Quels sont vraiment les gains de la dématérialisation pour un avocat ?

Il y a cinq bénéfices : de vrais gains d’efficacité et de temps, l’accès à l’information en toute mobilité, une sécurité et une confidentialité accrues des documents, un impact favorable sur l’environnement, et au global une réduction de coûts.

La dématérialisation est concrètement un plus pour tous les utilisateurs : on est 3 à 4 fois plus efficace avec des documents numérisés ! En cabinet d’avocats, des dizaines ou centaines d’heures sont passées chaque année par les avocats et secrétaires à simplement chercher des documents papiers.

La technologie est-elle déjà prête et adaptée aux avocats ?

Il existe aujourd’hui des multifonctions spécialement conçues pour numériser de manière plus rapide, plus fiable et plus intelligente : les imprimantes multifonctions HP Flow MFP. Elles sont l’outil idéal pour aider les avocats à basculer du document papier au tout numérique.

Plus de simplicité pour plus d’efficacité

Les multifonctions HP Flow MFP sont équipées d’écrans couleur tactiles personnalisables, d’une interface intuitive qui permet de prévisualiser les documents scannés de façon dynamique, les réorienter, les détourer ou supprimer des pages. Les utilisateurs peuvent donc être rassurés sur la conformité des documents et corriger en direct d’éventuelles anomalies. La saisie est simplifiée par un véritable clavier physique rétractable.

Productivité et gain de temps

L’idéal est de pouvoir numériser directement depuis le chargeur, en recto verso, en un seul passage, des documents de taille et de dimensions différentes. Avec une fiabilité sans faille, vous avez la garantie que chaque page est bien scannée par une détection ultrasonique des éventuels doublons. Plus besoin de recompter vos pages pour être sûr d’avoir tout scanné !

L’outil de capture de documents est critique pour l’organisation d’un cabinet car il est bien souvent unique d’où la nécessité d’une très grande robustesse.

Une intelligence embarquée qui vous simplifie le travail

Les logiciels sont déjà installés en standard dans les multifonctions HP Flow MFP sans avoir à installer quoi que ce soit sur les postes de travail ou les serveurs. Ils vous permettent de bénéficier immédiatement des documents au bon format exploitable. Grâce au logiciel de reconnaissance optique de caractère, les HP Flow MFP vous génèrent des fichiers word modifiables ou des PDF/A d’archivage recherchables sur n’importe quel mot, chiffre, code contenu dans le document. Les documents peuvent être aisément enregistrés dans le cloud, sur un sharepoint ou bien dans le dossier d’un logiciel utilisé par les avocats.

La technologie s’adapte également à l’avocat mobile, travaillant sur portable, tablette ou smartphone, avec l’impression directe sans fil et la technologie touch-to-print (NFC) qui permettent l’impression mobile sécurisée. [1]

A-t-on encore besoin du papier ?

Oui, car encore longtemps on signera des contrats et on travaillera sur des documents papier. Il faut donc dès à présent scanner l’information pour la traiter et peut-être l’imprimer, la modifier, la renumériser, la partager... Nous sommes dans une logique hybride, la dématérialisation permet de mieux gérer le papier pour l’imprimer moins mais mieux.

Le papier n’est qu’une étape, c’est le document désormais “vivant” et accessible qui compte.

Quels sont vos conseils de “bonnes pratiques” ?

L’idéal est de demander conseil à un expert, qui va en premier lieu faire un audit de vos usages, processus de traitement notamment sur les documents papier et sur vos matériels existants. Puis, des préconisations sont faites pour choisir la meilleure solution pour vous.
Ensuite le gain de temps et la convivialité apportés sont tels que les utilisateurs apprécient très vite de se concentrer sur leur vrai métier.
Notre réseau de revendeurs agréés HP est à la fois compétent sur les solutions générales et sur les environnements spécifiques aux métiers du droit.

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En savoir plus sur le Digital pour les avocats dans le centre de ressources HP.

• 
  Sans titre, Ronald Locatelli, SCP DENIAU ROBERT LOCATELLI, 9 mai 2014

  Désolé de vous contredire mais cet article (devrais-je dire publicité ?) a un train de retard : la problématique principale du fonctionnement dématérialisé des cabinets d’avocats n’est plus la capacité de numérisation : aujourd’hui, les documents entrants déjà numérisés sont souvent devenus majoritaires.
  Ce qui fait dramatiquement défaut à la profession c’est le déploiement de solutions de GED modernes et efficaces au cœur des logiciels métier. La faute aux éditeurs informatiques spécialisés, qui ont hélas bien plus qu’un train de retard.

  
  
  • , Redaction, 9 mai 2014

    En fait il s’agit ici d’envisager le cadre global : partir de la dématérialisation pour aller directement vers la GED en effet, mais aussi le partage, l’accès en mobilité, envisager la réduction de coûts etc.

    cordialement,