Gagner du temps grâce à l’amélioration des processus
L’avantage le plus important et le plus évident de l’utilisation d’une signature électronique dans une entreprise est le gain de temps. C’est particulièrement évident dans le cas des petites entreprises, où, d’une part, toutes les formalités sont accomplies, mais où, d’autre part, toute accalmie se fait fortement sentir.
Dans ce contexte, la signature électronique serait une grande amélioration pour l’entreprise. Surtout, elle réduira considérablement le temps entre l’accord sur les termes du contrat et le début de son exécution.
Tout cela parce que la signature électronique n’exige pas une rencontre personnelle entre les parties intéressées, elle ne nécessite pas une longue correspondance, ainsi qu’un long temps d’attente. La plateforme Yousign vous permet de conclure rapidement un contrat préalablement préparé et elle vous permet aussi de commencer immédiatement le service ou la livraison de marchandises.
Il en va de même pour d’éventuelles annexes, pour clarifier des dispositions ou les modifier. Il suffit de se mettre d’accord sur la formulation du document. Leur approbation mutuelle ne devrait pas prendre plus de quelques instants.
Économiser de l’argent grâce à l’optimisation des processus métier
Le deuxième avantage découle directement du premier. Après tout, le temps, c’est de l’argent. Si vous utilisez une signature électronique, vous pouvez économiser de l’argent à plusieurs niveaux. Tout d’abord, pour revenir sur ce que nous avons déjà évoqué, vous pouvez commencer par conclure le contrat plus rapidement et récolter immédiatement les fruits du fonctionnement de l’entreprise. Un retard ou une période d’accalmie se traduit le plus souvent par un gaspillage d’opportunités.
Si les documents sont échangés par correspondance, vous économisez les frais d’expédition. Les frais d’affranchissement uniques ou les frais de messagerie s’élèvent à plusieurs dizaines d’euros, en fonction de la rapidité de l’envoi ou de la vérification du destinataire. Pour un seul document, ces frais ne sont peut-être pas très élevés, mais s’il y a plusieurs contrats à signer, la somme s’avère généralement importante, même sur une base mensuelle. De même, la remise en main propre des documents aux partenaires nécessite du temps et des frais.
Yousign est une entreprise française et européenne qui permet aux personnes dirigeant des petites et moyennes entreprises ou les entrepreneurs d’utiliser les signatures électroniques pour les relations commerciales. Yousign est disponible via un smartphone, une tablette ou un ordinateur portable. Les documents peuvent être envoyés et signés de n’importe où dans le monde, dès lors que vous disposez d’un accès à Internet.
Plus d’espace et d’ordre grâce à la numérisation
La signature électronique permet d’éliminer presque totalement l’utilisation du papier. Un catalogue de documents, qui comprend près de 120 types différents, peut être traité grâce à la signature électronique sur Yousign. Cela signifie que tous ces documents peuvent être stockés numériquement et sont tout aussi légitimes que leurs homologues physiques. Tout d’abord, cela permet de gagner de l’espace. Il n’est pas nécessaire de conserver des armoires remplies de classeurs avec des documents dans les bureaux.
Le deuxième aspect concerne la catégorisation et la recherche de documents plus anciens. Théoriquement, même sous forme papier, ils devraient être classés par type et par ordre chronologique. Dans la pratique, cependant, c’est rarement possible, et retrouver un document, même s’il date de quelques mois, demande beaucoup de recherches. La collection numérique de documents se traduit par un ordre et un accès facile à tout moment. En outre, grâce au moteur de recherche de documents, vous pouvez facilement et rapidement trouver les documents que vous recherchez.
La signature électronique est synonyme d’image de marque moderne et d’écologie
Une image de marque positive, même pour une petite entreprise, est extrêmement importante et facilite grandement l’acquisition de contrats lucratifs ou de partenaires précieux. L’utilisation de la signature électronique et l’encouragement des partenaires à le faire peuvent être l’une des composantes de l’image d’une entreprise innovante qui se déplace efficacement à travers les possibilités offertes par la technologie moderne. La signature électronique contribue à améliorer vos relations entre collaborateurs.
Il convient de noter que malgré l’accès facile aux signatures électroniques, il ne s’agit toujours pas d’une pratique largement répandue. L’utilisation de signatures électroniques devrait également être utilisée pour des raisons écologiques.
Cet aspect de l’activité commerciale est de plus en plus apprécié par les partenaires commerciaux, les clients et les consommateurs. Économiser du papier, n’imprimer que ce qui est absolument nécessaire et minimiser l’utilisation de transports inutiles pour les documents sont autant d’avantages environnementaux majeurs qui affectent positivement l’image de l’entreprise.
La signature électronique : une nouvelle opportunité pour les entreprises
Très souvent, le problème n’est pas la qualité, le prix des produits ou des services fournis, mais plutôt la rigidité des procédures et un manque de flexibilité, qui peuvent finalement rendre très difficile le fonctionnement et attirer de nouveaux partenaires commerciaux et sous-traitants.
Il convient également de rappeler que les petites et moyennes entreprises ont à cet égard un avantage sur les grandes entreprises, où les changements se produisent à un rythme beaucoup plus lent.
Il semble qu’un certain type d’inertie existe là-bas, par exemple, il faut plus de temps entre le moment de la mise en œuvre d’un changement pour en ressentir réellement les effets.
La signature électronique est l’occasion idéale pour les entreprises prometteuses d’atteindre un tout nouveau niveau, comme remporter des contrats plus lucratifs et ambitieux, rechercher des partenaires plus réputés et livrer de plus grandes quantités de produits.
La signature électronique seule ne rendra pas l’entreprise moderne, flexible et prête à relever de plus grands défis. Cependant, ce sera certainement un élément important qui contribuera à vous donner un avantage sur la concurrence.