Quel avenir pour le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure dans les copropriétés ?

Le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis, prenant en compte le formalisme du droit de la copropriété générateur de coûts importants, liés aux frais d’envoi des convocations d’assemblée générale, de notifications de procès-verbaux d’assemblées générales et de mises en demeure.
Aussi le décret a-t-il prévu d’adapter le droit de la copropriété à l’évolution des moyens de communication en ouvrant la possibilité de procéder à des notifications et mises en demeure par voie électronique.
Ce décret complète l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 afin que le syndic dispose d’une adresse électronique actualisée des copropriétaires qui souhaitent bénéficier de la dématérialisation des envois.

Les conditions et modalités de mise en œuvre de la dématérialisation sont prévues par les articles 64-1 à 64-4 du décret précité.

Selon certains acteurs de la copropriété, les article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 21 octobre 2015 induisent « deux grandes règles » à retenir concernant la dématérialisation en copropriété à savoir d’une part, obtenir le consentement exprès du copropriétaire qui doit être donné en amont de l’envoi électronique et d’autre part, la possibilité d’envoi numérique n’existe que pour les mises en demeure, et les documents qui doivent faire l’objet d’une notification.

Aussi, selon ces acteurs, nonobstant ces « règles établies », les syndics tentent de s’en affranchir, en totale contradiction avec les dispositions légales et règlementaires en essayant d’imposer aux copropriétaires l’envoi électronique de l’ensemble des documents relatifs à la gestion de la copropriété.

Deux types de documents sont principalement visés par cette « déviance » :
 Les appels de fonds
 Les convocations des assemblées générales

I. Les appels de fonds

L’article 35-2 du décret du 17 mars 1967 précise que les appels de fonds doivent être adressés par le syndic à chaque copropriétaire « par lettre simple ».

En l’état actuel des textes, dont on peut émettre des réserves sur sa rédaction, les syndics ne peuvent donc pas transmettre par voie électronique les appels de fonds et ce, même si les copropriétaires donnent leur consentement.

A cet état de faits s’ajoute le fait qu’il est prévu que l’envoi électronique concerne uniquement les mises en demeure ou les documents devant faire l’objet d’une notification, ce qui pour les acteurs précités, n’est pas le cas des appels de fonds.

Aussi estiment-ils que c’est donc en infraction totale avec les dispositions légales et règlementaires que certains syndics tentent d’imposer aux copropriétaires l’envoi des appels de fonds par voie électronique.

II. Les convocations d’assemblée générale

La notification de la convocation d’assemblée générale par voie électronique n’est possible que si le copropriétaire accepte de manière expresse ce type de transmission.

Le syndic ne peut en aucun cas l’imposer, ni au syndicat des copropriétaires, ni à un copropriétaire.

Il y a lieu de préciser que la notification électronique répond à des règles techniques très strictes d’horodatage et de certification de l’envoi imposant l’intervention d’un opérateur spécialisé en dématérialisation de document appelé « opérateur postal numérique ».

Ces règles sont définies par les décrets du 2 février et du 20 avril 2011.

Par ailleurs, cette possibilité prévue par le décret de permettre au destinataire de la notification électronique de refuser pendant un délai de 15 jours la réception du document, en l’espèce de la convocation de l’assemblée semblerait laisser la porte ouverte à des interprétations concernant le délai de convocation des assemblées générales qui pourrait passer de 21 jours à 36 jours.

Jean-Pierre Désir De Syndic Pro http://www.syndicpro.fr

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Comentaires:

• 
  ce que disent vraiment les textes, ARNAUD TRIOLEYRE, 3 mars 2016

  la LRE définie par l’Art 1369-8 du Code Civil décrit dans son décret d’application 2011-144 les
  modalités à mettre en œuvre pour l’envoi de notifications et mises en demeure en copropriété, en
  application du décret 2015-1325.
  Une LRE est distribuable par voie électronique ou par voie imprimée. La première modalité est décrite dans l’article 3 du décret 2011-144.La seconde modalité est décrite dans les articles 4 et 5 du même décret.
  Si une LRE est distribuable par voie électronique, moyennant l’accord exprès du copropriétaire constitué antérieurement à son envoi, ce dernier n’aura pas d’autres alternatives que de l’accepter, la refuser, ou la négliger. Le refus de la LRE par le copropriétaire, avisé comme il se doit par le Tiers chargé de son acheminement est simple et définitif ; en aucun cas, ce n’est une demande de présentation à refaire sous forme imprimée.
  Demande d’une distribution sous forme imprimée
  Cette possibilité est ouverte à tout destinataire par l’article 4 du décret 2011-144.

  Le copropriétaire peut-il alors « en jouer » contre la distribution électronique, et contre le calcul
  des délais de prévenance nécessaires à la convocation d’un AG ?
  La réponse se trouve dans le processus réel de traitement d’une telle demande : ce n’est pas le
  Tiers chargé de l’acheminement qui prendra la décision de re-matérialisation et distribution sous
  forme imprimée. La demande de distribution sous forme imprimée sera nécessairement soumise
  au syndic, pour qu’il accepte le surcoût généré par cette opération.
  Le copropriétaire « capricieux » est alors piégé dans sa propre contradiction : le syndic détient l’accord exprès de ce copropriétaire pour une distribution sous forme électronique, accord en cours de validité au moment de l’envoi de la LRE. Cet accord, acquis formellement en AG ou exprimé en recommandé par le copropriétaire préalablement à l’envoi de la LRE prévaut à une simple demande ultérieur de distribution sous forme imprimée. Le syndic n’a pas à accepter cette demande, qui risquerait de générer un recalcul des délais de prévenance. Le changement de position du destinataire relatif au mode de distribution, pour être opposable au syndic, doit être notifié par recommandé (papier ou électronique) et ne prend effet qu’au lendemain de la réception de ce recommandé. Le syndic dispose d’ailleurs, lui aussi, du droit de laisser courir le délai de 15 jours après première présentation, avant de réceptionner ce recommandé.
  Conclusion l’envoi de la LRE par voie électronique est fiable, et les délais qu’elle fait courir ne peuvent être remis en cause.
  NOTA : rien n’interdit à un copropriétaire de demander, pour des raisons pratiques, une copie papier de la convocation.

  
  
  • Frais d’envoi, carpentier, 31 mars 2016

    Bonjour,
    Le syndic demande mon accord pour la dématérialisation des envois en recommandé, précisant que, désormais, des frais (3€50 par envoi) me seront imputés si je demande de recevoir par courrier, ces documents (style convocation AG). Est-ce normal ?
• 
  appels de provision imposés par MAIL par le Syndic., Hélène, 1er octobre 2018

  Mon Syndic m’impose d’aller sur son site Web pour chercher mes appels de provision, ce que je refuse puisque la loi l’oblige toujours à l’envoyer par courrier postal car de nombreuses personnes n’ont pas d’ordinateurs.
  Depuis presque 2 ans, je suis obligée de réclamer tous les 3 mois l’appel de provision. le syndic veut m’avoir à l’usure.
  Je conserve tous les mails envoyés afin de prouver ma bonne foi en cas de réclamation de pénalités de retard de paiement.
• 
  Quelle solution contre un syndic qui ne respecte pas ce texte ? , Zébulon, 24 octobre 2018

  Un syndic s’oppose au texte réglementaire qui permet aux copropriétaires de recevoir leurs appels de fond par voie postale ? Que faire dans ce cas ? (sans avoir à payer des pénalités de retard) ? Merci pour votre éclairage.