Associations et fondations : les réunions des instances de gouvernance selon l’ordonnance du 2 décembre 2020.

L’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 vient de paraître, afin de tenir compte de la prorogation de l’état d’urgence sanitaire. Elle prolonge et adapte les dispositions de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 sur les réunions et les délibérations des assemblées et organes dirigeants des personnes morales.

Voici un récapitulatif des règles de réunion des Assemblées générales, Conseils d’administration et Bureaux des associations, fondations et fonds de dotation notamment, applicables jusqu’au 1er avril 2021 (ce délai pourra être prolongé au plus tard jusqu’au 31 juillet 2021).

Réunions de l’Assemblée générale :

Convocation :
- Les membres et toutes les personnes ayant le droit d’assister à l’AG peuvent être informés, par tout moyen, de la tenue de celle-ci par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle. Ils doivent être informés de la date et de l’heure, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble de leurs droits (participation aux débats, vote, etc.). Pour des questions de preuve et de traçabilité, nous vous recommandons de privilégier la convocation par mail en activant l’accusé de réception et l’accusé de lecture ;
- Aucune nullité de l’AG n’est encourue lorsqu’une convocation devant être réalisée par voie postale n’a pas pu être réalisée par cette voie en raison de circonstances extérieures à la structure ;
- Information : Si la structure est tenue, de par ses statuts, de faire droit à une demande de communication d’un document ou d’une information, la communication pourra être faite par voie électronique, même si ses statuts ne le prévoient pas ou l’interdisent. Le membre qui fait la demande doit indiquer à quelle adresse électronique les documents peuvent lui être envoyés.

Participation et délibération :
- Il est possible d’organiser une AG « à huis clos » - c’est à dire une AG lors de laquelle les membres assistent à la séance, sans y être physiquement, mais par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle - dès lors que des mesures restrictives en vigueur (interdisant ou limitant pour des motifs sanitaires les rassemblements collectifs et les déplacements) font effectivement et concrètement obstacle à la présence physique des membres. Cette condition devra s’apprécier au regard des caractéristiques propres à la structure et ses conditions spécifiques de réunion. Parmi les motifs justifiant une réunion à huis clos, pourront ainsi être invoqués : le nombre de membres habituellement présents à l’Assemblée, la dispersion géographique des membres, l’incapacité à accueillir les membres dans le respect des règles sanitaires etc ;
- Dans ces conditions, le recours aux moyens de communication à distance (conférence téléphonique ou audiovisuelle) est possible, et ce même si les statuts ne le prévoient pas, ou l’interdisent expressément. Sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres de l’AG qui participent à la conférence téléphonique ou audiovisuelle ;
- La conférence devra permettre l’identification des membres et les moyens techniques doivent transmettre au moins la voix des participants et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations ;
- En pratique, plusieurs outils permettent l’organisation de réunions à distance gratuitement (en conférence téléphonique : OVH), en visioconférence : Zoom, Teams, Skype, Jitsi,…). Nous vous recommandons de recourir plutôt à un outil de visioconférence (même si certains membres ne se connectent qu’avec le son), car cela facilite l’identification des membres connectés (la tenue d’une feuille de présence reste impérative), ainsi que les arrivées et les départs en cours de séance.

Consultation écrite et vote par correspondance :
- La consultation écrite (débats préalables et vote par écrit, sans réunion) tout comme le vote par correspondance (envoi d’un formulaire de vote en amont d’une réunion à laquelle les membres sont convoqués et leur vote pris en compte) sont autorisés en AG, et ce même si les statuts ne le prévoient pas ou l’interdisent ;
- Ils sont autorisés quelle que soit la décision sur laquelle l’AG est appelée à statuer ;
- La consultation ou le vote par correspondance interviennent soit dans les conditions prévues par les statuts, soit dans les conditions qui seront prochainement définies par décret.

Réunions de Conseil d’administration et de Bureau :

Participation et délibération :
Le recours aux moyens de communication à distance (conférence téléphonique ou audiovisuelle) est possible, sans avoir besoin de démontrer que les restrictions de déplacement ou de rassemblement empêchent la tenue physique de la réunion, et ce même si les statuts ne le prévoient pas, ou l’interdisent expressément. Sont réputés présents les membres qui participent à la réunion au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective ;

Consultation écrite :
- Les décisions peuvent être prises sous forme de consultation écrite, même en l’absence de disposition statutaire. Il suffit que la collégialité de la délibération soit assurée, c’est-à-dire que les administrateurs aient pu échanger entre eux avant de procéder au vote des résolutions ;
- Pour ce faire, nous vous recommandons de procéder en plusieurs étapes comme suit :
- 1ère étape : Communication des documents par mail (documents préparatoires, résolutions et formulaire de vote...) et information sur la procédure et les échéances pour contribuer puis pour voter ;
- 2ème étape : Contribution des administrateurs par mail (en s’assurant que tous les membres soient bien destinataires des échanges) ;
- 3ème étape (optionnelle) : Débats et discussion par conférence téléphonique ou visioconférence ;
- 4ème étape : Vote transmis par mail.

Un décret devrait paraître bientôt pour compléter ces règles, nous complèterons cet article.

Juliette Lévy
www.boulaylevy-avocats.fr
Droit des Associations et Fondations

Recommandez-vous cet article ?

Donnez une note de 1 à 5 à cet article :
L’avez-vous apprécié ?

3 votes
Commenter cet article

Vos commentaires

A lire aussi dans la même rubrique :

Bienvenue sur le Village de la Justice.

Le 1er site de la communauté du droit, certifié 4e site Pro en France: Avocats, juristes, fiscalistes, notaires, huissiers, magistrats, RH, paralegals, étudiants... y trouvent services, informations, contacts et peuvent échanger et recruter. *

Aujourd'hui: 144 790 membres, 21585 articles, 126 407 messages sur les forums, 4 720 annonces d'emploi et stage... et 2 300 000 visites du site par mois. *


Nouveau sur Le Village >

De nouveaux Appels à sujets d'articles proposés à nos auteurs.

Focus sur >

Cybersécurité des cabinets d’avocats : il est urgent et assez simple de s’en préoccuper.




LES HABITANTS

Membres

PROFESSIONNELS DU DROIT

Solutions

Formateurs