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Apostille notariée : que va-t-il se passer à compter du 1ᵉʳ mai 2025 ? Par Patrick van Straaten.
Parution : lundi 7 avril 2025
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Depuis le 1er mai 2025, l’apostille [1] est notariée et dématérialisée. Mais des zones d’ombre subsistent alors que l’apostille est une formalité obligatoire pour envoyer un document officiel dans de nombreux pays étrangers.

Quand ? C’est pour le 1ᵉʳ mai. A cette date les cours d’appel cesseront de délivrer des apostilles. Et on pense qu’elles vont réellement arrêter ce service le mercredi 30 avril au soir tellement elles sont impatientes depuis des années de ne plus s’en occuper.

A quoi ça va ressembler ? L’apostille du 1ᵉʳ mai sera "dématérialisée". Concrètement comment le document apostillé sera-t-il relié à son apostille ? Sera-t-il obligatoirement dématérialisé lui aussi ? Mystère.

Où cela va-t-il se faire ? Dans certaines zones manquant de notaires, des Mairies pourraient aussi délivrer des apostilles. Où sont listées ces exceptions ?

Combien cela va couter ? Le prix de cette nouvelle apostille sera-t-il fixé par l’Etat ou laissé à la libre appréciation des notaires ? S’il est fixe, il sera de combien ? Et les mairies dont il était question au chapitre précédent, feront-elles payer aussi ?

Comment ça se fait ? "Apostiller" signifie concrètement "vérifier l’authenticité de la légalisation de signature", à savoir que le document doit avoir un signataire, que ce signataire doit avoir fait légaliser sa signature, et qu’il faut vérifier la validité de cette légalisation.

Seuls certains employés de Mairie, de Chambre de commerce ainsi que les notaires peuvent effectuer cette légalisation de signature. Mais cela fait quand même des dizaines de milliers de paraphes potentiels. Il était donc prévu que les notaires disposent d’une base de données des signatures de toutes ces personnes, leur permettant de déterminer s’ils sont en présence d’un vrai ou d’un faux. Cette base de donnée existe-t-elle ? Est-elle disponible ? En tout cas aucun notaire n’a semble-t-il à ce jour reçu d’indications concrètes (url/login/mode d’emploi).

Qui a le droit ? Si la légalisation de signature a été faite par un notaire, a-t-il le droit de s’auto-apostiller ? Et si on répond positivement, à quoi cela sert-il ? A noter que cette situation ubuesque provient du concept de base : l’apostille n’étant pas un contrôle au sens propre, mais une sur-vérification du contrôle précédent.

Est-ce que ça va être accepté à l’étranger ? La question n’est pas anecdotique, si on apostille des documents c’est à 100% pour les envoyer dans un pays étranger. Et personne n’a prévenu la Mairie de Pékin, le notaire de Barcelone ou l’avocat de São Paulo que l’apostille des Français allait radicalement changer. Comment vont-ils réagir ?

Y a-t-il un pilote ? Quel service de l’Etat est en charge de cette transition cours d’appel => notaires ? Quand seront publiées des indications précises ?

Comme on peut le voir, il n’y a guère que le "quand" qui soit clairement défini. Les notaires qui liront cet article, et qui en sauraient plus, sont invités à transmettre leur savoir dans les commentaires.

Patrick van Straaten - Cabinet GmTrad

[1] NDLR : Généralement, la production de documents publics ou privés nationaux auprès d’autorités étrangères requiert une formalité d’authentification préalable, appelée légalisation. L’apostille désigne la procédure de légalisation simplifiée instaurée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, et à laquelle un grand nombre de pays a adhéré. Source : https://www.justice.fr/sites/default/files/NDemande%20apostille.pdf

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