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Maître Anne-Sophie Vérité, avocate au barreau de Lille utilise les solutions de Philips pour désengorger les flux de dictée considérables dans son activité.

Historiquement situé à Lille et fort d’une expérience de plus de 80 ans, le cabinet Marchal & Associés bénéficie d’une réputation d’expert du droit immobilier. Ce cabinet à taille humaine comprenant une équipe d’une vingtaine de personnes est reconnu pour ses stratégies offensives dans le contentieux de l’immobilier et pour la rédaction d’actes juridiques et techniques en constante évolution. Créé par le grand père du dirigeant Yves Marchal, Marchal & Associés s’est transmis de génération en génération. Bien que chapoté par un homme le cabinet est composé d’une équipe quasiment féminine, dont Anne-Sophie Vérité fait partie.
C’est dans cette structure « patriarche » et familiale, que cette jeune avocate dynamique mère de famille, décide de bouleverser les habitudes. Afin de succéder aux méthodes traditionnelles encore cramponnées à l’analogique, elle fait appel à un partenaire certifié Philips, pour faciliter le transfert de dictées entre avocats et secrétaires.


Façonner le travail au quotidien

Les avocats longtemps imperméables aux nouvelles technologies requièrent des outils qui facilitent la mutualisation et le partage des nombreux documents qu’ils doivent produire. L’objectif principal était d’entrer dans cette transition numérique qui permette de contrer le flux tendu rencontré avec les secrétaires. Le cabinet Marchal & Associés ne fait pas appel à un secrétariat extérieur, tout est traité en cabinet par les trois secrétaires.

A la recherche d’une plus grande capacité d’enregistrement

Maître Anne-Sophie Vérité

Dans sa profession Maître Vérité confie dicter quasiment tout le temps et à tous les stades. « A la différence d’un médecin qui peut faire des compte-rendu plus ou moins courts, nous les avocats avons des documents relativement longs à dicter. » Elle va dicter tous les courriers durant toute la vie d’un dossier. C’est à dire que lorsqu’elle reçoit un client en rendez-vous, qui vient la voir pour une difficulté, Maître Vérité va ouvrir un dossier informatique après le rendez-vous, dicter l’ouverture du dossier afin que le secrétariat puisse entrer toutes les coordonnées du client, dicter le courrier qu’elle va envoyer au client. Selon la tournure du dossier elle pourra réclamer des pièces, dicter si nécessaire les mises en demeure à l’adversaire, dicter pour envoyer au client les pièces adverses, les conclusions adverses, ses conclusions aux réponses... Si ensuite il faut engager une procédure, dicter son assignation et pendant toute la procédure qui va durer plusieurs mois, il va y avoir des renvois avec le confrère adverse, qui lui-même va prendre des conclusions des pièces etc… tout va être dicté et le secrétariat va devoir taper.

Des secrétaires submergées par le flux de dictées qu’impose le cœur d’activité du cabinet. Elles doivent retranscrire en permanence les documents en fonction des urgences données par les avocats et juristes.

Aujourd’hui, équipés en dictaphones reliés au logiciel Philips SpeechExec Pro, les équipes peuvent désormais suivre l’afflux de dictée en temps réel, sans avoir à se déplacer. Avant, tenus par le nombre de cassettes de roulement qui circulaient entre les bureaux et le secrétariat, le temps de dictée était compté. Le cabinet ne connaît plus l’imprévu de pannes de cassettes et peut augmenter ainsi le temps et la capacité enregistrement.

Une vision globale sur le travail en cours

Le support Philips SpeechExec Pro permet de prioriser les dictées lorsque celles-ci sont nombreuses et en attentes. « Afin que le secrétariat sache dans quel ordre les taper, ce qui n’est pas forcément dans l’ordre d’arrivée, moi et mes confrères pouvons désormais annexer un petit message et donc indiquer quand on envoie la dictée si c’est à faire de suite, sous 48 h00, sous 24h00, dans 3 jours, dans 5 jours, dans 10 jours etc…  »

Les avocats au sein de l’équipe n’ont pas tous la même fréquence de dictée. D’un dictaphone à l’autre le nombre de dictées peut varier du simple au triple. De son côté Maître Vérité comptabilise 471 dictées numériques depuis deux ans sur son dictaphone soit plus de 200 dictées par an. Une fréquence importante qui nécessitait le support adéquat pour le traitement de ses fichiers.

Un accompagnement personnalisé et solide

Le cabinet a opté pour l’option d’assistance avec Elindo, un partenaire certifié Philips, ce qui leur permet de les solliciter au moindre problème. « De temps en temps quand on pose le dictaphone et qu’on a l’impression que la dictée ne part pas - on stoppe tout - on ne fait plus rien, on appelle Elindo car on n’a pas envie de tout re-dicter ! On a un numéro d’assistance quand on a une difficulté et il n’y a aucun soucis à avoir - ça se passe toujours très bien ! ». Aujourd’hui il n’y a plus de loupé ou de dictée perdue.

Pour en savoir plus sur les solutions Philips pour les avocats : https://www.dictation.philips.com/fr/village-de-la-justice/

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