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  • Septembre 2016
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Les 5 points clefs de l’installation de l’avocat : retour d’expérience.

Il y a tout juste un an, avec mon associée Anissa Zaidi, nous avons sauté le pas et quitté le statut de collaboratrice en créant notre cabinet Alhena Avocats.
J’aimerais vous faire bénéficier de notre expérience au travers de ces cinq points clefs de l’installation.


1 – Le lieu d’implantation du cabinet.

Déterminer où poser ses dossiers nécessite de répondre à un savant cocktail de contraintes.
Il faut penser à :

Sa clientèle cible :
Un avocat pénaliste n’a pas forcément besoin d’un bureau dans un immeuble haussmannien dans le 7ème arrondissement, alors que la vue de la Tour Eiffel peut rassurer les clients d’un avocat spécialisé en fiscalité du patrimoine !

L’accessibilité du cabinet :
En effet, un cabinet placé à un nœud de transports (lignes de métro, de bus, de RER ou de trains) permet à la clientèle de s’y rendre facilement. Mais également l’accessibilité des locaux en eux-mêmes : un avocat spécialisé en dommage corporel a intérêt à miser sur le respect des normes d’accessibilité du local convoité, ce qui n’est pas si simple à Paris.

La proximité avec son propre logement :
A l’heure où la publicité fleurit sur les murs du métro pour trouver un job près de chez vous, vous avez la chance de pouvoir installer votre cabinet proche de votre domicile, ce qui améliorera votre qualité de vie en faisant diminuer le stress et la fatigue et vous fera gagner en efficacité.

La proximité avec les juridictions :
C’est un point à prendre en compte si vous vous déplacez souvent pour plaider.

Sous-location/Bail/Achat :
En cas de sous-location, pour pouvoir comparer les offres, il ne faut pas hésiter à faire un tableau Excel comparatif, car chaque offre ne comprend pas les mêmes services. En outre, il ne faut pas négliger de prendre en compte la personnalité du bailleur, qui peut rendre la vie infernale, particulièrement si vous partagez ses locaux.
Car un Confrère « toni-truant » ne vous permettra pas de travailler dans une atmosphère sereine.
Pour le bail, les garanties demandées peuvent immobiliser des liquidités, qui pourraient être mieux utilisées ailleurs notamment en fonds de roulement. En outre, il faudra tout gérer de la porte qui grince, à la chasse d’eau qui fuit, en passant par l’alarme qui se déclenche en pleine nuit !

L’achat … L’achat… Autant dire quasiment une utopie pour les jeunes avocats parisiens sans fortune personnelle, mais une ambition à moyen/long terme, car c’est un bon moyen de prévoir sa retraite tout en défiscalisant !!! Et c’est bien plus sûr dans les grandes villes, que n’importe quel placement !!

En tout état de cause, n’oubliez pas le feeling, une odeur agréable, un sourire franc d’un bailleur, une moquette moelleuse, un bon éclairage, le silence. Et oui cette fois, c’est vous qui choisissez votre lieu de travail, où vous allez passer le plus clair de votre temps. Fini le bureau de collaborateur qui donne sur cour et doit être éclairé de jour comme de nuit en toute saison.

2- Une identité visuelle marquante et déclinée.

Pour cela, il vous faut :
Un nom :
A l’ère du numérique, une identité visuelle est indispensable, elle permet aux clients et aux prospects de vous identifier. Il faut donc investir du temps, de la réflexion, de l’énergie sur le choix du nom de votre cabinet. De toute façon, le nom ne plaira jamais à tout le monde. Il faut assumer. Je connais un cabinet qui s’est contenté d’un grand Z rouge. Evidemment tout un chacun chante (dans sa tête) « Zorro son nom il le signe à la pointe de l’épée… » Ridicule, égocentrique, me direz-vous. Peut-être, mais cela fonctionne, cela vous a fait sourire et vous l’avez retenu. Cela ne fait pas tout dans le choix d’un avocat, d’accord, mais si le client a oublié votre nom de toute façon, il ne vous appellera pas.
Le nom c’est bien, mais il ne faut pas s’arrêter là...

Un logo :
Il vous faut un logo qui drapera des couleurs, de l’énergie, du sens, des valeurs autour de votre nom, comme la robe drape l’avocat, lui donne de l’ampleur, de la légitimité, de l’aisance.
Le logo c’est la cape de super héros de votre cabinet, alors il faut mettre le paquet et ne pas travailler au rabais. Il faut trouver un bon designer de logo qui vous comprend, qui comprend votre projet. Le logo c’est bien, mais il ne faut pas s’arrêter là, il faut l’exploiter, le décliner.

Des cartes de visite :
Il vous faut des cartes de visite dignes de ce nom, avec une belle qualité de papier qui met votre logo en valeur.
Jouez sur la taille des cartes de visite : le carré, cela change, la découpe ; l’ovale est tendance et tellement original. Pensez au vernis sélectif sur un détail de votre logo qui le fera briller à la lumière et ressortir au toucher. Cette carte c’est vous, elle restera votre ambassadrice dans la poche de votre interlocuteur, entêtant comme le parfum d’une belle femme.

Un site internet :
Il vous faut aussi un site internet même si vous êtes tout seul ! Cela ne vous fera pas gagner de nouveaux clients, mais cela permettra de rassurer, d’hameçonner le client qui vous aura été recommandé.
J’entends déjà, « oui, mais c’est cher ». Faux ! Soit vous êtes un peu radin sur les bords ou à court de fonds de roulement et vous prenez le temps de le faire vous-même, il y a plein de sites avec des solutions clef en main. Soit vous prenez un prestataire. Il faut faire simple. Mais, là encore, prenez du temps de rédaction des textes. Il faut que cela reflète votre personnalité, vos atouts concurrentiels, que cela vous plaise. Je connais une consœur qui a fait son identité visuelle autour de la BD américaine avec des couleurs très pop. Il faut oser et surtout assumer.
Et puis quel bonheur d’apposer sa plaque d’immeuble [1] !
Pensez bien sûr au papier à entête, au pavé de signature de vos mails, aux tasses à café de votre cabinet…

3 – Des outils informatiques performants.

Là, pour la plupart d’entre nous, ce n’est pas la partie "funkie" de l’installation. Personnellement, je n’y connais rien, et ne veux rien y connaître, je fais partie de ces utilisateurs qui veulent appuyer sur un bouton et que tout fonctionne. Alors ma solution, c’est de pendre un prestataire qui se prend la tête à ma place. Pour le choisir, le bouche à oreille bien entendu.
Il va vous aider pour :
Le choix du matériel informatique :
En effet, il faut bien réfléchir au matériel : ordinateurs Mac ou pas, portables ou postes fixes, carte mémoire, mais également système de sauvegarde, achat ou non d’un serveur, mise en réseau éventuelle des ordinateurs...

L’installation du matériel :
Il vous faut quelqu’un de disponible et de réactif, car au début il y a toujours des problèmes de configurations avec la ou les imprimantes, le fax, de configuration des logiciels (de gestion, de dictée vocale…).
En outre, il faut toujours prévoir le double de temps que celui prévu initialement pour l’installation. Cela ne se passe jamais comme prévu. Croyez-moi sur parole !!!

Le photocopieur/scan/fax :
Un cabinet d’avocats ne peut se passer de cette pièce maîtresse. Pour une petite structure qui s’installe, je vous conseille de prendre une sous-location avec un gros photocopieur dont vous ne paierez que la consommation. Il faut au préalable bien vérifier le coût de refacturation des photocopies noir et blanc et couleurs. Cela vous fera l’économie d’un leasing pour la machine. Mais dans la plupart des cas il vous faudra compléter avec des petites imprimantes de bureau si le photocopieur/scan/fax n’est pas dans votre bureau. Car concrètement, cela agace rapidement (et je suis polie) quand on doit traverser tout le cabinet pour aller chercher un document qui finalement n’est pas sorti pour X raisons et qu’il faut repartir à son ordinateur pour revenir ensuite… oui c’est du vécu !
A toutes fins utiles, je rappelle qu’il existe plein d’outils pour recevoir ses fax sur son ordi. C’est tellement mieux que de devoir rester au cabinet tard le soir à attendre les conclusions adverses la veille d’une audience de prud’hommes de Nanterre que l’on attend depuis trois ans !

4 – Une organisation comptable et administrative rigoureuse.

Cette partie-là, soit cela vous hérisse le poil, soit cela vous fait "kiffer" pour les aficionados du contrôle. Dans les deux cas, il faut de toute façon que cela vous prenne le moins de temps possible, pour un gain d’efficacité et de productivité.
Par conséquent, pour la partie comptable, il faut adopter les deux réflexes suivants :
Un logiciel de gestion :
Sur ce point je partage le point de vue du Barreau entrepreneurial de Paris, il vous en faut un, que vous soyez un, dix, ou cent.
Pourquoi ? Pour avoir des outils de gestion, connaître la rentabilité de chacun de vos dossiers, avoir une vision du nombre d’ouverture de dossiers / mois / avocat, ouvertures qui constituent le futur de votre cabinet, avoir un rapprochement avec l’année N-1, le montant des encaissements/ mois/ avocat.
Vous devenez entrepreneur et donc le capitaine d’un navire qui sans boussole risque de ne pas voir qu’il est parti dans le mauvais sens, pire de s’échouer. Il faut donc bien analyser vos besoins. Demandez des démo, les commerciaux sont ravis de se déplacer à votre cabinet.
Nous avons donc choisit notre logiciel de gestion selon nos critères : un coût raisonnable, des fonctionnalités simples, des outils de gestion efficaces et que cela soit beau ! Eh oui pour moi rentrer les temps dans un logiciel gris ou vert, c’est double peine !
Attention ne faites pas votre choix à la légère, car il est difficile de revenir en arrière et de changer de logiciel en raison des données stockées. Le transfert de données c’est ce qui coûte le plus cher en cas de changement de logiciel.

Un expert-comptable :
Mon meilleur ami, celui de mes nuits calmes et sereines, quand tous mes amis confrères s’angoissent sur leur comptabilité au cours du premier trimestre. En effet, prenez un expert-comptable de proximité, surtout pour une petite structure, pour qu’il réponde à vos questions et saisisse vos données comptables tout au cours de l’année. De plus, cela vous permet d’avoir un autre outil de gestion et de vérification des dépenses effectuées tout au long de l’année. En outre, si vous faites cela au fur et à mesure, finies les nuits sans sommeil à l’approche de la 2035 !
Pour la partie administrative, il faut mettre en place des procédures simples et vous y tenir même si vous êtes seul. Car la solitude ne durera qu’un temps. En vous développant vous aurez recours à des stagiaires, à des collaborateurs… Si vous avez utilisé toujours la même façon d’organiser vos dossiers, de classer, d’archiver, il sera plus facile pour eux de s’y retrouver, comme pour vous d’ailleurs.
Il faudra penser à l’archivage. Il est possible de tout numériser, cela nécessite rigueur et organisation, mais cela constitue un énorme gain de place et donc d’argent lorsque l’on archive les dossiers. Sinon, il faut soit avoir de la place pour stocker les dossiers (Pensez aux sur-armoires !) soit négocier une partie de cave avec votre bailleur ou au final avoir recours à une société d’archivage.

5 – L’installation : seul ou à plusieurs ?

C’est LA question.
Pour ma part, l’adage « Mieux vaut être seul, que mal accompagné » s’applique aussi en matière d’association. Pour autant, je ne prêche pas pour le célibat d’Avocat !
Pour moi, la force, se puise dans la diversité pour faire face à l’adversité. Mais il faut être sur la même longueur d’ondes. Or, parfois sous des mots identiques nous ne mettons pas les mêmes choses. Alors attention aux discours ! Il faut également faire un travail sur les valeurs de chacun.
Dès lors, je ne saurais trop vous conseiller de vous faire accompagner par des coachs spécialisés dans la recherche d’associés, qui évalueront votre capacité à faire de vos différences une force et non une source d’énervement au quotidien, qui vous permettront de déterminer si vous avez une vision d’avenir commune pour votre cabinet. Si ce n’est pas le cas, mieux vaut se séparer bons amis avant de s’associer, plutôt que pires ennemis après quelques années d’association. Car l’association c’est un véritable mariage que vous soyez en séparation de biens (SCM), en communauté de biens (SCP) ou dans une forme mixte (AARPI) !
En outre, ce coach pourra ensuite vous aider dans les différentes étapes de l’évolution de votre cabinet pour déterminer vos avantages concurrentiels, pour peaufiner votre pitch, ou surmonter les crises entre associés.

L’installation c’est une aventure passionnante qui vous permettra de découvrir un nouveau métier celui d’entrepreneur, d’acquérir de nouvelles compétences (commerciale, organisationnelle, managériale) et de mieux vous connaître.
De toute façon, il viendra un temps où vous n’aurez plus vraiment le choix, vers 10 ans de barres, vous deviendrez le collaborateur sénior, un peu trop cher, un peu trop indépendant, que les clients connaissent très bien, sans doute trop au goût de votre/vos patron(s) et vous serez sur un siège éjectable. Il vaut mieux prendre les devants et préparer votre sortie. Un choix délibéré est toujours mieux vécu qu’un choix imposé par les contraintes extérieures.

Alors, lancez-vous !

Notes :

Catherine DUMONT
Avocat du Cabinet AUTREMENT AVOCATS
www.autrement-avocats.fr

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