Par Alexandra Six, Avocat.
 
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  • Parution : 26 mars

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Report d’établissement et d’approbation des comptes sociaux pour les sociétés : projets d’ordonnances présentées au Conseil des ministres du 25.03.2020.

Nous vous livrons d’ores et déjà la teneur ci-après des projets d’ordonnances, après leur passage en Conseil d’Etat, autorisant un report exceptionnel de l’établissement des comptes sociaux et un assouplissement des règles de tenue des assemblées générales.

Cet article est complété par l’article : Comment tenir l’assemblée générale 2020 d’approbation des comptes annuels dans le contexte actuel ? Par Alexandra Six, Avocat.

Report exceptionnel de l’établissement des comptes sociaux.

L’article 3 a pour objet de proroger de trois mois les délais d’approbation des comptes des personnes morales ou entités dépourvues de la personnalité morale lorsque les comptes n’ont pas été approuvés au 12 mars 2020. Pour satisfaire l’objectif de continuité et de sécurité juridique du fonctionnement des groupements de droit privé, en tenant compte de leur grande diversité et du fait que certains ont une organisation statutaire, cette prorogation a un champ d’application très large (sociétés civiles et commerciales, groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, sociétés en participation…).

Cette prorogation ne s’applique pas aux personnes morales et entités de droit privé qui ont désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Ces dispositions ont pour but de prendre en compte la situation des sociétés et entités pour lesquelles les travaux d’établissement des comptes et/ou d’audit étaient en cours au moment de l’entrée en vigueur des mesures administratives et qui ne pourraient pas être achevés dans des délais compatibles avec la tenue de l’assemblée générale, dans la mesure où les documents comptables peuvent ne plus être accessibles.

Ce faisant, ces mesures permettent le report de l’approbation des comptes par les actionnaires dès lors que le commissaire aux comptes a été empêché de mener à bien sa mission d’audit des comptes dans le contexte de l’épidémie.

Ces dispositions sont applicables aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020.

L’article 4 proroge de deux mois les délais imposés aux conseils d’administration, aux directoires ou aux gérants des sociétés comptant 300 salariés ou plus ou dont le montant net du chiffre d’affaires est égal à 18 millions d’euros, pour établir en application de l’article L. 232-2 du code de commerce une situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible, un compte de résultat prévisionnel, un tableau de financement et un plan de financement prévisionnel. Ces dispositions sont applicables aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020.

D’une manière générale et pour synthétiser.

report général de trois mois pour établissement des compte sociaux pour toutes les sociétés pour lesquelles celui-ci n’était pas arrêté au 12 mars 2020.

Assouplissement des règles concernant la tenue des assemblées générales.

L’article 4 autorise exceptionnellement la tenue des assemblées sans que leurs membres – et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel – n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

Dans le contexte des restrictions aux déplacements et rassemblements mises en œuvre pour répondre à la crise sanitaire actuelle, cette mesure est nécessaire pour permettre aux assemblées de statuer sur les décisions relevant de leur compétence, dont certaines sont essentielles au fonctionnement des groupements, et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur le financement de ces groupements, leurs membres et, dans le cas des sociétés cotées, les marchés financiers.

L’application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation (entendue au sens large, ce qui inclut, dans les sociétés cotées, l’avis de réunion) ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires.

La décision de faire application de cette mesure incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée, qui peut déléguer sa compétence à cet effet au représentant légal du groupement.

Cette mesure emporte dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d’assister aux séances ainsi qu’aux autres droits dont l’exercice suppose d’assister à la séance (tels que, par exemple, le droit de poser des questions orales ou de modifier les projets de résolutions en séance dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

Elle est sans effet sur les autres droits des membres (tels que, par exemple, le droit de voter, le droit de poser des questions écrites et le droit de proposer l’inscription de points ou de projets à l’ordre du jour dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions).

S’il est décidé d’en faire application, les membres participent et votent à l’assemblée selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent et l’ordonnance (telles que, par exemple, l’envoi d’un pouvoir, le vote à distance ou, si l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire le décide, la visioconférence ou les moyens de télécommunication).

Les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister sont alors avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective (tel que l’avis de réunion ou les autres documents de convocation dans les sociétés anonymes et les sociétés en commandite par actions cotées) de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister (dans ce type de société, cette information peut notamment s’inspirer du contenu de l’avis de réunion).

Afin de faciliter la participation des membres des assemblées qui se tiendront à huis clos en application des dispositions de l’article 4, l’article 5 étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif n’est pas déjà prévu par la loi, en l’autorisant exceptionnellement, soit, pour les groupements pour lesquels ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi sous réserve de certaines conditions, en neutralisant exceptionnellement ces conditions (en particulier la condition tenant à l’existence d’une clause à cet effet dans les statuts ou le contrat d’émission) et toute autre clause contraire des statuts ou du contrat d’émission, sous réserve, dans chaque cas, que les moyens de visioconférence ou de télécommunication respectent les caractéristiques fixées par la loi et les règlements pour garantir l’intégrité et la qualité des débats.

La décision de recourir à la visioconférence ou aux moyens de télécommunication incombe à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou, le cas échéant, à son délégataire. Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes. Ainsi, à condition de disposer des moyens techniques adéquats et notamment d’assurer l’identification des actionnaires ou associés, les groupements pourront tenir leur assemblée par visioconférence ou moyens de télécommunication. Il s’agit toutefois d’une faculté pour les groupements, qu’ils ne peuvent de surcroît mettre en œuvre que s’ils disposent des moyens techniques adéquats.

Cette faculté peut le cas échéant être mise en œuvre lorsque le nombre d’actionnaires ou d’associés est restreint, ce qui facilite leur identification.
Par ailleurs, l’article 6 assouplit aux mêmes fins le recours à la consultation écrite des assemblées pour lesquelles ce mode de participation alternatif est déjà prévu par la loi, en le rendant possible sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer. Cette mesure concerne l’ensemble des décisions relevant de la compétence des assemblées des groupements, y compris, le cas échéant, celles relatives aux comptes.

Enfin, l’article 7 aménage exceptionnellement les formalités de convocation des assemblées dont le lieu et les modes de participations seront modifiés par suite de l’application des dispositions des articles 4, 5 et 6 de l’ordonnance ; cela concerne en particulier les groupements qui auront commencé à procéder à ces formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date. Dans ce cas, si l’organe compétent du groupement décide de faire application de la possibilité de tenir une assemblée hors la présence de ses membres à la séance ou de l’un des modes alternatifs de participation (visioconférence et moyens de télécommunication, consultation écrite), il en informe les associés, soit par voie de communiqué dans les sociétés cotées, soit par tous moyens permettant d’assurer l’information effective des membres dans les autres sociétés ; les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n’ont pas à être renouvelées, tandis que celles restant à accomplir doivent l’être.
Le titre III est consacré aux organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction.

L’article 8 étend et assouplit exceptionnellement le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour ces organes, que celui-ci soit déjà prévu par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ces moyens.
Afin de garantir l’intégrité et la qualité des débats, les moyens techniques mis en œuvre doivent permettre l’identification des membres de ces organes et garantir leur participation effective. A cette fin, ils doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

L’article 9 étend et assouplit le recours à la consultation écrite des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non. Ainsi, le recours à ce mode de délibération est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels. En outre, les clauses contraires des statuts sont neutralisées, et l’existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n’est plus une condition de recours à ce mode de délibération. La consultation écrite doit être réalisée dans des conditions (en particulier de délais) assurant la collégialité de la délibération.

L’article 10 prévoit qu’un décret précise, en tant que de besoin, les conditions d’application de la présente ordonnance, ce décret prenant effet dans les conditions prévues à l’article 11.

L’ensemble des dispositions de l’ordonnance revêtent un caractère exceptionnel et temporaire. l’article 11 prévoit que l’ordonnance est applicable rétroactivement à compter du 12 mars – comme le permet la loi d’habilitation –, et jusqu’au 31 juillet 2020 – correspondant au terme de la première partie de la saison 2020 des assemblées, en particulier des assemblées générales –, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat, qui ne pourra toutefois être étendu après le 30 novembre 2020.

Il convient toutefois de souligner que le caractère facultatif des différentes mesures doit inciter les groupements à organiser une sortie progressive du dispositif d’exception résultant de l’ordonnance, dès lors que son application ne paraîtra plus nécessaire au regard des circonstances propres à chaque groupement.

Pour conclure, si la tenue d’une assemblée générale est essentielle, celle-ci pourra se tenir dans les conditions exceptionnelles précitées.

A défaut, le report d’approbation des comptes ayant été prononcé, il conviendra d’attendre l’issue du confinement pour que l’assemblée générale puisse se tenir dans les conditions habituelles.

Nous attendons leur signature dès passage en conseil des ministres mais d’après nos informations il ne devrait pas y avoir de modification majeure.

Alexandra SIX
Avocat droit des affaires et droit des sociétés
Cabinet ELOQUENCE Avocats
Lille et Paris
www.eloquence-avocats.com

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