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Avocats, pourquoi il vous faut adopter un logiciel de développement commercial.
Parution : mardi 26 août 2014
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A l’heure où chaque avocat doit développer sa clientèle, donc son « volume d’affaires » et alors même que les possibilités de démarchage des avocats sont sur le point de s’étendre, il est grand temps de s’intéresser à l’organisation de votre prospection. Pour être efficace il faut maintenant dépasser le stade artisanal du carnet d’adresses de deux pages griffonnées au crayon...
Voici quelques suggestions.

1. La première des choses que vous devez absolument mettre en place, c’est une solution de gestion des contacts. En fonction de votre organisation, cabinet, niveau d’avancée sur le sujet, vous testerez différentes solutions, mais voici quelques critères intéressants à envisager :

- Votre gestion de contacts doit être 100% numérique : bannissez le papier, ou plutôt reportez systématiquement et rapidement les notes papier et cartes de visites sur un logiciel (il existe des scanners dédiés aux cartes de visites et des applis smartphones pour ça).

- Vos contacts doivent être accessibles de partout par internet, pour pouvoir les consulter et enrichir à tout moment (en déplacement, au cabinet, dans une soirée...).

- Dès le début pensez à l’intérêt du partage d’informations. Si vous devez travailler avec un(e) assistant(e) ou d’autres confrères, établissez comment et voyez si votre solution est adaptée. Ce serait une grosse perte de temps de n’y penser qu’au bout de quelques mois et vous auriez sans doute perdu de nombreuses informations sur vos contacts que d’autres ont peut-être.

Quelques utilitaires...
- Votre logiciel de gestion de cabinet intègre sans doute une gestion de contacts voire des fonctions de CRM, l’utilisez-vous au mieux des ses possibilités ?
- Le stylo IRISPen est un "stylo scanner" de reconnaissance de texte, qui facilite l’intégration de textes dans un logiciel.
- Il existe aussi des applis « scanner cartes de visite  » pour gagner du temps et éviter les saisies fastidieuses.
- De multiples autres applications smartphones ou tablettes vous aideront, comme « Merci Business », qui vous aide à suivre vos contacts juste après les avoir rencontré en les intégrant dans vos contacts et en envoyant un message de confirmation. Il y a également de nombreux gestionnaires de contacts à tester.

2. Plus ambitieux et plus utile à moyen terme, passez directement (tout en respectant les conseils ci-dessus) au logiciel de suivi de vos propositions et contacts : un « CRM » par exemple, ou un logiciel de suivi de prospection. Avec ce type de solutions, vous gèrerez à la fois votre carnet d’adresses et toutes vos propositions, contacts, notes, opérations de communication ou de relations publiques...

A moyen terme, vous serez ainsi capable de dire pourquoi vous avez obtenu tel client, et pourrez relancer efficacement vos contacts (c’est-à-dire de la bonne façon et au bon moment). Vous verrez au bout d’un certain temps que ce type de logiciel sera un formidable assistant, mais aussi un formateur, car vous finirez pas adopter une démarche évoluée issue de votre expérience formalisée. « L’intuitif » et le hasard n’ont pas tant de place qu’on ne le pense dans la démarche de prospection...

Un logiciel en ligne comme comme Tilkee permet de tout centraliser

Quelques pistes à explorer...
- Parmi les logiciels de CRM, un grand choix, souvent basé sur Salesforce.
- On découvrira aussi avec profit des solutions en ligne , qui permet de gérer ses offres aux prospects, mais aussi de les suivre, qualifier, partager... et même de voir si vos contacts ont bien ouvert vos propositions. Tous vos documents utiles à la prospection (plaquettes, newsletters, présentations...) sont centralisés et réutilisables facilement. Le tout de façon collaborative.

3. Pensez à « l’alimentation » de vos bases de données : Vous devez saisir tout ce qui peut avoir un jour une importance (devis envoyé, contact, coordonnées, passion de votre prospect, extrait de son parcours professionnel...).

Quelques conseils :
- Pensez que votre assistant(e) a des informations lui (elle)-aussi !
- Voyez s’il peut être pertinent de recourir à un prestataire ou des médias d’information pour alimenter votre CRM avec les nominations et parcours professionnels (en premier lieu le service Nomination.fr, mais aussi les sites tels que Lawinfrance.com, les alertes Google, etc).
- Evidemment... pensez à sauvegarder tout cela, même si votre logiciel est sur un serveur (export des données), car c’est précieux ! Pensez également à bien sécuriser l’accès à ces informations (attention aux mots de passe donnés à tous les stagiaires qui passent et jamais changés...).

Rédaction du village

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