Comment tenir l’assemblée générale 2020 d’approbation des comptes annuels dans le contexte actuel ?

Dans ce contexte de crise sanitaire, le gouvernement a notamment pris des mesures visant à aménager la tenue des assemblées générales et d’approbation des comptes des sociétés.
Cet article complète l’article "Covid-19 et l’impossibilité de réunir l’assemblée générale d’approbation des comptes ? Par Alexandra Six, Avocat. ".

Sont ainsi visées toutes les sociétés commerciales, les sociétés civiles et les groupements d’intérêts économiques.

En effet, en application de la loi d’urgence sanitaire adoptée pour lutter contre l’épidémie de Covid-19 et ses conséquences (Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020) :
- une ordonnance allongeant notamment le délai laissé à ces entités pour approuver leurs comptes annuels (Ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020) ont été prises ;
- une ordonnance adaptant, par des mesures d’exception, les règles de réunion et de délibération des assemblées générales des groupements de droit privé (Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020).

1. L’approbation des comptes : possibilité de report de 3 mois.

Les sociétés sont en principe légalement obligées de tenir leurs assemblées dans les 6 mois après la clôture de leurs comptes sociaux, la tenue le l’assemblée générale annuelle d’approbation des comptes clos le 31.12.2019 doit se tenir au plus tard le 30.06.2020

L’article 3 de l’ordonnance du 25 mars 2020 susmentionnée proroge ce délai d’approbation des comptes de 3 mois maximum.

Cette prorogation ne s’applique pas aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

En pratique, ces mesures s’appliquent aux sociétés dont les documents comptables et les documents du commissaire aux comptes étaient en cours au moment de l’entrée en vigueur de ces mesures et qui ne pourraient pas être achevés dans des délais compatibles avec la tenue de l’assemblée générale.

Il s’agit de bénéficier de quelques mois supplémentaires pour terminer ces travaux et faire approuver leurs comptes par les associés dans les meilleures conditions possibles.

Cette prorogation s’applique aux personnes morales et entités clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et le 23 juin 2020.

Aux termes de l’ordonnance, le délai imposé par les textes pour tenir l’assemblée d’approbation des comptes (dans les six mois de la clôture de l’exercice) est prorogé de trois mois (art. 3, I).

Par conséquent, si vous deviez approuver vos comptes le 30 juin au plus tard, cette date est reportée au 30 septembre 2020. Nul besoin donc de solliciter une ordonnance de prorogation.

Cette mesure est facultative et le délai de prorogation est un maximum, ce qui vous laisse toute latitude pour vous organiser ou tenir l’assemblée générale annuelle à la date convenue selon les modalités ci-après.

Il est par ailleurs à préciser que le rapport de gestion devra faire état d’informations spécifiques (si vous êtes tenu d’en déposer un).

Il est conseillé d’obtenir de votre expert-comptable la date approximative d’établissement de vos comptes de votre société afin de vous organiser.

2. La tenue des assemblées générales.

Si vos comptes sociaux ont été établis ou qu’une assemblée générale doit intervenir dans la période comprise entre le 12 mars et le 31 juillet 2020, les modalités ont été assouplies pour tenir compte du contexte actuel et de l’impossibilité de se réunir.

Il est possible ainsi, à titre exceptionnel, de tenir les assemblées générales des associés et réunions des organes collégiaux sans la présence physique des associés quelle que soit la nature de l’assemblée. Et cela même si les dispositions légales ou les statuts de votre société ne le prévoient pas.

L’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider que l’assemblée se tienne hors la présence physique des participants (par vote à distance) ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Les membres de l’assemblée pourront participer ou voter selon les modalités fixées par l’auteur de la convocation :
- envoi d’un pouvoir pour vote à distance
- vote par présence en télé ou visio-conférence
- vote par consultation écrite

Les membres de l’assemblée ayant le droit d’y assister (notamment associés et commissaire aux comptes) doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et l’heure ainsi que des conditions dans lesquelles elle se tiendra et doivent leur être communiqués les documents habituels.

Le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle doit permettre l’identification des participants et la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Les aménagements sont assez libres dès lors que tous les participants sont informés et peuvent prendre part au vote afin que leurs droits fondamentaux soient respectés.

Alexandra SIX
Avocat droit des affaires et droit des sociétés
Cabinet ELOQUENCE Avocats
Lille et Paris
www.eloquence-avocats.com

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