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Comment digitaliser son cabinet avec des outils simples et pratiques ?

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Qui dit digitalisation du cabinet d’avocat, imagine en général une remise à plat totale de l’organisation et des pratiques. Si cela paraît applicable dans les structures récentes ou pour les personnes ayant de solides connaissances en informatique, la plupart des cabinets ne peuvent se permettre un tel chamboulement du jour au lendemain.
Heureusement, la digitalisation peut s’envisager aussi comme un processus évolutif, et il est possible de commencer par des changements simples pour voir des effets positifs sur son activité.
Nous connaissons tous la suite Microsoft Office avec ses incontournables Word, Excel, Powerpoint. Savez-vous que la version 365 regorge de bien d’autres d’outils et de solutions très pratiques au quotidien ? Diapaz a regroupé les usages utiles aux avocats en 6 enjeux de modernisation des cabinets.

Allier mobilité et accessibilité à chaque instant.

Le métier d’avocat est un métier mobile par définition : rendez-vous clients, audiences, télétravail pour pouvoir terminer un dossier… Autant de situations courantes dans lesquelles il est confortable de pouvoir se connecter à ses outils sans se soucier de l’endroit où on se trouve ! Office 365 propose des services basés dans le Cloud, accessibles depuis n’importe quel appareil : synchronisez en temps réel votre calendrier, vos mails, vos contacts et vos tâches. Vous êtes nombreux au cabinet ou partagez un espace de coworking avec des confrères, profitez de la gestion des ressources : chaque salle de réunion possède son propre calendrier pour en finir avec le casse-tête des réservations.

Développer la clientèle.

A l’heure de l’hyper-concurrence entre avocats, des legaltechs et de l’inter-professionnalité, tirer son épingle du jeu n’est pas chose aisée. Il est heureusement possible de marquer des points en s’équipant d’outils qui vont vous aider à mieux organiser votre stratégie commerciale. Pour démarrer, avoir un nom de domaine en propre pour votre site et vos adresses mail, couplé à une prise de rendez-vous facilitée sur votre site internet, vous rendra plus sérieux mais aussi plus accessible aux yeux de vos futurs clients. La traçabilité des échanges et les outils vous permettant de mieux suivre votre relation client permettront de fidéliser le client qui se sentira en confiance.

Encourager le travail en équipe.

La transparence et l’accessibilité sont deux sujets auxquels les clients sont de plus en plus sensibles. Ils veulent pouvoir accéder à un maximum d’informations, à tout moment. En interne ou avec des confrères partenaires, ce besoin est aussi clairement identifié. Office 365 dispose d’outils qui facilitent le travail collaboratif. Limitez vos déplacements à l’extérieur pour des réunions rapides par visioconférence ou des conversations de groupe (par tchat). Vous pouvez également partager des documents avec vos clients et vos équipes sur un espace de stockage sécurisé en France et accessible quel que soit le lieu où ils se trouvent.

Gérer des projets de A à Z en coordonnant les intervenants.

Pour aller plus loin, il est même possible de gérer des projets en synergie avec vos clients, collaborateurs internes ou partenaires. Vous pouvez gérer des plannings en commun pour noter les échéances pour chaque partie, les rendez-vous et la répartition des tâches. Il est possible de gérer les droits pour que chaque personne n’accède qu’aux dossiers qui la concerne. Ainsi, vous pouvez développer une coopération efficace sans mettre en danger votre confidentialité.

Organiser et sécuriser des documents et des données.

Quoi de plus sensible que les données et documents détenus par les avocats ? A cela s’ajoute la législation toujours plus contraignante pour la protection des données personnelles (RGPD notamment). Il va de soi que vos données doivent être hébergées en France : c’est le cas avec Microsoft qui a ouvert 2 datacenters sur le sol français à cet effet. La solution Microsoft 365 comporte également un volet dédié à la sécurité avec des outils dédiés. Le plus : vos données étant stockées dans le Cloud, elles sont accessibles depuis votre smartphone ou votre tablette avec une synchronisation immédiate.

Gagner du temps sur la gestion du système d’information.

Votre métier n’est pas de gérer un système d’information : vos outils doivent donc vous soulager au maximum de ces tâches pour que vous puissiez vous concentrer sur vos tâches à valeur ajoutée en tant qu’avocat. Faites-vous accompagner par un partenaire qui saura vous conseiller et anticiper les évolutions des outils en fonction des besoins du cabinet !

Diapaz est éditeur de solutions informatiques et télécom dédiées aux avocats et partenaire Microsoft. Son offre Diapaz 365 conjugue la fiabilité des outils Microsoft ainsi que l’expertise métier pour mieux conseiller les avocats.

Plus d’informations sur l’offre ici.

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