Compte tenu de l’importance des questions à traiter, la tenue de l’assemblée générale ordinaire est obligatoire et doit se tenir chaque année, conformément à l’article 164 de la Loi sur les Sociétés de Capitaux (ci-après, « LSC »).
Bien qu’en pratique les assemblées générales puissent se tenir de manière universelle et sans convocation préalable (art. 178 LSC), la règle générale impose la convocation formelle des associés.
La convocation ne peut être décidée et exécutée que par l’organe d’administration (art. 176 LSC) et doit être effectuée au moins un mois à l’avance pour les sociétés anonymes, et quinze jours pour les sociétés à responsabilité limitée, sauf disposition statutaire contraire.
Procédure pour demander la convocation de l’assemblée générale ordinaire.
Si l’assemblée générale ordinaire n’a pas été tenue dans le délai légal, tout associé ou actionnaire peut engager une procédure en juridiction volontaire devant le Tribunal de commerce ou le Registre du commerce du siège social de la société, afin qu’il soit ordonné la convocation de l’assemblée et fixée une date pour sa tenue.
Cette procédure est régie par la Loi sur la Juridiction Volontaire (« LJV ») et par la LSC, et a été développée à travers plusieurs résolutions de la Direction Générale de la Sécurité Juridique et de la Foi Publique (« DGSJFP »). Son objectif est de garantir que la tenue de l’assemblée ne dépende pas exclusivement de la volonté de l’organe d’administration. Ceci est particulièrement important lorsque l’absence de convocation peut dissimuler des irrégularités dans la gestion, limiter les droits d’information ou de contrôle des associés, ou empêcher la révocation de l’organe d’administration.
En pratique, en raison de la surcharge des tribunaux de commerce, la voie la plus rapide est généralement la formulation d’une demande auprès du Registre du commerce. Dans ce cas, le Registraire du commerce rendra sa décision dans un délai d’un mois à compter du dépôt de la demande, après avoir entendu l’organe d’administration. La date précise de tenue de l’assemblée dépendra des circonstances de la société et du temps nécessaire à sa préparation, en tenant compte du délai et des modalités de convocation prévus par les statuts, de la formulation des comptes annuels et de la nécessité éventuelle d’un audit.
Avantages de la procédure.
Outre l’obtention de la convocation et de la fixation d’une date pour l’assemblée, l’associé ou actionnaire à l’origine de la procédure est habilité à procéder à la convocation – en lieu et place de l’organe d’administration – ainsi qu’à demander et superviser la préparation de l’assemblée, la documentation afférente et l’exercice du droit à l’information.
En outre, conformément à l’article 119.3 de la LJV et à la doctrine de la DGSJFP (résolution du 20 novembre 2017), il est possible de demander au Registre du commerce la désignation d’un président et d’un secrétaire différents de ceux prévus par les statuts. Cela permet, par exemple, que l’associé requérant exerce la fonction de président et qu’un notaire territorialement compétent établisse un procès-verbal notarié de l’assemblée.
Conclusion.
Bien que seuls les points prévus pour ce type d’assemblée —approbation des comptes annuels, gestion sociale et affectation du résultat— puissent être inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire, l’inclusion d’un point « questions diverses » est admise.
Par ailleurs, des résolutions ne nécessitant pas leur inscription préalable à l’ordre du jour peuvent être débattues au cours de la réunion.
