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RGPD : 8 questions à se poser une dernière fois avant le 25 mai...

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Ces questions, très simples, peuvent être utiles à chaque cabinet pour pointer une dernière fois son organisation avant le 25 mai.

Les cabinets d’avocats continuent dans leur grande majorité d’échanger massivement des documents ou des fichiers par mails, sans aucune garantie de confidentialité ni de sécurité.

Le RGPD est une opportunité pour les cabinets d’avocat : en aidant leurs clients à démêler les conséquences pour eux du nouveau règlement ; aussi en faisant valoir à leurs clients qu’ils leurs apportent les meilleures pratiques dans la gestion de leurs données personnelles.

Dans ce domaine, le cabinet n’est pas seul, puisque désormais les prestataires sur lesquels il s’appuie pour gérer ses données sont également responsables des garanties apportées par le règlement.

Le tableau ci-dessous est un récapitulatif en 8 questions de ces garanties, établi par MyCercle pour expliquer à ses abonnés,

  • ce que ses espaces numériques de partage apportent au cabinet abonné,
  • et ce qu’ils apportent aux clients du cabinet.

Ces 8 questions très simples ci-dessous peuvent être utiles à chaque cabinet pour pointer une dernière fois son organisation avant le 25 mai.

Jérôme Cazes, Président,
MyCercle
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Les données personnelles de mon client sont-elles protégées, notamment contre les intrusions ? MyCercle vous évite tout transit de données sensibles par un serveur de messagerie et tout transit non crypté. La sécurité internet MyCercle est évaluée A par le système de notation de vulnérabilité Qualys. Leurs CGU assurent à vos Clients les meilleures pratiques de protection. Ils peuvent vérifier les standards de sécurité MyCercle sur MyCercle.net.
Puis-je garantir le pays de stockage et de traitement des données ? Le traitement et stockage des données partagées sur MyCercle sont en France (à Saint-Etienne). Nos CGU assurent à vos clients un traitement et un stockage en France (à Saint-Etienne).
Puis-je modifier ou corriger les données de mon client à sa demande ? Vous modifiez ou corrigez facilement vous-même les données partagées sur MyCercle. Par sécurité, vos clients ne peuvent rien modifier eux-mêmes, mais le système vous permet de modifier instantanément toute donnée à leur demande.
Puis-je détruire les données de mon client à sa demande ? Toute suppression demandée est immédiate et définitive. Après résiliation de votre abonnement, MyCercle s’engage à supprimer les données partagées après un mois. (Vos données de facturation sont conservées 3 ans.) Par sécurité vos clients ne suppriment rien eux-mêmes, mais le système vous permet de tout supprimer à leur demande, avec l’assurance d’une suppression immédiate et définitive.
Mon client peut-il récupérer ses données ? (par exemple pour les porter à un autre prestataire) MyCercle vous permet de récupérer toutes vos données par fichier zippé, espace par espace. L’espace que vous leur ouvrez permet à vos Clients de récupérer leurs données eux-mêmes.
Puis-je présenter à mon client une chaîne de responsabilité claire dans la gestion de ses données ? L’hébergeur de MyCercle (ADISTA, siège social 9, Rue Blaise Pascal, 54320 Maxéville) est seul sous-traitant ayant accès à vos données, et il est soumis à des engagements équivalents. Nos garanties bénéficient à vos clients de façon transparente, à travers nos Conditions qu’ils approuvent automatiquement en se connectant.
Est-ce que mon cabinet collecte et stocke un minimum de données ? Vous seul pouvez répondre. Pour fonctionner, MyCercle ne collecte que vos nom, prénom, adresses courriel et de facturation. Pour ouvrir le service à un client, il vous suffit de saisir ses nom, prénom, adresse courriel.
Est-ce que mon cabinet n’utilise les données collectées qu’à rendre le service demandé ? Vous seul pouvez répondre. Vos données d’identification MyCercle ne servent qu’au fonctionnement du Service et ne sont partagées avec personne. MyCercle s’oblige à ne pas connaître les données confiées aux espaces de partage et à ne permettre de les consulter qu’aux utilisateurs que vous désignez. Les données d’identification de vos clients ne servent qu’au fonctionnement du Service et ne sont partagées avec personne. MyCercle s’oblige à ne pas connaître les données confiées aux espaces de partage et à ne permettre de les consulter qu’aux utilisateurs que vous désignez.

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