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  • Septembre 2016
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Installation de l’avocat : conseils pratiques et témoignage.

Quelles qu’en soient les motivations, l’installation en cabinet représente une étape importante dans la carrière d’un avocat. Cette évolution professionnelle est une aventure exaltante et enrichissante, mais elle n’est pas dépourvue de risques. Ces derniers peuvent être minimisés, voire supprimés grâce aux conseils prodigués par l’Ordre, les barreaux et les confrères.
Pour que cette installation ne se transforme pas en cauchemar, le Village de la Justice s’est entretenu avec Jacques-Alexandre Bouboutou, avocat au Barreau de Paris, qui partage ainsi son expérience en matière d’installation.


Après 5 années passés dans un cabinet spécialisé dans le secteur de la construction, Jacques-Alexandre Bouboutou a décidé de créer sa structure individuelle en droit public et droit de l’immobilier à Paris. Parallèlement, il enseigne le contentieux de l’urbanisme à l’Ecole de formation du barreau de Paris et dispense des formations à des professionnels de l’immobilier. Il a également développé une expertise en matière de réglementation des restaurants et débits de boissons.

Jacques-Alexandre Bouboutou, par quelles démarches administratives doit passer un avocat pour s’installer ?

Les ordres demandent aux jeunes avocats souhaitant s’installer de leur fournir une copie du bail professionnel ou du contrat de sous-location. Au barreau de Paris auquel j’appartiens il faut remplir une déclaration de domicile professionnel à adresser au service de l’exercice professionnel. Un numéro de toque personnel est attribué plusieurs semaines après.

"Le partage d’expérience est primordial."

Dans le même temps, il faut informer de sa nouvelle adresse l’ensemble des organismes de prélèvement fiscaux et sociaux (SIE, URSSAF, RSI, CNBF).

Avez-vous réalisé un plan de financement pour votre installation ? 

Pas de plan de financement au sens propre mais une ébauche de business plan sur la base du volume de dossiers « perso » des six mois précédant l’installation. Comme pour n’importe quelle entreprise, il est utile d’élaborer des scénarios réalistes « bad case » (pessimiste) et « base case » (normal) sur l’évolution possible des provisions qui seront réellement perçues.

Jacques-Alexandre Bouboutou, Avocat au barreau de Paris.

Chaque profil est différent mais il peut être utile de prendre conseil auprès des confrères déjà installés dans le même type d’activité afin de connaître dans quel délai ceux-ci sont parvenus à égaler, voire dépasser leur « rétro » avec une certaine régularité. Le partage d’expérience est primordial.

"S’installer lorsque l’encaissé sur les dossiers perso est au moins égal aux 2/3 de la rétrocession."

Puisque l’installation ne vaut le coup que si elle permet à peu près de conserver son train de vie d’avant, il est judicieux de s’installer lorsque l’encaissé sur les dossiers perso est au moins égal aux 2/3 de la rétrocession. A titre personnel, je me suis fixé l’objectif d’atteindre 100% de ma rétrocession en 6 mois car c’est en moyenne le temps qu’il a fallu aux confrères interrogés pour trouver leur rythme de croisière.

Quel coût un avocat doit-il prévoir pour s’installer ?

Beaucoup de dépenses sont à prévoir à l’installation et on connaît le poids des charges. En revanche, il est difficile d’anticiper les recettes, les flux de trésorerie, le risque d’impayés, etc.

Pour se tranquilliser, démarrer avec une trésorerie d’environ 10.000 euros qui servira de matelas de sécurité et aussi à assumer les premières dépenses d’installation me paraît raisonnable avant de pouvoir disposer du fonds de roulement suffisant.

Quelques astuces permettent de minimiser les coûts comme prendre son imprimante-scanner en leasing ou se débrouiller pour profiter d’abonnements juridiques en ligne étudiant. Évidemment, prendre ses locaux avec d’autres confrères permet de partager certains coûts.

Comment se choisissent les locaux du futur cabinet ?

"Choisir ses locaux en cohérence avec sa stratégie de développement."

Commencer par une sous-location permet de se consacrer pleinement à son début d’activité en profitant de locaux déjà aménagés et équipés. Mais si on peut anticiper suffisamment les choses, il ne faut pas hésiter à louer un étage entier avec des confrères et sous-louer les bureaux non utilisés à des confrères exerçant une activité non concurrente et si possible complémentaire. A terme, ces bureaux pourront être utilisés pour les stagiaires et/ou collaborateurs en cas d’expansion d’activité.

En fonction de l’activité, le choix de l’emplacement aura une incidence plus ou moins importante. Disposer d’un emplacement prestigieux peut compter car une belle adresse rassure le client c’est un fait. Toujours est-il qu’une autre stratégie est possible consistant à se rapprocher d’un bassin de vie à l’instar d’un médecin de ville avec une clientèle locale. Cette stratégie semble davantage payante pour un avocat généraliste ou spécialisé en droit des personnes que vis-à-vis d’une clientèle d’affaires.

De mon point de vue, il est contre-productif de lésiner sur les moyens et d’être frileux quand il s’agit de son cadre de travail. Le plus important est de se sentir bien dans ses locaux et d’être en cohérence avec sa stratégie de développement. Plutôt que de débuter timidement avec une domiciliation peu pratique, ne pas avoir peur d’investir dans de beaux bureaux et du beau matériel car ces dépenses finissent par porter leurs fruits et constituent également un facteur de motivation.

Comment se constitue une clientèle ?

"Tout votre entourage et les personnes rencontrées doivent être informées de votre profession et de votre spécialité."

Si l’on s’installe c’est que l’on dispose déjà de quelques clients qui vont en amener d’autres par le bouche-à-oreille. Cependant, le bouche-à-oreille appartient au temps long. Aussi, il est donc nécessaire de poser constamment des actions de communication. Avoir un site Internet bien référencé et régulièrement alimenté en contenu renvoyant à un blog, écrire des articles dans des revues non scientifiques, donner des interviews. Assister à des salons professionnels, des conférences, donner des formations.

Mais aussi dans son quotidien… communiquer sur les réseaux sociaux, dans son cercle privé, dans son quartier. Concrètement, tout votre entourage et les personnes rencontrées doivent être informées de votre profession et de votre spécialité. Il ne doit pas y avoir de gêne à dire ce que l’on fait. Aussi, vous devez être muni en permanence de nombreuses cartes de visite, même à la plage ! N’oublions pas également que les avocats sont, entre eux, d’importants prescripteurs pour des échanges de dossiers ou des sous-traitances. L’installation crée un appel d’air et votre réseau d’avocats vous enverra des dossiers sachant que vous venez de vous installer.

Une fois installé, comment bien gérer sa facturation ?

C’est le nerf de la guerre ! La première des choses est que les honoraires ne doivent pas constituer un sujet de débat avec les clients. Ils doivent être transparents et clairement annoncés dès le départ (taux horaire ou forfait). Ne pas se brader car l’expérience démontre que les avocats peu chers ne sont pas ceux qui ont le plus de dossiers, étant suspectés d’être des avocats au rabais et donc mauvais. Il est utile de dialoguer avec ses confrères pour savoir comment eux facturent telle ou telle prestation. Ensuite, si le client fait part de difficultés, préférer un échéancier ou un honoraire de résultat, à la minoration du montant des honoraires.

Il convient d’habituer sa clientèle au mécanisme de la provision car rien de plus naturel qu’une prestation s’étalant dans le temps soit facturée au fil de l’eau. Afin de ne pas perdre son temps à courir derrière les honoraires, une bonne habitude consiste à demander au client, dès le premier rendez-vous, de faire plusieurs chèques représentant l’intégralité des honoraires mais qui ne seront encaissés que selon un échéancier convenu avec lui. Il est préférable de ne pas tarder à envoyer sa facture après une prestation (en tout cas avant l’audience). Envoyer ses factures par courrier garantit un taux de retour plus satisfaisant que les mails moins solennels. Enfin, il faut se forcer à suivre régulièrement les encaissements avec un petit tableau simple à remplir régulièrement pour pouvoir gérer les relances.

Le temps c’est de l’argent a-t-on coutume de dire, comment un avocat doit-il faire pour bien gérer son temps ?

Bien se connaître pour gérer efficacement son temps est primordial. Suis-je du matin ou du soir ? Quelles sont les tâches pour lesquelles je traine des pieds, je procrastine ? Les tâches les plus exigeantes intellectuellement doivent être effectuées à ma période d’attention la plus grande. Les tâches ingrates doivent être reléguées aux heures creuses ou une demi-journée de « sacrifice » leur être dédiée chaque semaine.

Déléguer ce qui est délégable. La sous-traitance offre des solutions intéressantes lorsqu’on ne dispose pas de collaborateurs ou de stagiaires. Certes, il faut alors renoncer à une partie de ses honoraires mais le gain en temps est bien plus précieux car il permet à l’avocat de se consacrer à des tâches à haute valeur ajoutée et de se libérer des moments pour le développement de son cabinet et prendre aussi du bon temps. C’est important.

Propos recueillis par Marie,
Rédaction du Village de la Justice.

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