Que dit la réglementation sur le consentement ?
L’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques prévoit que l’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée lorsqu’il satisfait aux exigences du règlement européen eIDAS.
Le même article établit une distinction concernant le consentement :
• Destinataire professionnel : son consentement préalable n’est pas requis pour lui adresser une LRE.
• Destinataire non-professionnel : il doit avoir préalablement consenti à recevoir des envois recommandés électroniques.
• Administration ou collectivité : leur situation appelle une vigilance particulière. Lorsqu’elles n’agissent pas en qualité de professionnel au sens de l’article L.100, leur consentement doit être vérifié avant l’envoi.
Cette distinction est importante pour les professionnels du droit, qui peuvent être amenés à notifier des actes à des entreprises, des particuliers, mais également à des organismes publics.
Le cas des administrations et collectivités
Les administrations de l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics relèvent d’un cadre juridique spécifique. Il convient donc de ne pas assimiler automatiquement une personne morale de droit public à un destinataire professionnel au sens de l’article L.100.
Pour un avocat souhaitant adresser une LRE à une administration ou à une collectivité, la prudence consiste à vérifier le statut du destinataire et les conditions applicables à la réception d’une LRE.
Lorsque le consentement est requis, il est préférable de pouvoir en conserver la preuve avant l’envoi, notamment lorsque la notification est susceptible de faire courir un délai ou de produire des effets juridiques importants.
Mise en situation n°1 : une LRE adressée à une entreprise
Un avocat doit adresser une mise en demeure à une société cliente ou à une société adverse.
La société étant destinataire en qualité de professionnelle, l’avocat n’a pas à recueillir au préalable son consentement pour lui adresser une LRE.
Il peut donc utiliser ce mode d’envoi directement, sous réserve que la notification par recommandé électronique soit admise pour la formalité concernée et que les autres conditions applicables soient respectées.
À retenir : l’absence d’accord préalable du professionnel ne fait pas obstacle à l’envoi de la LRE.
Mise en situation n°2 : une LRE adressée à un particulier ou à une administration
Un avocat souhaite adresser une notification à un particulier ou à une administration.
Pour le particulier, la règle est claire, s’il n’agit pas en qualité de professionnel, son consentement préalable à recevoir des envois recommandés électroniques est nécessaire.
Pour une administration ou une collectivité, il convient de vérifier le cadre applicable. Lorsque le consentement est requis, celui-ci doit être recueilli au préalable et pouvoir être démontré.
À retenir : dès lors que le destinataire n’est pas un professionnel, le consentement préalable constitue un point de vigilance essentiel avant d’utiliser une LRE.
Consentement préalable et acceptation : deux notions différentes
Le consentement préalable concerne l’autorisation de recevoir des recommandés électroniques. Il ne doit pas être confondu avec l’acceptation d’un recommandé particulier.
Une fois la LRE envoyée, le destinataire est informé qu’un recommandé électronique lui est destiné. Il dispose alors d’un délai de 15 jours pour accepter ou refuser sa réception. Une preuve de l’acceptation, du refus ou de la non-réclamation est ensuite conservée conformément aux règles applicables.
Le fait qu’un professionnel puisse recevoir une LRE sans avoir donné son consentement préalable ne signifie pas qu’il est automatiquement réputé avoir pris connaissance du contenu dans toutes les circonstances.
Quelle stratégie lorsqu’on ne dispose pas du consentement ?
Lorsqu’une LRE n’est pas possible faute de consentement préalable, une autre voie électronique peut parfois être envisagée : l’envoi recommandé électronique de niveau simple (ERE).
L’ERE peut constituer une solution plus simple et moins coûteuse pour certains échanges lorsque la formalité concernée ne requiert pas spécifiquement une LRE ou lorsque l’objectif recherché est principalement de disposer d’une preuve d’envoi et de transmission.
Cette approche permet aussi d’adapter le coût au niveau de sécurisation réellement nécessaire : plutôt que de recourir systématiquement à une LRE, un professionnel peut privilégier un ERE lorsque celui-ci répond au besoin juridique, et réserver le recommandé papier aux situations dans lesquelles il est effectivement requis.
Dans les situations où la LRE est juridiquement nécessaire mais ne peut pas être utilisée, le recommandé papier peut rester la solution à privilégier.
Cette approche permet donc au professionnel de choisir le niveau de sécurisation adapté à chaque situation, tout en maîtrisant les coûts liés à ses envois.
Quelle vigilance pour les cabinets d’avocats ?
Le recommandé électronique présente un intérêt particulier pour les cabinets qui recherchent une alternative au courrier recommandé papier : rapidité d’envoi, dématérialisation des échanges et conservation de preuves liées au déroulement de l’envoi.
Mais son utilisation doit s’inscrire dans une véritable démarche de sécurisation juridique.
Le professionnel du droit doit notamment vérifier que le prestataire utilisé répond aux exigences réglementaires applicables et qu’il fournit les éléments de preuve nécessaires : identification des parties, intégrité des données, dates et heures des opérations et traçabilité du processus de réception.
LetReco : une solution pour les échanges recommandés électroniques
Depuis 2012, LetReco accompagne les entreprises et les professionnels dans leurs échanges recommandés électroniques.
Certifié par l’ANSSI et inscrit sur la Trust List européenne, LetReco permet notamment d’effectuer des envois électroniques depuis une interface en ligne et de disposer des preuves associées au déroulement de chaque envoi.
Pour les professionnels du droit, l’enjeu est de pouvoir choisir le mode d’envoi adapté à chaque situation : LRE lorsque les conditions réglementaires et les exigences de la formalité le permettent, ou ERE pour certains échanges nécessitant une preuve électronique sans requérir le niveau de garanties propre à la LRE.
Une question sur la LRE ou sur son intégration dans vos pratiques ? Un expert LetReco est à votre disposition pour vous accompagner.
