Avocats : 11 conseils pour améliorer le recouvrement de vos créances clients.

Pour réussir dans l’exercice de la profession d’avocat, il ne suffit pas d’être expert dans vos domaines de pratique du droit, il faut bien entendu réussir à attirer des clients mais surtout à se faire payer dans des délais raisonnables.

Tout comme un mode de vie sain réduit notre processus de vieillissement, une politique de recouvrement saine réduira l’ancienneté de vos créances clients. Avoir un cabinet d’avocats prospère implique d’être payé rapidement. Ça ne sert à rien de travailler dur, d’être bon et d’apprécier ce que vous faites, si en fin de compte vous avez des problèmes de trésorerie en raison de l’ancienneté de vos créances clients, avec des notes d’honoraires qui n’ont pas été payées depuis 60 jours ou plus.

Les 11 conseils suivants devraient vous aider à prendre le contrôle de vos anciennes créances clients et à mettre fin au processus d’allongement de vos délais d’encaissement.

1. Parlez d’argent avec vos clients.

Dans ma pratique de coaching, j’ai constaté que demander de l’argent est une préoccupation commune pour les avocats, en particulier ceux qui lancent leur propre cabinet. Pensez dans votre routine à soulever la question du paiement de vos honoraires lors de l’appel téléphonique ou de la réunion initiale avec un client. Si nécessaire, trouvez des moyens de surmonter votre réticence ou vos craintes de demander de l’argent. Utilisez des phrases type que qui vous mettent à l’aise sur le sujet.
Les gens ne paient pas leurs notes d’honoraires pour de nombreuses raisons. Vous devez connaître ces raisons dès le début et non pas attendre que l’encours ait plus de 90 jours, lorsqu’il sera trop tard pour le récupérer dans la plupart des cas. Échanger à ce propos vous aidera à savoir ce qui se passe chez votre client.

2. Soyez raisonnable et franc sur les honoraires.

Assurez-vous que vos honoraires soient raisonnables. Informez le client potentiel à l’avance du coût probable de votre prestation. Si c’est beaucoup d’argent, le client devrait avoir la mauvaise nouvelle lorsqu’il est le mieux placé pour évaluer le fardeau financier. Posez suffisamment de questions pour vous aider, vous et le client, à déterminer s’il peut se permettre vos services. Ayez la même discussion sur la façon dont vous facturez vos services.

3. Soyez prêt à refuser des nouveaux clients.

N’acceptez pas un client qui n’a pas les moyens de vous payer ou lorsque votre instinct vous dit “non“. Votre instinct est généralement le meilleur juge des clients qui ne paieront pas. Si toutefois vous craignez de ne pas avoir assez de travail, sachez qu’un meilleur client viendra combler le vide. Passez votre temps à faire du marketing ou à établir des relations avec d’autres clients ou sources de recommandation, qui vous enverront des bons dossiers plutôt que de travailler pour un client qui pourrait ne pas vous payer.

4. Obtenez une avance sur les frais et débours.

Si vous devez régler des frais de procédure et autres débours, vous pourrez les récupérer sous quelques jours après l’envoi de la facture correspondante à votre client. Vous pouvez également demander une avance en vous assurant que le dépôt des frais anticipés est approprié. Cela garantit qu’il y aura toujours des fonds disponibles pour payer les dépenses en cours, c’est le moyen idéal pour éviter des sorties de trésorerie.

5. Ayez de bonnes relations avec vos clients.

Un conseil souvent négligé pour faire en sorte que vos notes d’honoraires soient réglées rapidement, est de vous assurer que vos clients vous apprécient. S’ils vous font confiance, vous connaissent et vous apprécient, vous êtes plus susceptible d’être payé. Ou à tout le moins, ils se sentiront coupables s’ils ne vous paient pas.
Faites connaître à votre client la valeur de vos services en le tenant informé des démarches que vous entreprenez en son nom et pourquoi. Aidez-le à comprendre à quel point le travail est compliqué ou difficile. À vous de l’aider à comprendre la valeur de votre expertise.

6. Soyez bon dans ce que vous faites.

Si vous êtes bon dans ce que vous faites, cela réduira les plaintes des clients ou les raisons de ne pas payer vos notes d’honoraires. Souvent, de nombreux clients ne paient pas parce qu’ils sont mécontents de la qualité du travail fourni. Effectuez ce que vous avez promis, afin de ne pas donner aux clients une excuse pour ne pas envoyer le règlement. De plus, être bon à ce que vous faites, vous aide à vous sentir plus sûr de vous, c’est donc plus facile de demander de l’argent et d’être payé.

7. Ne laissez pas le client remettre en question vos heures.

Enregistrez tout votre temps promptement et consciencieusement afin que les clients ne puissent pas remettre en cause le temps que vous passez sur une question. Fournissez des détails afin que le client ait une compréhension claire et appréciable du travail que vous avez effectué.

8. Facturez rapidement et fréquemment.

Les clients paient vos notes d’honoraires plus tôt s’ils les reçoivent peu de temps après que vous ayez réalisé votre prestation. Envoyez votre facture finale dès que l’affaire est terminée lorsque le client apprécie toujours ce que vous avez fait pour lui. N’attendez pas la fin du prochain cycle de facturation. À tout le moins, envoyez vos notes d’honoraires mensuellement plutôt que de les regrouper sur quelques mois. La plupart des clients préfèrent recevoir une facture mensuelle pour la bonne gestion de leurs comptes.

9. Soyez proactif lors du suivi de vos créances.

Mettez en place un système qui vous informe de qui, depuis quand, pourquoi et combien reste impayé. Ce système vous aide à savoir quand arrêter de travailler pour les clients qui ne sont pas à jour de leur encours. Utilisez ce système pour avoir des discussions franches avec vos clients.

10. Suivez personnellement et rapidement les comptes clients en souffrance.

Traitez rapidement tout problème en discutant vous-même avec votre client. Ne laissez pas vos créances remonter à plus de 45 jours sans agir. Si vous ne considérez pas le non-paiement de votre note d’honoraires comme important, les clients peuvent considérer que votre paiement n’est pas important. Le contact personnel est également une bonne occasion de découvrir pourquoi le règlement de la créance est en retard et ce que le client pense de votre travail.

11. Maintenez une politique de recouvrement ferme.

Si votre cabinet n’a pas de politique de recouvrement, tâchez d’en créer une et qu’elle soit suivie. Vous pourrez utiliser cette politique avec vos clients, voire la partager avec les autres associés de votre cabinet, pour vous aider à être payé plus tôt.

Peu importe où vous en êtes dans votre carrière professionnelle, vous pouvez prendre des mesures pour réduire l’allongement du délai de paiement de vos créances clients. C’est important que vous assumiez vos responsabilités et que vous fassiez ce que vous pouvez pour être payé.

Tout avocat peut fournir des services juridiques, mais tous les avocats ne peuvent pas recouvrer leurs honoraires. Prenez les mesures nécessaires pour devenir l’un de ces avocats qui les recouvre. Le sentiment de satisfaction et de réussite vaudra toutes les conversations inconfortables nécessaires pour y parvenir.

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