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Cabinets d’avocats parisiens : comment seraient les bureaux parfaits ?
Parution : lundi 30 septembre 2013
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Les méthodes de travail évoluent au sein des cabinets d’avocats, et les solutions immobilières offrant un maximum de flexibilité sont privilégiées. La majorité des cabinets français restent concentrés sur le secteur haut de gamme du Quartier Central des Affaires de Paris. Or, ce secteur se caractérise par un nombre restreint d’offres adaptées, une forte concurrence et des valeurs locatives élevées pour les meilleurs emplacements.
Analyse de Simon Williams (Jones Lang LaSalle).

Les cabinets d’avocats font souvent l’objet de restructurations diverses. Ils connaissent des fusions, des acquisitions, des arrivées et départs en masse (souvent par département entiers), et ce, de manière plus fréquente que dans d’autres secteurs d’activité. Ils se développent aussi à l’international et ont un besoin incessant d’harmoniser leur image, leurs standards d’immeuble ou postes de travail tout en y intégrant les nouvelles technologies.
Ils sont aussi soumis aux aléas de la conjoncture et visent à réduire leurs coûts dans un marché atone.

Pour les cabinets d’avocats, obtenir la solution immobilière idoine constitue un véritable challenge.

Comment les cabinets d’avocats parisiens pourraient-ils relever ces défis et introduire de nouveaux modes de travail ?

Ce secteur d’activité est historiquement réticent au changement. Chez Jones Lang LaSalle, nous pensons néanmoins que dans des villes comme Londres ou New York, « le futur » est déjà là :
- Postes de travail en espace paysager pour les avocats
- Bureaux « zéro papier »
- Télé-présence
- Davantage d’externalisation / de délocalisation
- Importance accrue de l’aspect développement durable

Cependant, il existe toujours peu ou pas de …
- Postes de travail non dédiés, disponibles sur réservation
- Postes de travail partagés
- Réduction des espaces de réunion – les espaces dédiés demeurent l’un des aspects les plus importants de tout cabinet d’avocats.
- Plusieurs sites dans une même ville
- Solutions de « front/back offices » (par exemple : un centre de conférence en centre-ville et un site principal plus éloigné mais plus économique).

Quelle serait alors la configuration idéale pour les bureaux d’un cabinet d’avocats ?

Il s’agirait d’un rectangle d’environ 2 000 m², doté d’une trame permettant de cloisonner facilement le cas échéant.

Si nous appliquons ces critères, tous les cabinets d’avocats devraient se situer dans des parcs d’affaires modernes ! Or, force est de constater que seul un très petit nombre d’entre eux (majoritairement français) ont une présence en dehors du Quartier Central des Affaires parisien (ex : Fidal à La Défense).

Déménager en première couronne (comme à Neuilly-Sur-Seine) reste néanmoins envisageable même si cela conduit in fine à changer de barreau. Ainsi, CMS Francis Lefebvre, un des plus grands cabinets internationaux français, est installé depuis de nombreuses années à Neuilly-sur-Seine. Ce cabinet est d’ailleurs sur le point de déménager dans un nouvel immeuble sur la même commune.

L’immeuble idéal doit se situer à proximité immédiate d’une station de métro, voire à son pied.

Dans le Quartier Central des Affaires, les meilleurs immeubles restent une denrée rare et atteignent des loyers dits « haut de gamme » (pouvant dépasser les 800 €/m²/an/HT/hors charges et impôts immobiliers).

Par ailleurs, du fait de la taille limitée du marché, on observe un nombre croissant de jeu de chaises musicales.

Les sociétés en recherche active de locaux dans Paris pour des surfaces comprises entre 5 000 et 7 000 m² vont notamment s’intéresser à des immeubles libérés par d’autres cabinets d’avocats (Hogan Lovells, Allen&Overy, Latham & Watkins…).

Par conséquent, les nouveaux occupants devront accorder une importance clé à la rénovation et à la personnalisation de leurs locaux de manière à faire oublier les concurrents précédemment locataires.

Parmi les récents mouvements, nous comptons Hogan Lovells qui regroupe ses équipes au 17 avenue Matignon, SJ Berwin qui déménage de l’Avenue Kleber aux Champs-Elysées, Scotto et Associés qui quitte les Champs-Elysées pour s’installer Avenue Kleber, et DS Avocats qui passe du 8ème arrondissement au 16ème arrondissement.

Les dirigeants privilégient les emplacements « prime », une excellente desserte en transport en commun et un très bon environnement de travail.
En raison de ces contraintes de marché et du critère géographique, nous recommandons à nos clients de prendre le temps nécessaire (2 à 3 ans peuvent être nécessaires) pour identifier l’immeuble ad hoc et de ne pas hésiter de louer un immeuble par anticipation, avec une longue période de travaux de restructuration / construction.

Dans l’hypothèse d’un bail en état futur d’achèvement (BEFA), la due diligence technique est d’autant plus critique pour un immeuble existant. Cette option offre cependant la possibilité d’intégrer les travaux d’aménagement du preneur dans le projet global de construction.

La réussite de tous ces projets de déménagement réside dans la préparation et l’établissement très en amont d’un cahier des charges exhaustif et d’une hiérarchisation des immeubles sélectionnés en fonction de la compatibilité avec le cahier des charges.

Quels éléments à prendre en compte avant d’envisager le déménagement de votre cabinet d’avocats ?

Les surfaces :
- Améliorer les surfaces dédiées aux clients ainsi que les équipements et services de l’immeuble
- Améliorer l’équipement des salles de réunion (technologies récentes)
Les étages
- Avoir une projection fiable des effectifs et des ratios (avocats, assistants juridiques, secrétariat)
- Déterminer la taille des bureaux et leur standardisation
- Prendre soin de l’organisation des espaces supports et des salles de réunion internes
- Mettre en place des outils technologiques permettant un travail plus indépendant
- Sécuriser les espaces.

Papier / Archivage :
- Documents originaux vs classement électronique ?
- Bibliothèque virtuelle vs réduction ou externalisation de la bibliothèque physique ?

Espaces support :
- Cafétéria / restaurant et espaces de collaboration pour renforcer les liens dans l’entreprise.

Face à ces challenges et au budget assorti, il n’est pas surprenant de constater que seuls un tiers des cabinets décident vraiment de déménager. La renégociation des baux est souvent considérée comme l’option la moins risquée. Elle peut être combinée avec une extension de surfaces à proximité lorsque les effectifs augmentent ou avec une sous-location lorsque les effectifs diminuent. Cette solution a le mérite d’offrir des économies à très court terme.

En fonction de l’âge, de l’état de l’immeuble, de sa capacité à s’adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux modes de travail et de la réalité du marché dans le Quartier Central des Affaires, la renégociation pourrait devenir la solution la plus coûteuse. Sur le long terme, elle aurait un impact en termes de loyer mais aussi sur l’opportunité de créer un nouvel environnement de travail.

Rédaction du village
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