Covid 19 et associations syndicales libres.

A l’instar du régime qui a été adopté pour le fonctionnement des copropriétés dans le contexte d’urgence sanitaire qui a été décrété en raison de la pandémie de Covid-19, le gouvernement vient d’édicter des mesures relatives applicables au fonctionnement des Associations Syndicales Libres (ASL).

En ce qui concerne la tenue des assemblées d’ASL, une nouvelle ordonnance n°2020-1497 du 2 décembre 2020 (publiée au JO du 3 décembre 2020) a été adoptée.

Cette ordonnance vient modifier certaines parties de l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 qui continue à s’appliquer avec prise en compte des derniers ajustements (ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 modifiée) et s’inscrit dans le cadre plus global des dispositions applicables à certaines personnes morales de droit privé (société, association).

Les dispositions de cette ordonnance sont entrées en vigueur le 3 décembre 2020 et sont applicables jusqu’au 1er avril 2021. Elles pourront par la suite être prorogées par décret jusqu’au 31 juillet 2021.

Elles ont été complétées par un décret du 18 Décembre 2020.

L’ordonnance organise trois formes différentes d’assemblées générales :
- l’assemblée générale sans aucune présence physique,
- l’assemblée générale par conférence téléphonique ou visioconférence,
- la consultation écrite.

1) L’assemblée générale sans aucune présence physique.

Cette option est limitée aux cas dans lesquels les mesures restrictives en vigueur à la date de convocation ou la date de l’assemblée font obstacle à la présence physique des membres, c’est-à-dire un confinement généralisé avec interdiction de déplacement.

Cette assemblée générale se déroule sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’AG est appelée à se prononcer.

Avec ce type d’assemblée, il n’y a aucun débat. Les membres votent à distance (vote par correspondance - voir ci-dessous) soit en donnant un pouvoir.

2) L’assemblée par téléconférence ou visioconférence.

L’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

Attention certaines conditions techniques doivent être respectées. A ce titre, le dispositif doit :
- permettre l’identification des membres,
- transmettre au moins la voix des participants et
- permettre une retransmission continue et simultanée des délibérations.

3) La consultation écrite.

Contrairement au régime applicable auparavant, les associations ont désormais la possibilité de mettre en place des consultations écrites, même si cela est interdit ou n’est pas prévu par les statuts et quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’AG est appelée à se prononcer.

Un décret du 18 Décembre 2020 est venu préciser les règles applicables pour cette mise en œuvre.

Lorsque la décision est prise par l’organe compétent pour convoquer l’AG ou son délégataire que les décisions relevant de la compétence des assemblées sont prises par voie de consultation des membres, les membres doivent être informés :
- Un bulletin de réponse et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés à chacun d’eux par écrit ;
- Le texte des décisions proposées et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés en même temps aux autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée ;
- Les membres adressent leur réponse dans le délai fixé par l’organe compétent pour convoquer l’AG ou son délégataire. Ce délai doit être précisé dans les documents mentionnés ci-dessus. Il ne peut pas être inférieur à 15 jours à compter de l’envoi de ces documents aux membres de l’assemblée ;
- Les règles de quorum et de majorité sont celles applicables aux décisions prises en assemblée. Le quorum est calculé en tenant compte du nombre de membres de l’assemblée ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent, selon le cas.

Les décisions prises par voie de consultation écrite sont constatées dans un procès-verbal établi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire qui mentionne :
- la date des décisions,
- le texte des décisions proposées,
- les documents adressés aux membres de l’assemblée,
- la date à laquelle les documents et informations mentionnés ci-dessus ont été adressés aux membres et le délai qui leur a été imparti pour répondre,
- l’identité des membres de l’assemblée ayant adressé une réponse reçue au plus tard à la date d’échéance de ce délai et le nombre de voix détenues par chacun d’eux le cas échéant,
- pour chaque décision proposée, le résultat de la consultation écrite.

Le procès-verbal doit mentionner que l’association a fait application des mesures prévues par l’ordonnance pour réaliser son assemblée.

4) Le vote par correspondance.

Lorsque le vote par correspondance est choisi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire, et que les statuts ne prévoient pas déjà dans quelles conditions il s’organise, le décret vient préciser quelques points.

Le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée doivent être adressés à chacun d’eux, par écrit, au plus tard en même temps que la convocation de l’assemblée.

Pour le calcul du quorum, les documents mentionnés ci-dessus précisent la date limite de réception des bulletins de vote. Elle ne peut pas être postérieure au 3e jour ouvré avant la réunion de l’assemblée.

D’une manière générale, qu’il s’agisse de la consultation écrite, du vote par correspondance ou encore d’un cas où un pouvoir pourrait être donné, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que les membres de l’assemblée donnent leurs instructions de vote ou leur réponse par mail. Une adresse électronique aura dû être indiquée à cet effet préalablement dans la convocation ou dans les documents qui leur sont adressés.

En l’état de ces textes, il est possible de faire une réunion physique en combinant les possibilités : mandat, vote par correspondance pour ceux qui ne souhaitent pas se déplacer, ou de vote par visio.

Il semble possible d’adresser une consultation écrite pour éviter une réunion physique éventuellement complétée par un formulaire de vote.

Un schéma récapitulatif par le ministère en charge des associations indique en effet cette possibilité pour les assemblées devant se tenir entre le 3 Décembre 2020 et le 1er Avril 2021 (voir le 31 Juillet 2021 en cas de prorogation) [1].

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