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  • 23 juillet
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Comment être plus productif grâce à la signature électronique ?

La signature électronique a su rapidement gagner du terrain depuis le contexte de la pandémie de Covid-19. Il s’agit d’un outil légal permettant de signer en quelques clics n’importe quels documents depuis un appareil connecté. Il s’agit d’un processus numérique simple, sécurisé et utile pour être plus productif. Découvrez dans cet article comment la signature électronique profite aux entreprises qui l’adoptent.


Gagner du temps avec la signature électronique

Le premier atout de la signature électronique est sans doute le gain de temps. Avec cet outil, il suffit, en un clic, de recevoir, lire et signer les documents : fin de la paperasse administrative. Elle vous évite ainsi de faire des allers-retours entre les signataires concernés. Aussi, ces derniers pourront signer le document électronique à partir d’un support adapté (ordinateur, tablette ou smartphone) peu importe l’endroit.

L’utilisation de cette formule dématérialisée permet donc de franchir la barrière de la situation géographique des signataires. Vous êtes à l’autre bout du monde et ne pouvez pas vous déplacer physiquement pour un rendez-vous ? Ce n’est pas grave, avec la signature électronique, gagnez du temps et signez rapidement les documents (contrats de travail, bons de commande, compromis de vente, etc.) qui vous sont destinés.

Faire des économies financières avec la signature électronique

Vous pouvez diminuer les coûts afférents à la gestion documentaire par le biais de la signature électronique. Cette digitalisation des process de signature contribue énormément à l’économie financière d’une entreprise.
• Vous pourrez économiser sur les fournitures de bureau et consomptibles informatiques : papier, encre, imprimante, etc. Cela vous dispensera de tout ce qui est lié à l’impression et au scannage des documents : un moyen de ne pas gaspiller votre papeterie. C’est dire que les versions papier prédominent encore dans plusieurs secteurs. Or, le document en question peut tout à fait être digitalisé.
• Une réduction conséquente au niveau des frais postaux, d’enveloppes et de coursiers est à souligner. Avec la démocratisation de cet outil, il n’est plus nécessaire d’envoyer des contrats par courrier pour une signature.
• Limitez les dépenses relatives à vos fournitures de bureau en vous dispensant de l’archivage des documents en format papier. Non seulement vous profiterez d’un gain d’espace, mais vous aurez aussi la possibilité d’économiser sur les commandes de boîtes à archives et de classeurs.

Ces différents aspects permettent de dire que l’utilisation de la signature électronique ne peut vous être que bénéfique. Sur le plan comptable, tout s’accélère dès que les contrats et les bons de commande sont signés plus vite. Cela permet de vendre rapidement et de diminuer les éventuels problèmes.

Mieux s’investir sur ses activités principales grâce à la signature électronique

Il y a lieu de reconnaître l’importance du gain de temps entre un document signé numériquement et un document envoyé en version papier. En ce sens, les collaborateurs seront plus enclins à se concentrer sur le cœur de leurs travaux et contribuer à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. Ils perdront ainsi moins de temps sur des activités à faible valeur ajoutée à savoir les demandes de relance et la numérisation des documents. Dans les faits, les commerciaux pourront plus s’investir dans la prospection clientèle que sur la gestion administrative.

Ce gain de productivité pourra être ressenti dans les chiffres d’affaires de l’entreprise. Cela étant, pour la gestion de vos contrats, notez que la signature électronique offre une multitude de garanties légales. Pour rappel, un document comprenant des preuves électroniques (nom du signataire, date, heure, etc.) vous sera automatiquement communiqué pour chaque signature. Tout cela pour dire que hormis la possibilité de se focaliser sur l’essentiel de votre métier, la signature électronique est avant tout une solution sécurisée.

Conclusion

Il faut stipuler que les solutions de signature électronique se destinent à tous les secteurs utilisant des contrats. Ce processus digital s’ouvre à toutes les entreprises qu’importe sa taille. Par exemple, on retrouve la signature électronique dans le domaine immobilier, afin de faciliter la signature d’un bail de location ou d’un compromis de vente. Vous comprendrez que bon nombre de paramètres concourent à la démocratisation de cet outil possédant la même valeur légale que la signature manuscrite.

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