Les heures de délégation peuvent-elles être prises hors du temps de travail ?

1. Rappel des principes relatifs aux heures de délégation.

Notion d’heures de délégation.

Les heures de délégation correspondent au temps nécessaire laissé aux représentants du personnel pour exercer leurs fonctions.

Le volume d’heures varie selon l’effectif de l’entreprise, avec un seuil minimal de 10 heures mensuelles [1].

Par principe, tout le temps que les représentants du personnel dédient à l’exercice de leur mandat s’impute sur leurs contingents d’heures de délégation. C’est notamment le cas de la relecture des PV du CSE, de la réunion préparatoire du CSE, de la gestion des ASC, du rendez-vous avec un avocat, des recherches d’informations.

Adaptation de la charge et du temps de travail des élus.

Afin de permettre aux représentants du personnel d’exercer leur mandat, l’employeur doit, d’une part adapter leur charge de travail et leurs objectifs [2], et d’autre part aménager leur temps de travail [3].

Principe de paiement à l’échéance normale.

Les heures de délégation sont assimilées à du travail effectif et sont rémunérées à l’échéance normale [4].

2. Utilisation des heures de délégation pendant le temps de travail.

Principe de liberté d’utilisation.

Les membres du CSE sont libres d’utiliser leurs heures de délégation quand ils le souhaitent.

Ainsi, l’employeur ne peut y apporter aucune restriction [5].

Toutefois, pour des questions pratiques, des procédures internes peuvent être mises en place, notamment celles des bons de délégation ou des formulaires de prévenance.

Dépassement du crédit d’heures.

Le dépassement du crédit d’heures n’est admis qu’en présence de circonstances exceptionnelles telles que la situation économique dégradée de l’entreprise, une vague de licenciements, une grève, etc. [6].

3. Utilisation des heures de délégation en dehors du temps de travail.

Justification par les nécessités du mandat.

En raison des circonstances et des nécessités du mandat, les élus peuvent être amenés à utiliser certaines heures de délégation hors du temps de travail [7].

Rémunération et contreparties.

Les heures prises en dehors du temps de travail doivent également être payées comme du temps de travail effectif.

Elles peuvent aussi ouvrir droit :

• Aux majorations applicables aux heures supplémentaires, lorsqu’elles excédent la durée légale du travail [8] ;
• À la contrepartie obligatoire en repos si elles entrainent un dépassement du contingent annuel [9] ;
• À un report de son temps de repos, si l’élu prend ses heures de délégation pendant le temps de repos dont il bénéficie en contrepartie d’heures supplémentaires [10] ;
• Aux majorations applicables aux heures complémentaires pour les représentants du personnel à temps partiel [11].

S’agissant d’un élu qui travaille habituellement de nuit, le temps passé aux réunions et en heures de délégation en journée donne lieu aux majorations applicables au travail de nuit [12].

De la même manière, le représentant du personnel qui travaille habituellement le week-end et bénéficie à ce titre de majorations doit également en bénéficier lorsqu’il effectue des heures de délégation pendant la semaine, en raison des nécessités de son mandat [13].

Par ailleurs, l’utilisation des heures de délégation hors du temps de travail ne doit pas porter atteinte au respect des règles relatives à la durée maximale du travail et au repos journalier, ce dont il revient à l’employeur de s’assurer [14].

Limites.

La seule limite réside dans l’abus. En effet, le représentant du personnel qui utilise de manière abusive et sans les justifier par les nécessités de son mandat, ses heures de délégation en dehors de son temps de travail pourra même être condamné au versement de dommages-intérêts à son employeur [15].

4. Contestation de l’utilisation des heures de délégation par l’employeur.

Qu’elles soient prises pendant ou en dehors du temps de travail, les heures de délégation sont présumées être utilisées de manière conforme et doivent donc être payées à l’échéance normale. Ce n’est qu’après les avoir payées que l’employeur a la possibilité de contester l’usage de ces heures. À défaut, le juge pourra déclarer sa contestation irrecevable [16].

Dans le cas d’une telle contestation, la charge de la preuve de l’utilisation régulière des heures de délégation repose sur le salarié. En revanche, l’employeur ne peut pas saisir la juridiction prud’homale en référé uniquement pour demander au salarié la justification de son utilisation [17].