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Faire le point sur sa documentation : des conseils utiles.
Parution : mercredi 6 février 2013
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Organiser, rationnaliser, optimiser, … Votre documentation est un élément clé dans la gestion des connaissances et de votre structure. Sur les bureaux, les étagères, on voit s’entasser et se chevaucher quantité d’ouvrages avec parfois, une tendance maladive à la conservation d’année en année d’ouvrages … C’est sans doute le moment de prendre votre documentation en main pour rationnaliser vos coûts, gagner en efficacité, et de la place !

Sur la base de quelques questions simples, prenez la mesure de la tâche : interrogez-vous sur qui consulte quoi ? Quelles sont vos habitudes de recherche ? Quels sont les sources documentaires que vous consultez quasi quotidiennement ? Quelles sont celles dont vous avez besoin accessoirement ?

Les ouvrages, mémentos, revues, bulletins, comment gérer au mieux vos publications au format papier ? …

Toutes vos sources au format papier vous posent un problème de stockage. Mises de côté, plus personne ne les consultent, et, mises à disposition, les bureaux sont envahis.

Avant toutes choses, évitez absolument l’achat dit « une année sur deux » sous prétexte que vous avez peu de dossiers sur le sujet : un ouvrage en droit ou en fiscalité a une durée de vie très limitée et de plus en plus ! Travailler aujourd’hui avec un ouvrage ou un code datant de 2010 ou même de 2011 pourrait sérieusement vous nuire.

Pour vos ouvrages dont les mises à jour vous sont livrées en cours d’année sous forme de « blocs de mises à jour », procédez très rapidement à l’actualisation et jetez les parties du classeur qui ne sont plus d’actualité.

A noter : certains éditeurs proposent un service pour la mise à jour de vos classeurs. Renseignez-vous sans hésiter si vous avez beaucoup de volumes à traiter.

Si vous disposez d’un abonnement web complémentaire à vos ouvrages papier, la plupart des éditeurs mettent à votre disposition non seulement vos sources actualisées mais autorisent généralement un accès aux archives de vos publications favorites.

Inutile donc de vous encombrer : conservez uniquement l’année précédente et l’année en cours.

A noter : Optez éventuellement pour l’achat des supports de classement parfois proposés par les éditeurs pour certaines de vos revues et autres bulletins à périodicité hebdomadaire ou mensuelle pour éviter que certains numéros ne s’égarent.

Si vous estimez que l’achat d’une documentation pour un dossier spécifique n’est pas économiquement viable, tournez-vous vers les éditeurs qui proposent, dans le cadre de votre abonnement, la possibilité d’avoir accès à des contenus supplémentaires pour une durée limitée.

Abstenez-vous en général de consulter les contenus gratuits accessible sur internet et publiés par des éditeurs dont la cible reste les particuliers. Cela n’aurait aucun intérêt pour vous. Profitez-en justement pour vous différencier auprès de vos clients en leur assurant des sources d’information fiables et à jour, ce qui n’est pas le cas sur les sites web grand public.

Les adeptes du web, la consultation tout numérique

Beaucoup d’entre vous cumulent à la fois des éditions dites « papier » avec des accès web, les modes d’abonnement des différents éditeurs vous permettant par ailleurs de bénéficier de tarifs concurrentiels.

Le propre de votre accès web est de vous permettre des recherches de fond de manière transversale : en fonction de votre abonnement qui comprend souvent l’accès à plusieurs sources d’informations, vous interrogez tout votre fonds documentaire en une seule requête. Si vous savez saisir votre requête, vous bénéficiez de résultats de recherche ciblés en un temps record.

L’inconvénient du tout web est que, en cas de rupture de votre abonnement ou incident technique chez l’éditeur ou au sein de votre structure, vous êtes privés de vos moyens d’information …

Autre détail à prendre en compte lorsque vous souscrivez un abonnement web : la maîtrise de l’outil.

Si vous vous rendez compte que votre accès web est peu ou pas utilisé, interrogez-vous sur à la fois sur l’accessibilité de l’information et sur la formation de vos équipes à l’utilisation de l’outil :

-  Disposez-vous d’un accès simple ou d’accès simultanés ? Cela change beaucoup de choses : si vous avez un accès simple, seul votre poste de travail ou un poste de travail dédié autorise l’accès à l’outil. Bien entendu, vous pouvez prêter vos identifiants à un collègue ou un collaborateur mais c’est vous qui demeurez responsable de son utilisation.
La mise en place d’accès simultanés, en fonction du nombre d’accès compris dans votre abonnement, permet à vos collègues ou collaborateurs d’effectuer leur recherche en toute liberté, chacun en fonction de ses besoins et aux plages horaires qui lui convient.

-  Avez-vous bénéficié d’une formation à l’outil ? Certaines bases de données demandent une certaine habitude de consultation et de recherche pour que vous en tiriez tous les bénéfices. En effet, d’un site à l’autre, les bases de données sont équipées de moteurs de recherche différents, certains demandant une dextérité certaine pour assurer l’exhaustivité de vos recherches. La plupart des éditeurs proposent des formations, ou à défaut, une « prise en main » de leurs outils documentaires web.

Notre conseil : profitez de l’opportunité d’une formation, vous optimiserez très valablement votre abonnement.

Et les ouvrages juridiques numériques ? Pour l’heure, l’offre reste peu développée contrairement au secteur médical, scientifique et technique en général. La consultation de vos ouvrages sur vos tablettes et autre reader sera peut-être pour cette année et, rêvons un peu, avec du contenu enrichi…

S’adjoindre les services d’un spécialiste de la documentation devient-il nécessaire ?

Oui, ce choix est judicieux si la volumétrie de votre documentation est telle qu’il devient nécessaire de gérer l’ensemble au jour le jour. En ce cas, votre documentaliste, en tant que professionnel de la gestion d’information pourra également être un levier de croissance et vous faire gagner en efficacité en produisant par exemple la newsletter du cabinet ou encore une revue de presse. Une nouvelle occasion pour vous de communiquer sur le cabinet à ne pas négliger.

Pour tous les moyens et petits cabinets, cette solution est bien entendu économiquement illusoire. Pour autant, faut-il laisser le chantier documentation à l’abandon ? Non ! Faites appel à un juriste ou à un documentaliste freelance qui connait parfaitement vos problématiques et vous aidera, sur une durée de quelques jours, deux fois dans l’année idéalement, à faire le point.

Alors, n’oubliez pas : avoir un QRCode sur votre carte de visite devient sans doute incontournable mais une bibliothèque soigneusement organisée et à jour de la dernière actualité bien en vue de vos clients est un de vos meilleurs atouts marketing !

Rédaction du village
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