La Lettre Recommandée Électronique pour les experts-comptables : l’outil incontournable qui garantit la conformité de vos obligations légales
La Lettre Recommandée Électronique ou LRE est un courrier dématérialisé utilisé en remplacement du recommandé papier avec accusé de réception (LRAR). Sur le plan juridique, ces deux courriers disposent de la même valeur légale et délivrent des preuves bénéficiant de garanties juridiques équivalentes : preuve de dépôt, preuve de réception ou de refus.
Concrètement, une LRE peut remplacer une LRAR chaque fois que la loi impose de tracer et de prouver son envoi.
Comment la LRE simplifie-t-elle la vie des experts-comptables ?
La Lettre Recommandée Électronique simplifie et accélère les procédures juridiques.
Le gain de temps se fait ressentir à plusieurs niveaux. Tout d’abord, au moment de la préparation du courrier, la LRE s’envoie rapidement. Il n’est donc pas nécessaire de se déplacer pour envoyer ses courriers recommandés et la prise en main de la plateforme AR24 est rapide et intuitive. Aucune installation n’est nécessaire pour l’expéditeur : celui-ci envoie ses courriers recommandés depuis le site AR24 ou depuis son logiciel métier si AR24 y a été au préalable intégré.
Le gain de temps se joue aussi au niveau de la gestion et du suivi des courriers recommandés. En effet, AR24 permet de tracer ses envois grâce à un horodatage qualifié. Les preuves générées par AR24 sont opposables en cas de litige. AR24 met à disposition un espace sécurisé depuis lequel les éléments relatifs à l’envoi (preuves, courriers, pièces jointes) sont consultables et téléchargeables à tout moment. Ces données sont stockées pendant 10 ans. Ne plus avoir à classer et stocker les accusés papier facilite grandement la gestion en interne.
Enfin, la LRE offre un acheminement instantané. Le destinataire est donc notifié instantanément, ce qui fait courir les délais légaux plus rapidement. Le destinataire peut, lui aussi, accuser réception de son courrier à tout moment et depuis n’importe où.
La Lettre Recommandée Électronique : les cas d’usage les plus fréquents pour les experts-comptables
La lettre de mission
Ce document contractuel encadre la relation entre le cabinet et son client. La lettre de mission définit notamment l’objet de la mission, les obligations de chaque partie, la durée de la mission ou encore les modalités de rémunération. De plus en plus d’experts-comptables se tournent vers AR24 pour l’envoi de ce document, gagnant ainsi en rapidité et en simplicité.
La rupture de mission ou résiliation de contrat
Il arrive qu’un expert-comptable se retrouve contraint de mettre fin à une mission. Cela peut se produire en cas de non-respect des engagements du client ou en cas de litige avec ce dernier. L’utilisation de la LRE dans cette situation sécurise la procédure et protège la responsabilité du cabinet.
La transmission de documents confidentiels
Il est fréquent pour un expert-comptable d’envoyer des documents sensibles, tels que des états financiers, des bilans, des déclarations fiscales, des paies ou encore des contrats. AR24 propose une solution de recommandés électroniques qualifiée et conforme aux règles de sécurité et d’acheminement les plus strictes. Par ailleurs, les serveurs d’AR24 sont hébergés en France, ce qui constitue un gage de sécurité supplémentaire.
Experts-comptables : comment intégrer la LRE à vos process ?
L’utilisation d’AR24 repose sur la simplicité et ne nécessite d’ailleurs aucune installation. L’intégration de la Lettre Recommandée Électronique dans les pratiques quotidiennes des cabinets d’experts-comptables est donc grandement facilitée. Une fois votre compte créé, vous pouvez envoyer immédiatement votre première LRE. La création d’un compte AR24 est gratuite et se fait en quelques clics.
Ensuite, il ne vous reste plus qu’à identifier les cas d’usage de la LRE (lettres de mission, mises en demeure, résiliation de contrats, etc.), de communiquer en interne sur l’intégration de ce courrier recommandé et d’effectuer vos premiers envois. Vous constaterez très vite que ce mode d’envoi vous permet de réaliser des économies conséquentes, le coût est divisé par deux par rapport à un budget courrier.
Vous êtes expert-comptable et souhaitez adopter dès aujourd’hui la Lettre Recommandée Électronique ? Rendez-vous sur le site web d’AR24.
