Un cabinet disponible à tout moment.

Le jeune cabinet Advocatenherselt.be de petite taille emploie deux avocats, une secrétaire à temps plein et une employée à temps partiel chargée de la préparation des dossiers. Forts de 30 ans de barreau respectivement, maîtres Frank Janssen et Monique Van Baelen sont partenaires au travail comme dans la vie. Jusqu’à l’année dernière, tous deux étaient associés au sein du cabinet d’avocats Janssen & Arnauts-Smeets à Herselt en Belgique. C’est en début 2018 que le duo décide de changer de cap.


Maîtres Janssen et Van Baelen fondent leur propre cabinet d’avocats et optent consciencieusement pour une approche personnalisée de chaque cas. Ils gèrent eux-mêmes tous les dossiers. Ils conseillent leurs clients et les assistent tout au long de la procédure. Le cabinet est spécialisé en droit de la famille et en droit administratif.
Maître Van Baelen traite les dossiers de droit de la famille et les questions connexes, y compris le droit de la circulation routière, le droit pénal, la protection de l’enfance, les liquidations devant notaire, les successions, les divorces et le régime de résidence des enfants.
Maître Janssen s’occupe des dossiers de droit de la circulation routière, de droit de la construction, de droit administratif et de droit des sociétés, etc. Ces experts légaux voulaient d’entrée de jeu se montrer dynamique et tournés vers l’avenir. Ils ont délibérément choisi de travailler avec les solutions de dictée numérique et de reconnaissance vocale de Philips.

Un mode de travail 100% numérique

Le travail d’un avocat implique aussi un grand nombre de dictées. Et ces lettres, les réponses aux courriels et les conclusions doivent bien sûr être transcrits. Avant cela, les deux confrères/consœurs travaillaient avec des minicassettes, qu’ils trouvaient tous deux obsolètes et peu pratiques. « Avec les cassettes, il était impossible de modifier une dictée ou d’y rajouter des passages », explique maître Van Baelen. De plus, le jeune cabinet tenait à travailler autant que possible au format numérique et dans le cloud. Le point d’honneur étant de traiter personnellement tous les dossiers, même en vacances, les avocats se mirent donc en quête d’une solution adaptée.

Une recherche en ligne a conduit le cabinet d’avocats chez un revendeur Philips certifié. L’administrateur délégué, leurs a donc conseillé de travailler avec les solutions de Philips pour consulter et traiter des dossiers dans le cloud.
«  Au bout d’une semaine, nous étions totalement opérationnels. Nous avons également choisi l’option de reconnaissance vocale. Dans la phase de configuration, il faut faire la lecture à haute voix de textes pour que le système apprenne à reconnaître le profil vocal de l’utilisateur, mais la solution se déploie assez rapidement  », explique maître Van Baelen.

Depuis, le cabinet a entièrement recours à la dictée numérique : les deux associés enregistrent leurs dictées, qui sont ensuite sont transcrites par leur secrétariat. Ils ont aussi recours à la reconnaissance vocale, en utilisant un microphone de dictée Philips SpeechMike Premium avec un logiciel de reconnaissance vocale. Ceci permet de transcrire automatiquement les conclusions sans intervention du secrétariat. Enfin, le cabinet emploie la solution de cloud Philips SpeechLive. Les enregistrements du Philips SpeechAir (un enregistreur vocal mobile) ou de l’appli Philips enregistreur vocal installée sur leur smartphone sont donc stockés dans le cloud et accessibles au secrétariat. SpeechLive permet de se connecter au système de n’importe quel poste pour travailler sur des dossiers. De plus, leurs textes dictés peuvent être classés selon l’urgence.

Un système dans le cloud de Philips

Les avantages du SpeechAir et de SpeechLive sont énormes. Les avocats peuvent réellement travailler où bon leur semble, à la plus grande satisfaction de maître Van Baelen : «  Il nous arrive de séjourner à l’étranger, tout en gardant l’œil sur chacun de nos dossiers et rester à jour. Ce système nous permet de dicter de n’importe où. Nous pouvons dicter nos textes, qui sont envoyés directement dans le cloud et sont immédiatement accessibles au cabinet afin d’être traités par notre secrétariat. Nous pouvons nous connecter en temps réel aux programmes au cabinet. Nous pouvons ainsi contrôler les entrées et les sorties. Je peux vérifier les travaux terminés par ma secrétaire, partout et à tout moment. Quand nous sommes à l’étranger, nous gardons ainsi le lien avec le cabinet. Pas pour contrôler ce qui s’y passe, mais pour partir l’esprit tranquille. »
« Mais c’est évidemment au retour du tribunal que j’ai le plus recours au système. Quand on sort d’une séance, on a encore en mémoire tout ce qui s’y est dit. Comme nous avons notre SpeechAir avec nous, nous pouvons continuer à travailler sur le dossier. Nous dictons nos conclusions au tribunal, nous envoyons la dictée, et quand nous rentrons au cabinet, le dossier entier est déjà actualisé. C’est un gain de temps appréciable », ajoute maître Van Baelen.

Pour l’instant, maître Van Baelen utilise le logiciel de reconnaissance vocale en solo. «  Je l’utilise pour rédiger mes conclusions et les courriers à mes clients. Mes dictées sont alors automatiquement transcrites et transmises, sans l’intervention de mon secrétariat.
J’utilise aussi ce système si j’ai besoin de rédiger un texte commun ou une convention lors d’une médiation avec des clients ou d’une conciliation familiale. Les clients peuvent suivre sur grand écran et apporter des modifications si nécessaire.
 »

Les avantages

Chez Advocatenherselt.be, pas de grandes armoires à classeurs ni de piles de paperasse qui prennent la poussière. Tous les dossiers sont archivés dans le cloud et consultables partout et à tout moment. Maître Van Baelen : « C’est important : quand nos clients appellent pour connaître le verdict ou l’état d’avancement de leur dossier, j’ouvre simplement une session sur mon ordinateur et j’ai toutes les infos sous les yeux. Pas besoin de chercher pour trouver un dossier. C’est rassurant de se dire qu’on a en permanence tous les dossiers sous la main. »

Les avocats ne perdent plus de temps avant leurs plaidoiries. « Vous ne m’entendrez plus jamais me plaindre que je perds du temps. Supposons que je doive plaider le matin à Bruxelles, l’après-midi à Louvain et le soir chez un notaire à Hasselt. Je peux m’installer partout, voire faire mes dictées en voiture.  »

« Une bonne communication avec le client est pour nous primordiale. Grâce aux solutions de Philips, nous pouvons communiquer plus facilement, plus rapidement et donc mieux qu’un cabinet d’avocats lambda  », explique maître Van Baelen.

Maître Van Baelen trouve ces systèmes conviviaux. « Nous rentrons le soir à la maison avec le sentiment du travail accompli parce que nous avons abattu plus de boulot qu’auparavant. Et si une idée me vient le soir et le week-end, il me suffit de la dicter sur mon smartphone que j’ai toujours à portée de main et je sais que le courrier sera envoyé au client le lendemain ou le lundi.
Si on fait preuve d’enthousiasme au travail, le client le remarque et c’est contagieux.
 »

Voyez d’autres études de cas :
https://www.dictation.philips.com/fr/nos-succes/

... Et pour en savoir plus sur les solutions Philips pour les avocats :
https://www.dictation.philips.com/fr/village-de-la-justice/

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