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Pyramiq et Wolters Kluwer accueillaient la 2ème DLex Académie à Paris le 27 novembre.

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Isabelle Bussel, Directrice Générale du Pôle Droit et Réglementation et Benoît Evrard, Business Development Manager, ont accueilli, à l’issue de la réunion du Club utilisateurs, les clients DLex à l’Espace Cléry à Paris, pour 3 heures de formation et information sur leur logiciel de gestion.

Isabelle Bussel a ouvert cette DLex Académie  [1] en rappelant le projet industriel dans lequel s’inscrit le rachat de Pyramiq par Wolters Kluwer. Déjà leader depuis 30 ans sur le marché français des logiciels d’avocats, Wolters Kluwer propose désormais à ses clients la meilleure solution du marché en mode client serveur avec DLex et la meilleur solution en mode SaaS avec Kleos. Nous poursuivons les développements de nos logiciels et souhaitons continuer la relation de proximité établie avec nos clients DLex, notamment grâce à cette DLex Académie.

Place ensuite à la technique, avec Benoît Evrard, Guy Ledant et Céline Charbonnier, pour la présentation des nouveautés 2014 :

GED Pro (gestion avancée des documents) et Gestion des balises 

La GED pro comporte 3 fonctionnalités supplémentaires :

  • transférer un mail dans la boîte DLex d’un utilisateur en plus du classement dans un dossier,
  • créer un répertoire Outlook destiné à recevoir en un clic les mails destinés à être classés dans les dossiers DLex correspondants (travail collaboratif et délégation)
  • du « versioning » permettant de créer plusieurs versions de documents selon l’enrichissement de chacun ? Au final, un gain de temps appréciable dans le classement des différentes pièces.

Le système de balises est utilisable à 3 niveaux pour classer « finement » les pièces dans les dossiers :

  • la création de scénarii qui automatisent la production de courriers et d’actes
  • l’importation de mails depuis Outlook sans quitter celui-ci
  • la numérisation de scans vers les dossiers de DLex. L’utilisation des balises permet d’aller classer directement un document dans un sous répertoire d’un dossier ; ces balises se configurent en fonction des traitements souhaités par le cabinet.

Champs extras et Variables complémentaires ou comment améliorer son efficacité dans l’exploitation des champs extras avec les matrices ?

L’utilisateur peut choisir les matrices qui seront concernées par cette fonctionnalité. De nouvelles variables complémentaires peuvent alors être saisies « à la volée » lors de production d’un document, dont le contenu viendra enrichir le dossier DLex, sans qu’il ait été nécessaire de saisir ces informations préalablement dans le dossier. Cette fonctionnalité est une belle illustration d’un travail réalisé avec les développeurs de Wolters Kluwer puisque cette fonctionnalité équipait le logiciel Héliaste.

Matrices et Customs variables

Un intérêt pratique et un gain de temps avant tout pour l’utilisateur : les « custom variables » permettent de ne gérer qu’à un seul endroit des ensembles de variables. Les modifications se font ensuite automatiquement dans toutes les matrices concernées (exemple : passage de 2014 à 2015 avec la variable AN). Ces « custom variables » permettent de repenser les modèles et d’en réduire considérablement le nombre pour gagner en simplicité et surtout en efficacité.

Amélioration de la fenêtre de « saisie financier » 

 
L’intérêt majeur de cette amélioration est de simplifier la saisie des règlements et de réduire les contraintes liées à cette opération. Plus de souplesse donc ici aussi.

Calcul de décompte d’intérêts

DLex propose un puissant module de calculs, souvent méconnu et sous exploité. Celui-ci propose une palette d’utilitaires allant de simples calculs d’indexation aux calculs de décomptes les plus complexes. L’illustration en est faite par l’exécution d’un calcul de décompte complexe avec recapitalisation intermédiaire, choix de la méthode d’imputation des règlements partiels et simulation d’un plan d’apurement.

Modules optionnels : Extranet et dictée numérique

La dictée numérique :
DLex intègre la dictée numérique Philips tout en la rendant plus complète et plus simple qu’avec le logiciel fourni d’origine.
En effet, à partir du dictaphone numérique Philips, vous dictez vos notes, compte-rendu, courriers… pour chacun de vos dossiers.
Il existe 2 modes de transferts vers DLex :

  • le mode express (la dictée est envoyée sans information complémentaire)
  • ou le mode collaboratif dans lequel vous renseignez des informations complémentaires dans les propriétés du fichier afin d’en faciliter la retranscription et le classement : priorité de traitement, dates d’échéance, affectation au transcripteur.... Ces informations permettent également de créer une page de garde afin de faciliter le classement par lots et l’identification des dossiers « papiers » concernés. DLex apporte davantage de souplesse dans l’utilisation de la dictée numérique Philips en permettant par exemple d’accéder à une retranscription suspendue (accès à la dictée là où la personne s’est arrêtée), de n’importe quel poste du cabinet, facilitant ainsi la gestion des absences ou des temps partiels.

L’Extranet clients :
Ce module permet aux clients des cabinets de se connecter sur leurs dossiers et d’accéder ainsi aux informations que le cabinet aura choisi de rendre accessible : dossier, agenda, échéances, temps passés, documents…. Une interaction est possible avec le client final, lequel peut proposer des commentaires et/ou des versions de documents pour enrichir son dossier.
Un élément important et différenciant réside dans le fait qu’aucune duplication de la base de données du cabinet n’est exposée sur Internet et que les changements sont accessibles au client final en temps réel.

A noter : les tarifs de ces deux modules optionnels ont été fortement revus à la baisse et simplifiés pour en faciliter l’accès aux clients DLex.

Cette présentation a donné lieu à des échanges intéressés avec la salle, les utilisateurs étant ravis de pouvoir bénéficier en direct de démonstrations de ces modules souvent trop peu connus.

Après ces échanges techniques denses, les clients utilisateurs et les équipes de Wolters Kluwer et Pyramiq se sont retrouvés sous la magnifique verrière de l’espace Cléry pour un cocktail de clôture de l’événement dans une ambiance chaleureuse et festive.
Les associés des cabinets présents ont clairement formulé leur désir l’année prochaine d’associer encore plus de collaborateurs à cette rencontre riche d’échanges et d’apports de connaissances.

Rendez-vous pris pour 2015 !

http://www.dlex.eu

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Notes :

[1Réunion du Club des utilisateurs de DLex.