Stéphanie Roche
Intérieur 360°
Design d’espace
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  • 1re Parution: 12 juillet 2021

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Guide de lecture.
 

Faire de son cabinet un outil d’attractivité et de fidélisation de ses équipes et partenaires !

Suite de notre chronique sur l’aménagement des espaces de travail, un sujet qui se renouvelle et sur lequel Le Village a souhaité vous proposer des pistes d’évolution. Nous nous intéressons ici à l’attractivité des espaces, qui participe à l’attractivité et à la fidélisation des collaborateurs surtout dans les périodes où le recrutement est compliqué, comme en 2021.
C’est Stéphanie Roche, designer d’espace et ancienne avocate, qui partagere son expertise avec nous...

Un constat de départ : l’exercice des avocats repose encore sur un « schéma individualiste » [1], et non sur la gestion d’un collectif de compétences et d’aspirations.

Or aujourd’hui le cabinet est au confluent entre l’évolution de la profession d’avocat (legaltech, inter professionnalité …) et les évolutions sociétales sur le travail (nouveau management, télétravail...).

Il n’est plus seulement un lieu de travail, il devient un outil de management.

La présente chronique s’attachera à démontrer comment l’aménagement du cabinet peut devenir une des pierres angulaires de la stratégie de développement du capital humain, entendu au niveau de l’équipe « avocats » (A.) et des partenaires hors profession (B.).

A. Un outil de management à destination des avocats (intra cabinet)

« ETRE HEUREUX »

Peut-être l’expression la plus « choc » du rapport Haeri sur « L’avenir de la profession d’avocat », surtout en regard de ces chiffres que ce même rapport cite : 30% des avocats quittent la robe après 20 ans d’exercice, 20% des femmes après 5 ans [2].

« Être heureux » dans la profession, ce n’est donc pas si simple…

Concrètement, c’est d’abord « être heureux » au cabinet, donc dans un lieu.

Or la réflexion sur les locaux ne peut plus être limitée à leur localisation et à leur coût. Encore moins en terme de management, à répartir l’espace en fonction du seul statut des personnes (associés, collaborateurs, secrétaires, supports…).

De la même manière que pour les clients [3] , les locaux à travers leur niveau de confort envoient des messages aux équipes en place, ainsi qu’aux candidats, sur la considération qui leur est accordée.

Si ces messages étaient peu pris en compte jusqu’à présent, ils tendent à s’inscrire dans les critères de sélection et de satisfaction de la nouvelle génération d’avocats.

Le statut social attaché à la profession ne suffit plus en effet à attirer et surtout fidéliser, ni même la réputation d’un cabinet ou le niveau de rétrocession.

La nouvelle génération aspire à trouver du sens dans son métier, lequel passe par une réflexion sur l’équilibre vie personnelle / professionnelle, mais également sur la hiérarchie (horizontale versus verticale) ou encore le statut de collaborateur.

Or l’aménagement (entre autre) reflète les attentes qu’on place dans ses collaborateurs si on prend soin de répondre à ces trois questions : qui ? pourquoi ? comment ?

(i) Qui : des profils innovants à attirer

Les avocats doivent prendre en considération deux facteurs d’évolution inéluctables :

-  D’un côté des profils plus jeunes, plus féminisés, très bien formés, avec des expériences beaucoup moins unifiées qu’avant et une manière différente de travailler par ex : travaux collectifs pendant les études, césure avant l’entrée dans la vie active,

-  De l’autre côté, sous l’effet d’une concurrence accrue (nouveaux acteurs du droit, intelligence artificielle…), les avocats doivent dès à présent démontrer leur « plus-value » en faisant preuve d’innovation et de créativité dans le service rendu aux clients.

La combinaison de ces deux facteurs fait que les cabinets ne devront plus se contenter de recruter de bons exécutants, mais des profils moteurs du développement du cabinet.

L’innovation passe par la technologie, mais également par une pluridisciplinarité par ex. : maîtrise des outils de communication.

Or, ces profils mixtes se rejoignent sur l’importance accrue de l’espace de travail dans le choix d’un emploi, donc ici d’un cabinet, car il reflète le management : confort des équipes, hiérarchie, image, qualité de vie, transversalité des échanges, etc.

Pour séduire des profils performants, les cabinets doivent donc se mettre au diapason des standards actuels en la matière. A défaut, ils risquent d’être dépassés par la concurrence, voire critiqués publiquement par exemple sur les réseaux sociaux, ou dans la notation par le personnel…

En effet, ne pas oublier que l’image du cabinet n’est pas seulement véhiculée par les clients, mais aussi par les collaborateurs eux-mêmes !

(ii) Pourquoi : des locaux réfléchis comme un vecteur de management bénéfique

« Être heureux » au travail, c’est évoluer dans un environnement favorable et cela favorise la motivation et la sérénité propices à s’impliquer davantage.

Idée reçue chez les professions libérales, être bien c’est avoir de l’espace donc un bureau fermé à soi.

Est-ce réellement cela l’acmé de l’utilisation tant bienveillante que productive de l’espace ?

En fait, être productif signifie avant tout optimiser des mètres carrés si coûteux en réfléchissant efficacement à son agencement.

La fluidité d’espaces adaptés au travail pris dans ses différents aspects (individuel/ concentration et collectif/brainstorming) reste la clé de la productivité, ainsi que de l’innovation.

L’innovation peut en effet également passer par les locaux, les bureaux.

Mais il ne s’agit pas de « copier » les espaces de tendances.

Il s’agit d’intégrer dans la particularité de la pratique du droit et la modernité sociétale pour construire un usage spécifique des lieux en fonction à la fois de la profession, du cabinet et de son activité.

Or, encourager l’innovation par une gestion pertinente de l’espace implique :
-  Un savoir libéré où chacun est considéré indépendamment de son statut
-  Un savoir stimulé par la décoration, les équipements et la création d’espaces spécifiques
-  Un savoir organisé par un jeu entre gestion du temps et présence

(iii) Comment : faire de ses locaux un vecteur de management bénéfique et spécifique de la profession

L’espace de travail doit être pensé en « séquences » pour répondre à ces questions : qui travaille où et quand ? Et quel type de dossier, quelle méthode de traitement et quelle approche (contentieux ou conseil, due diligence, collaboratif…) ?

Dès lors, la méthodologie suivante peut être utile à tous les avocats :

- « Designer » les espaces :

  • Espaces ouverts et colorés pour la créativité ou réservés à l’équipe
  • Espaces fermés et neutres pour la concentration ou l’accueil des clients (question d’image)
  • Espace de recherche, de réflexion, d’échanges, de détente…

-  « Modulariser » les espaces : un même espace pourrait avoir un double usage (réunion informelle équipe et/ou clients) ou être occupé par plusieurs personnes voire plusieurs statuts : tous les collaborateurs ont-ils besoin d’être présents au cabinet au même moment ? Les stagiaires au milieu des avocats ou dans la bibliothèque ou dans un espace dédié ?

-  « Délocaliser » ponctuellement les avocats : télétravail et/ou utilisation d’espaces de coworking pour sortir du « « cadre et encourager toujours la motivation et la créativité [4].

Les équipements doivent aussi être confortables et adaptés : on n’équipe pas une personne en contentieux de la même manière qu’une personne en conseil ou qu’un secrétariat ou un support. L’ergonomie compte. Et « pratique, adaptable, beau », n’est pas forcément synonyme de cher.

Faire de son cabinet un vecteur d’image et d’attractivité des clients c’est bien [5], de profils à forte valeur ajoutée dans la profession c’est anticipé une évolution inévitable, mais pour aller au bout de cette démarche, il faudrait également adapter son environnement de travail à la typologie de ses partenaires (hors profession).

B. Un outil de management à destination des partenaires des avocats

La modernisation de la profession ne limite pas à attirer (et retenir) des profils d’avocats innovants.

Elle passera également par la capacité des avocats à fédérer d’autres compétences sous forme de réseaux ou d’associations, de partenariats ou même de structures type SPE.

Evidemment se pose la question de faire travailler ensemble des professions avec des déontologies différentes, des pratiques différentes ou encore un statut particulier tel les free-lances répandus dans le domaine de la communication ou du web.

Cette question recouvre celle de l’endroit où faire travailler ces partenaires et leurs équipes.

Un avocat qui crée une Legal tech, peut-il accueillir un développeur, un web designer ou un communicant dans son cabinet, autrement dit dans le même espace que ses clients et ses collaborateurs ?

Plusieurs options : ils peuvent travailler chacun à distance, dans leur propre espace, et se réunir de manière ponctuelle.

Pour le cas des Legal tech, il peut être décidé de scinder les activités avec des locaux propres (et une identité propre).

Mais l’avocat et son espace de travail constituent l’épicentre de cette agrégation de compétences.

Pour permettre une collaboration pluri professionnelle efficace, l’avocat doit réfléchir à son environnement de travail comme un espace également polyfonctionnel, à la fois (i) en adéquation avec sa propre pratique, et (ii) innovant en termes d’équipements, de process et de typologie d’espaces de travail pour correspondre aux propres codes et pratiques de ses partenaires.

On ne fait pas en effet travailler un développeur dans le bureau d’un associé !

En présence d’un projet de SPE, la réflexion sera plus globale encore puisqu’il s’agirait d’un espace partagé à temps plein par différents statuts. Respecter une unité dans l’identité visuelle déclinée à travers la charte graphique et la décoration (couleurs, mobiliers…) sera une des clés de réussite du projet, outre bien sûr la configuration des lieux à organiser pour faire travailler efficacement les différentes équipes.

En conclusion...

Les locaux restent indispensables, dès qu’il existe un collectif. Quelles que soient les évolutions du travail, le besoin d’un lieu pour se rencontrer, se retrouver et échanger demeurera.

Toutefois, la profession est confrontée à un double challenge, apprendre à penser collectif, et inventer sa propre pratique de la gestion des espaces qui ne soit pas un copier-coller des start-ups ou des espaces collaboratifs actuels, ni même des tendances déco du moment.

Le statut de collaborateur pensé comme un intra entrepreneur, jouant à la fois personnel et collectif, permettrait de trouver cette agilité nécessaire pour concevoir cet espace de travail spécifique à la profession.

Outre que cet espace de travail spécifique à la profession devra également être attractif pour les partenaires détenteurs de réseaux et/ou de compétences indispensables à la profession pour se maintenir dans un environnement concurrentiel accru.

[Annonce du prochain enjeu : Enjeu n°4 : Comment optimiser l’aménagement de son cabinet sans déménager !]

Stéphanie Roche
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Notes de l'article:

[1Source : « L’avenir de la profession d’avocat », Rapport cosigné par Me Kami Haeri, Me Eléonore Hannezo, Me Sophie Challan-Belval et Me Bernard Lamon, Ministre de la Justice (février 2017).

[2Rapport susvisé.

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