer plusieurs directives européennes [1], et s’inscrit dans le cadre de la numérisation des services publics et dans la perspective de la République numérique.

Les trois chantiers majeurs de ce plan de transformation sont :

  • la dématérialisation de la passation des marchés,
  • l’encadrement de la signature électronique et
  • l’accès au public des données essentielles des marchés.

Depuis le 1er avril 2018, les acheteurs ont déjà l’obligation d’accepter le Document Unique de Marché Européen (DUME) électronique, lorsque celui-ci est transmis par une entreprise candidatant à la passation d’un marché public. La signature électronique a également été réalignée récemment sur les règles européennes [2].

La prochaine étape est la généralisation de la passation des marchés publics par voie électronique, déjà en vigueur depuis le 1er avril 2017 pour les centrales d’achat. Cette dématérialisation « par défaut » s’accompagnera, pour le 1er octobre 2018 également, du déploiement d’une démarche d’open data sur les données essentielles des marchés publics et contrats de concessions.

Les modalités de cette dématérialisation sont fixées par le Décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics (pris en application de l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015).

La fin de la passation des marchés publics sur document papier

A partir du 1er octobre 2018, les marchés publics dont la valeur du besoin est estimée égale ou supérieure à 25.000 euros HT (hors marchés de la défense et de la sécurité notamment [3]) devront obligatoirement être passés sous forme numérique. Les offres « papier » ne seront alors plus recevables.
La procédure de ces marchés devra intégralement être conduite via une plate-forme d’achat dématérialisée, dite « Profil d’acheteur », qui sera mise à disposition sur internet par les acheteurs, à destination des entreprises candidates. Elle permettra l’accès aux marchés et aux documents de consultation et permettra le dépôt des offres par voie électronique.

Accessibilité de l’information.

Le profil d’acheteur en ligne permet à l’acheteur et aux candidats d’échanger via une messagerie électronique sécurisée (questions/réponses, informations, décisions, notification d’attribution…).
Il permet également au candidat de consulter les données essentielles du marché : identification de l’acheteur, nature et objet du marché, la procédure de passation, la durée, le montant et les principales conditions financières du marché, le lieu principal d’exécution du marché...
La plateforme présentera aussi les prérequis techniques et permettra de réaliser des tests de configuration de postes ainsi que des simulations de dépôt d’urgence.

Obligations pour l’acheteur.

Accès universel :
Les dispositifs utilisés pour communiquer par voie électronique (ainsi que leurs caractéristiques techniques) ne doivent pas être discriminatoires, ni restreindre l’accès des candidats à la procédure de passation : ils devront ainsi être communément disponibles et compatibles avec les solutions IT généralement utilisées sur le marché.

Sécurité des échanges :
Il revient à l’acheteur d’assurer la confidentialité et la sécurité des transactions selon des modalités fixées par arrêté.

Les communications, les échanges et le stockage d’informations devront par ailleurs être effectués de manière à assurer l’intégrité des données et la confidentialité des candidatures, des offres et des demandes de participation et devront garantir que l’acheteur ne prendra connaissance de leur contenu qu’à l’expiration du délai prévu pour leur présentation.

L’acheteur pourra, si nécessaire, exiger l’utilisation d’outils et de dispositifs qui ne sont pas communément disponibles, tels que des outils de modélisation électronique des données du bâtiment ou des outils similaires.

Dans ce cas, l’acheteur se devra d’offrir d’autres moyens d’accès, (jusqu’à ce que ces outils et dispositifs soient devenus communément disponibles aux opérateurs économiques).

Les suites de la procédure dématérialisée

La signature électronique :
Si l’opérateur économique est retenu par l’acheteur, ce dernier pourra exiger la signature du marché via l’utilisation de la signature électronique [4].

L’arrêté du 12 avril 2018 a modifié les modalités d’utilisation de la signature électronique et du certificat qualifié nécessaire pour que le signataire d’un marché public puisse être considéré comme ayant valablement donné son consentement, en renvoyant notamment aux exigences du règlement européen dit « eIDAS » [5].

La facturation électronique :
Les règles de la facturation électroniques sont distinctes de celles qui encadrent la passation de marchés publics.

L’ordonnance de 2014 relative à la facturation électronique a fixé le calendrier suivant concernant l’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures :

  • 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
  • 1 er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • 1 er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises.

Claudia Weber, avocat associé et Arthur Poirier, avocat
ITLAW Avocats - www.itlaw.fr

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Notes :

[1En particulier la Directive 2014/24/UE du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics (dite directive « secteurs classiques »).

[2Arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique et abrogeant l’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics.

[3Liste des exclusions au II de l’article 41 du décret ° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics.

[4L’article 102 du décret marchés publics du 25 mars 2016 dispose que « Le marché public peut être signé électroniquement, selon les modalités fixées par un arrêté du ministre chargé de l’Economie ».

[5Règlement européen n°910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.