Guide pratique pour réussir sa dématérialisation RH.
Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?
Le but de la dématérialisation est de fluidifier les démarches administratives et la gestion des documents, mais aussi de simplifier le suivi des échéances et d’optimiser les processus.
Pour cela, on va remplacer progressivement les documents papier par des fichiers numériques. Au lieu d’archiver physiquement les supports d’informations matériels, on les numérise et on les conserve sur des supports informatiques.
Ce processus est très utile pour les RH qui est l’un des services de l’entreprise les plus consommateurs de papier.
On distingue deux approches :
• La dématérialisation des documents RH qui consiste à numériser chaque document papier, tel que les bulletins de paie, les demandes de congés, les contrats de travail (CDI, CDD, apprentissage), les fiches de poste, les feuilles de temps, les attestations fiscales ou sociales, les justificatifs d’absence, le règlement intérieur, etc.
• La dématérialisation des processus RH qui consiste à dématérialiser le recrutement, l’intégration ou encore la gestion administrative des salariés. Cela passe par la mise en place de plateformes digitales et collaboratives permettant de simplifier et d’automatiser le traitement et la gestion des tâches administratives pour les RH.
Bon à savoir : Il se peut que le document n’ait pas besoin d’être numérisé mais plutôt en version numérique. Dans ce cas, on parle de dématérialisation native. Si, en revanche une transformation des documents est nécessaire, on parle de dématérialisation a posteriori.
Point juridique sur la dématérialisation RH
Depuis 2009, la loi, et plus particulièrement le Code du travail autorise les entreprises à dématérialiser les fiches de paie et les contrats de travail, autrement dit, à remettre ces documents au salarié par voie électronique.
C’est la loi travail El Khomri de 2016 qui instaure la remise des bulletins de paie dématérialisés et l’utilisation de coffre numérique pour cet usage. Cette loi a permis aux entreprises de gagner un temps précieux et de fluidifier les échanges entre les collaborateurs et ces dernières.
Pour se mettre en conformité, l’entreprise doit veiller à ce que l’horodatage électronique soit apposé sur les différents documents dématérialisés. Ces documents doivent également contenir des signatures électroniques certifiées permettant d’attester de leur intégrité. Par ailleurs, le coffre-fort doit être lié au CPA (compte personnel d’activité) auquel le salarié doit avoir accès.
Enfin, conformément à l’article L.3243-4 du Code de travail, l’employeur est tenu de conserver le double du bulletin de paie durant 5 ans et de garantir la disponibilité de ce document sous forme électronique, soit pour une durée de 50 ans, soit jusqu’au 75ème anniversaire du salarié (article D3243-8 du même Code). Tous les délais de conservation des documents RH, comptables et juridiques sont accessibles sur le site du Service public.
Les principaux avantages de la dématérialisation RH
La dématérialisation RH comporte de nombreux avantages pour ce service qui traite un flux important de documents. Voici les principaux.
Optimisation de la productivité du service RH
Le premier avantage est le gain de temps et de productivité des équipes. Les flux de documents sont traités de façon plus efficace grâce à l’automatisation et la simplification des tâches. Le service RH passe donc moins de temps sur les missions répétitives et chronophages, comme le suivi administratif. Les équipes RH peuvent donc se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ou plus stratégiques. On peut citer l’accompagnement des talents ou encore le bien-être au travail. Par ailleurs, avec les outils numériques, les salariés sont plus autonomes, ce qui libère du temps au service RH.
Sécurité et conformité renforcée
Avec la dématérialisation, la protection des données personnelles est renforcée, notamment grâce à la limitation des droits d’accès, le respect des délais de conservation, le chiffrement des documents numériques ou encore à l’archivage sur des systèmes sécurisés.
Ces systèmes conformes au RGPD, offrent une traçabilité des documents qui sera indispensable aux entreprises en cas de litige avec un salarié et une garantie du respect de vos obligations légales en matière de conservation des documents.
Amélioration de la satisfaction en interne
En facilitant l’accès et la disponibilité des documents RH ainsi que l’accès à l’information, la dématérialisation contribue à améliorer la satisfaction des salariés. Par exemple, la gestion des absences et les demandes de formalités sont simplifiées et les échanges sont fluidifiés tout au long de la carrière du salarié. Ce dernier bénéficie d’une actualisation instantanée des documents et d’un espace de travail innovant et performant lui permettant une consultation à distance via son mobile, par exemple.
La réduction des coûts
Enfin, dématérialiser les processus RH permet de réduire drastiquement les coûts liés à l’impression des documents, au stockage physique ou encore à leur distribution.
Les étapes indispensables pour réussir sa dématérialisation RH
Anticiper sa transformation numérique
Pour réussir sa transformation numérique, la première étape consiste à évaluer ses besoins. En effet, la dématérialisation ne s’improvise pas et nécessite une bonne préparation. Lister les besoins prioritaires est indispensable en réalisant une cartographie de l’ensemble des missions du service RH.
Bien choisir ses solutions digitales
Ensuite, il s’agit de bien choisir les solutions digitales que vous allez intégrer à vos processus RH et de planifier leur implémentation. Opter pour les solutions Docaposte, référent de la confiance numérique en France et filiale du groupe La Poste, pourrait être un choix judicieux pour réussir votre transition numérique et proposer à votre service RH des outils performants, innovants et conformes aux réglementations en vigueur.
Faciliter la mise en place des solutions en interne
Une telle transition demande un temps d’adaptation et de formation. Avec Docaposte, vous bénéficiez d’un prestataire expert de votre domaine d’activité qui vous aidera à faciliter la mise en place de solutions digitales à valeur probante et à accompagner vos équipes vers le changement. Toutefois, il reste impératif de réaliser au préalable une communication en interne au sujet de la mise en place de ces solutions et de former l’ensemble des utilisateurs afin de réussir votre dématérialisation RH.
Recueil de consentement
Le recueil du consentement des destinataires constitue une étape indispensable. Ce consentement doit être obtenu avant tout envoi, soit via le gestionnaire de consentement AR24, soit en l’incluant directement dans le contrat du destinataire, avec l’indication de son adresse email. Cette procédure garantit la conformité légale et sécurise la validité des échanges électroniques.
Suivre la transformation digitale et l’améliorer en continu
Enfin, quelques mois après l’installation des solutions digitales, il est important de mesurer concrètement les bénéfices de la dématérialisation RH. Cette analyse des processus sera également l’occasion de repérer les dysfonctionnements, de résoudre les problèmes et d’optimiser encore davantage certaines tâches.
Comment la Lettre Recommandée Électronique AR24 simplifie-t-elle les démarches administratives ?
L’adoption de la Lettre Recommandée Électronique s’inscrit dans le cadre de la dématérialisation RH. Du recrutement au licenciement en passant par la gestion des dossiers du personnel et la paie, cette solution de recommandé dématérialisé permet de notifier en quelques clics vos salariés.
Un recommandé digital à valeur probante
Grâce à sa stricte équivalence légale avec le recommandé papier avec accusé de réception (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques), la Lettre Recommandée Électronique offre à son expéditeur une protection juridique complète. Cela passe par des preuves horodatées qui pourront être produites en justice. Cet horodatage qualifié permet de certifier la date et l’heure d’envoi et de réception. Il sera également possible de prouver le contenu du courrier et des pièces ; idéal en cas de litige avec un collaborateur.
Une solution disponible 24h/24, 7j/7
Préparer son courrier recommandé n’a jamais été aussi simple ni aussi rapide. En quelques clics, votre courrier est prêt à être envoyé et acheminé vers la boîte email de son destinataire. Ce dernier le reçoit instantanément et pourra en accuser réception n’importe où et n’importe quand. Le destinataire devra bien sûr s’identifier lui-même, soit à l’aide de l’identification visuelle PVID, soit en utilisant son Identité Numérique de La Poste.
Une solution pour réduire ses coûts d’envoi
Enfin, la Lettre Recommandée Électronique offre une meilleure maîtrise de votre budget et permet de réaliser des économies conséquentes. Elle est considérée comme étant entre deux et cinq fois moins chère qu’un recommandé papier traditionnel en raison de son tarif unique et fixe indépendamment du volume de pièces jointes (jusqu’à 256 Mo) ou de la destination.
N’attendez plus pour améliorer la productivité de votre service RH et réduire vos coûts tout en améliorant la satisfaction de vos collaborateurs. Adoptez dès à présent la Lettre Recommandée Électronique !
