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Coup de projecteur sur le module Contract Lifecycle Management.

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Lionel Schwirtz, Directeur Général Adjoint de Legal Suite, participait, le 30 novembre 2017, à l’assemblée générale de l’Association française de contract management (AFCM). Lors cette matinée d’échanges, les membres se sont interrogés sur les besoins en outils de contract management. Invité par la Commission Process & Outils de l’AFCM, le Directeur général adjoint a présenté le module Contract Lifecycle Management développé par Legal Suite.

Des contrats de plus en plus complexes.

En 2015, l’enquête de l’AFCM sur l’état des lieux de la pratique pointait le manque d’outils permettant de gérer les processus contractuels de façon automatisée et systématique.
Pour pallier cette difficulté, la Commission Outils & Process a lancé une étude afin de déterminer les solutions adaptées à la pratique parmi celles présentes sur le marché. « Face à ce constat, il nous a semblé utile de nous pencher sur le sujet, précise Thierry Vidal, membre de la commission et Directeur du contract management à Naval Group. Notre enquête a révélé que les outils d’exécution et de pilotage étaient notamment attendus par les professionnels afin de se décharger de certaines tâches rébarbatives et ainsi se focaliser sur le plus important : le plan d’action et les risques et opportunités. »

Parmi les principaux critères auxquels l’outil doit répondre, la commission liste sa capacité à apporter de la valeur-ajoutée et à booster la performance des contract managers, à prendre en compte la totalité des processus, ainsi qu’à s’adapter aux méthodes et à l’organisation de l’entreprise.
Thierry Vidal revient sur les enseignements tirés de l’étude : « Il se révèle nécessaire principalement dans les phases d’exécution et de pilotage. Il doit permettre de partager en temps réel avec clients internes et externes, mais également de suivre et piloter les flux de façon plus efficace et rigoureuse. Les exports de documents doivent être réalisables et simples d’utilisation et les échanges entre les diverses parties prenantes au contrat possibles. »

Le Contract Lifecycle Management par Legal Suite.

Lionel Schwirtz a ainsi présenté le module Contract Lifecycle Management développé par Legal Suite, en collaboration avec Grégory Leveau, Président-Fondateur de l’Ecole européenne de contract management (e²cm).
Ce module accompagne les professionnels au quotidien dans la gestion de projets complexes du contract management. Cet outil couvre la totalité des tâches et processus, critère auquel les solutions Legal Suite répondent pleinement. « Notre objectif est de couvrir l’ensemble du cycle contractuel, explique Lionel Schwirtz.
Dans la phase précontractuelle, les contract managers peuvent compter sur des fonctionnalités relatives à la partie de pré-négociations afin de drafter les documents, d’identifier les clauses clefs, et de suivre l’ensemble des éléments de négociations et l’évolution des versions du document.
 »
Grâce au workflow, les échanges avec les différents interlocuteurs avant la phase finale sont facilités et les circuits de validation simplifiés. « Le workflow et la signature électronique apportent un gain de temps précieux et des processus de signature accélérés », ajoute-t-il.
Le module permet également un suivi actualisé de l’exécution du contrat, « L’une de nos principales préoccupations était de faciliter au maximum les échanges entre les nombreux clients internes et externes dans le processus contractuel. C’est pourquoi Legal Suite propose un portail collaboratif connectable avec celui de l’entreprise. »

Enfin, le contract manager dispose de la possibilité d’effectuer des reportings et ainsi avoir une vue d’ensemble des obligations satisfaites ou non et des aspects financiers. « Il nous semblait primordial qu’il soit possible d’extraire des KPIs afin de pouvoir valoriser sa fonction et montrer sa valeur ajoutée. », conclut le Directeur général adjoint.

https://www.legal-suite.fr

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