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Bail commercial : l’importance de l’état des lieux sur l’obligation de conservation et de restitution du preneur.

Par Arnaud Boix, Avocat.

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Quels sont les risques encourus par le preneur d’un bail commercial sortant les risques afférents à son obligation de conservation et de restitution après avoir délivré au bailleur un congé pur et simple, pour une échéance triennale ou comme pour le terme du bail, en l’absence d’état des lieux contradictoire d’entrée et de sortie ? Quelles sont les précautions à prendre ?

Cette situation est fréquente et bien souvent source de tensions affectant l’avenir des bonnes relations post contractuelles entre les parties.

Afin de vous apporter quelques éléments de réponse (qui varient bien évidement selon toutes les circonstances de l’espèce, justifiant toujours le recours à un conseil), nous évoquerons le principe et l’étendue de l’obligation de restitution du preneur, et dans l’hypothèse d’une éventuelle responsabilité à craindre du preneur, son étendue.

Souvent en termes d’obligation de conservation ou de restitution, le bail stipule que le preneur est tenu de conserver –obligation de conservation- et de restituer -obligation de restitution- les locaux en bon ou en parfait état (de travaux) d’entretien et de réparation locatifs.

L’intensité de l’obligation peut varier selon les termes du bail (en principe négocié entre les parties).

A défaut de respect de son obligation de conservation (c’est-à-dire en cas de carence d’entretien et de réparations locatives en cours de bail), il est précisé que le preneur doit supporter toutes réparations (sous entendant même par nature non locatives) de quelque nature qu’elles soient.

Le bailleur supporte généralement quant à lui les travaux relevant de l’art 606 du Code Civil c’est encore plus vrai pour les baux neufs ou renouvelés depuis le 20 juin 2014 sous l’empire de la Loi Pinel du 18 juin 2014 et de son Décret n° 2014-1317 du 3 Novembre 2014.

En effet, un bail commercial, négocié ou renouvelé à compter du 20 juin2014, ne peut plus transférer au preneur les dépenses relatives aux grosses réparations de l’article 606 du Code civil, y compris les honoraires liés à leur réalisation, celles relatives aux travaux ayant pour objet de remédier à la vétusté ou de mettre en conformité avec la règlementation le local loué, dès lors qu’ils relèveraient des grosses réparations précitées ; toute clause dans ce sens étant réputée non écrite.

Via une clause du bail dite d’accession, le bail précise généralement que tous les travaux d’agencements intérieurs réalisés par le preneur deviennent par accession la propriété du bailleur à la fin du bail ou de son occupation et ce sans indemnité.

L’état des lieux de sortie a en principe pour objet de dresser de manière contradictoire, c’est-à-dire entre les deux parties - les réparations à effectuer qui incomberaient au preneur en vertu de ses obligations de conservation et de restitution contractuelles.

États des lieux d’entrée et de sortie que je conseille vivement toujours aux parties de dresser en leur présence le cas échéant assisté d’un huissier de justice, mais pas par le seul huissier de justice en lui abandonnant bien trop souvent à lui seul ce rôle fondamental, comme la Loi le lui permet.

Au terme du congé, le bailleur relève des travaux qu’il entend mettre à la charge du preneur arguant des carences de celui-ci dans son obligation de conservation et/ou de restitution que le preneur conteste bien évidemment.

1) C’est le bail qui fixe le cadre juridique de la situation locative associé aux dispositions d’ordre public afférentes au statut des baux commerciaux et aux dispositions supplétives, non écartées par les parties, du statut des baux commerciaux et du code civil.

Ainsi l’art L 145-40-1 du Code de commerce, disposition d’ordre public, rend ainsi obligatoire l’établissement d’un état des lieux d’entrée lors de la prise de possession des locaux, de la cession du droit au bail et de la restitution des locaux.

S’il existe un état des lieux d’entrée, le bailleur procède, comme il est d’usage en matière de restitution de locaux, à un rapprochement de l’état des lieux d’entrée à un état des lieux de sortie, qu’il a pour obligation de dresser (soit de manière contradictoire, soit à défaut par un huissier de justice), pour déterminer les éventuels manquements du preneur et les réparations à lui faire supporter en conséquence.

En effet, la présence ou l’absence d’état des lieux d’entrée a une incidence dans l’appréciation du régime juridique applicable à la sortie des locaux loués en cas de différend entre les parties, elle fragilise plus le bailleur que le preneur (principalement quand les locaux sont livrés neuf ou refaits à neuf par le bailleur !).

En l’absence d’état des lieux d’entrée d’un bail conclu ou renouvelé depuis le 20 juin 2014, le bailleur est désormais dans l’impossibilité d’invoquer la présomption de délivrance des locaux en bon état tirée de l’article 1731 du Code Civil.

Le bailleur doit donc rapporter par tous moyens la preuve du bon ou du parfait état des locaux lors de la prise à bail afin d’obliger le preneur à les restituer dans cet état, l’obligation du preneur n’étant jamais de les rendre dans un meilleur état qu’initialement livré.

L’absence d’état des lieux réalisé par le bailleur ne permet pas non plus de savoir à quel moment de la prise de possession les locaux par le preneur a été réalisé l’état et sur quelle assiette il porte (locaux livrés bruts par le bailleur ou après aménagements par le preneur) ajoutant en cela une difficulté supplémentaire pour le bailleur de rapprochement de situation d’entrée et de sortie.

Alors que dans l’hypothèse d’un état des lieux d’entrée dressé, c’est alors cet état des lieux d’entrée qui vaut pendant toute la durée du bail, peu importe qu’il y ait des renouvellements de bail, puisque la prise de possession des locaux au sens de l’art L145-40-1 du C.Com. s’entend comme ne pouvant intervenir qu’une fois lors de la conclusion du bail initial, le même preneur dont le bail a été renouvelé, étant dans les locaux depuis la prise d’effet du bail d’origine.

Dans l’hypothèse autre d’une cession de droit au bail, sans qu’il n’y ait eu d’état des lieux de sortie pour le cédant et d’entrée pour le cessionnaire au moment de la cession, le cessionnaire venant aux droits du cédant dans le cadre de l’opération juridique de cession de droit au bail reprend alors toutes les obligations du cédant en l’état en ce compris l’état des locaux (bon ou mauvais) relevé par l’état des lieux d’entrée.

Aussi en l’absence d’état des lieux d’entrée, le bailleur ne peut se prévaloir ni de la présomption de bon état des locaux lors de l’entrée dans les lieux (art 1731 du CC), ni par conséquent d’un rapprochement d’états des lieux entrée/sortie des locaux le plaçant en l’état d’être incapable de rapporter la preuve de réparations des locaux (et de l’estimation financière de celles-ci) à faire supporter par le preneur.

En revanche si un état des lieux d’entrée des locaux existe, le bailleur doit faire réaliser un état des lieux de sortie en bonne et due forme et les rapprocher afin de déterminer d’éventuelles réparations à la charge du preneur et dans cette hypothèse l’état des lieux d’entrée indiquera les conditions de livraison des locaux afin de déterminer l’assiette exacte pour le preneur de son obligation de conservation et par conséquent de restitution (avant ou après travaux d’ aménagement).

A défaut d’état des lieux d’entrée, ne pouvant plus bénéficier de la présomption de bon état des locaux tirée de l’art 1731 du Code civil, le bailleur, sanctionné par le législateur de 2014, doit rapporter la preuve de la consistance des locaux (art 1730 cciv) et de leur bon état à l’entrée (preuve bien souvent impossible à rapporter !) afin de la rapprocher d’un état des lieux de sortie contradictoire.

L’expertise judiciaire, bien souvent traumatisante sur tous les plans pour les parties, peut-être un dernier recours pour le bailleur, sous réserve toutefois de pouvoir être pertinente.

2) Partant du principe que la preuve est rapportée par le bailleur des réparations à la charge du preneur (par le rapprochement d’états des lieux entrée sortie ou par tout autre moyen probant) démontrée sur le principe, qu’elle en est l’étendue pour le preneur ?

L’art 1730 du Code Civil dispose, qu’en cas d’état des lieux d’entrée, le preneur doit restituer les locaux loués tels qu’il les a reçus suivant cet état, excepté ce qui a été dégradé par vétusté ou par la force majeure.

L’art 1731du Code Civil précise qu’en l’absence d’état des lieux d’entrée le preneur est présumé les avoir reçus en bon état de réparations locatives devant les rendre tels, sauf preuve contraire.

On a rappelé en 1) ci-avant l’incidence pour les parties à bail de la présence ou de l’absence d’un état des lieux d’entrée.

Non obligatoire avant le 20 juin 2014 avec une présomption simple de bon état de réparations locatives de l’art 1731 du Code civil au profit du bailleur, l’état des lieux devenu depuis une obligation d’ordre public pour les baux conclus ou renouvelés à compter de cette date, le défaut d’état des lieux d’entrée ne permet plus au bailleur de se prévaloir de la présomption de bon état des locaux.

En cas d’état des lieux d’entrée, le preneur doit rendre les locaux dans l’état dans lequel il les a loués, sauf toutes dégradations causées par la vétusté ou la force majeure ou par le fait du bailleur ou d’un tiers.

Dans l’hypothèse d’un rapprochement d’états des lieux entrée/sortie, le preneur a à sa charge toutes les réparations locatives permettant de remettre en l’état d’origine les locaux, excepté si les dégradations ou les pertes sont le fait de la vétusté ou d’un cas de force majeure.

Bien souvent, le bail exonère en outre le preneur de toutes réparations locatives occasionnées par la vétusté ou la force majeure, ce qui réduit d’autant son obligation : Ne pourront plus être imputées au preneur les dépenses relatives à des dégradations relevant par nature des réparations locatives causés par la vétusté affectant les réparations des gros murs et voutes (art 606 Code Civil) des locaux.

Le principe de présomption simple de responsabilité édicté par l’art 1732 du Code civil énonce que le preneur répond des dégradations ou des pertes qui se produisent pendant sa jouissance des locaux, soit jusqu’à la date de remise des clefs au bailleur, date effective de libération des locaux quelle que soit la date de congé à moins qu’il ne prouve qu’elles se sont produites sans sa faute ou par cas de force majeure ou par le fait du bailleur défaillant dans ses propres obligations contractuelles de procéder aux grosses réparations en relation avec les locaux.

Compte tenu de cette présomption simple de responsabilité du preneur en cours de bail au titre de son obligation de conservation, le doute sur l’origine d’une dégradation (ex : défaut d’entretien) n’exonère pas le preneur et profite alors au bailleur.

Le preneur doit alors démontrer pour tenter de s’exonérer de tout ou partie de sa responsabilité une cause étrangère en prenant soin de dater celle-ci afin de marquer sa réalisation pendant, ou hors sa période de garde juridique (d’occupation) des locaux.

Qu’il existe ou non un état des lieux d’entrée, le preneur a quant à lui tout intérêt à faire dresser un état des lieux de sortie au jour (ou au plus proche jour) de sa sortie effective des locaux car les locaux peuvent être « abimés » après sa sortie des locaux, et il aurait les plus grandes difficultés à démontrer que l’évènement a eu lieu après sa période d’occupation.

Dans l’hypothèse où une carence fautive du preneur est démontrée en relation avec les dégradations causées aux locaux, la sanction pour le preneur est d’être tenue à des dommages et intérêts ou à remettre en l’état les locaux en bon état de réparations locatives (selon les termes et conditions du bail).

Ne constituant pas un préjudice pour le bailleur en soit, le manquement pour le preneur à son obligation contractuelle de restituer les locaux en bon état de réparations locatives peut également être constitutif d’un préjudice pour le bailleur à la condition qu’il puisse cependant le prouver, l’existence du préjudice étant apprécié par les juges au jour où ils statuent : sans préjudice démontré pas de dommages et intérêts.

En cas de responsabilité retenue du preneur pour défaut de réparations locatives effectuées à la restitution des locaux, une indemnité d’occupation courant la période nécessaire aux travaux de remis en état est bien souvent contractuellement ou à défaut obtenue judiciairement par le bailleur.

Toutefois, cette disposition s’analysant comme une clause pénale pourrait être modérée ou augmentée par un juge saisi au visa de l’art 1231-5 du Code Civ).

Compte tenu de la portée de son obligation, le preneur a non seulement intérêt à entretenir ses locaux régulièrement et conformément au régime de son bail (la loi laissant encore une grande latitude au bailleur) mais encore à « arrêter le compteur » par un état des lieux de sortie des locaux contradictoire ou à tout le moins après avoir invité le bailleur à y participer, de le dresser assisté d’un huissier de justice.

En conclusion, la principale difficulté en l’absence d’état des lieux est pour le bailleur dans l’établissement de la preuve des réparations (et de leur estimation) à faire supporter par le preneur.

Elle est néanmoins rapportable par tous moyens, un état des lieux n’ayant pas de force probante irréfragable par ailleurs (il est donc toujours contestable !).

Il appartient au bailleur de faire dresser un état des lieux d’entrée et un état des lieux de sortie en bonne et due forme au plus proche des date d’entrée et de sortie effectives des locaux sans laisser « du temps au temps » après le congé du preneur qui viendrait bouleverser l’appréciation de la matérialité de l’état des locaux en sortie de bail.

Enfin, le preneur n’étant- le plus souvent aux termes du bail- pas responsable des réparations locatives causées par la vétusté ou la force majeure, l’intensité ou la portée de sa responsabilité pour autant qu’elle soit démontrée, en sera réduite d’autant compte tenu de sa durée d’occupation des locaux.

Le preneur doit veiller à répondre à toute sollicitation de participer à un état des lieux par le bailleur, c’est le plus souvent dans son intérêt (il peut être joueur aussi dans le cas de locaux en mauvais état dès leur entrée…)

En tout état de cause, le preneur doit s’être ménagé la preuve de la restitution des locaux par la remise de toutes les clefs au bailleur par un huissier de justice, cette formalité seule l’exonérant définitivement de la garde juridique des locaux et de la présomption simple de responsabilité de toute dégradation pesant sur lui de ce fait.

Arnaud Boix
Avocat associé
Cabinet Eloquence

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